Организационно-правовые основы подготовки документальной публикации

Введение

Начнем с того, что археография является научной дисциплиной, которая изучает не только документальные публикации, но и разработку принципов, методов, а также способов их непосредственной подготовки и дальнейшей реализации. Важно то, что благодаря описанию архивного документа можно обеспечить его публичность, а также свободного доступа к документу и закрепления в архивном шифре: место хранения, номер фонда, описи, дела и страниц документа.
Отметим, что документальная публикация – это организованная выборка документов, при чем ее высокий уровень подготовки предоставляет возможность наиболее эффективным образом изучать как исторические события, так и процессы. При этом сборник документов является более рациональной формой публикации архивных источников.
Актуальность работы состоит в том, что на сегодняшний день любая сфера деятельности без использования документационного обеспечения, а также обслуживания просто не сможет эффективно и успешно функционировать на современном рынке. При этом стоит особо подчеркнуть, что абсолютно каждой сфере деятельности нужна такая документально зафиксированная информация, которая бы соответствовала ее профилю.
Современный этап качественного преобразования российского общества, а также актуальные условия осуществления поставленных задач в области социально-экономического, а также политического развития требуют глубокого анализа исторического опыта прошлого, его изучение и, безусловно, обобщение. Архивные документы, в свою очередь, выступают важным источником информации обо всех аспектах развития общества.
Подчеркнем, что подготовка сборников документов, а также других печатных изданий – это не только одна из форм применения архивных документов, но и, что важно, она отвечает за функциональную задачу предоставления совокупности историко-культурного наследия гражданам посредством материалов, которые включены в них.
Цель работы – исследование организационно-правовых основ подготовки документальной информации. Поставленная цель предполагает решение следующих задач:
рассмотреть понятие и место документа в подготовке документальной публикации;
исследовать типы и виды документальных публикаций;
проанализировать особенности организационно-правовых основ подготовки документальной публикации.
При написании работы использовались такие методы, как изучение научных статей и литературы, а также их сравнительный анализ.


1 Документ и его место в подготовке документальной публикации
Подчеркнем, что вследствие того, что управление является зависимым от своевременности обработки данных, четкой и эффективной организации поиска, хранения, применения документов, а также, безусловно, от качества и достоверности, работа с документами в организации любого вида не только должна быть, а еще она должна являться налаженной [6, с. 89].
Так, каждый день в практической деятельности любого предприятия решается большое количество вопросов, напрямую связанных с документами, в частности, регистрацией не только исходящих и входящих документов, но и внутренних. Поэтому одним из главных направлений сегодня в управлении является эффективная организация работы с документами и ее совершенствование при помощи различных информационно-документальных процессов в целом.
Важным является то, что управленческая деятельность подразумевает сегодня создание разнообразных документов, без помощи которых просто невозможно решать задачи финансирования, планирования, бухгалтерского учета, а также оперативного управления.
Соответственно, основной базой любого управленческого решения является информация по конкретно рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Правильность решения, а также его своевременность зависят именно от достоверности, полноты, объективности и оперативности информации. Согласно последним данным, экспертами было установлено, что в мировой практике каждые три года объемы информации удваиваются.
Кроме этого, отметим, что в России ежегодно создаются большое количество новых организаций и предприятий абсолютно различных форм собственности, которые преследуют разные цели и которые становятся непосредственными объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, документ выступает результатом отражения информации, фактов, событий, предметов и явлений.
А.А. Андросова и С.С. Конторусова [3, с. 412] отмечают, что документом называется деловая бумага, которая подтверждает определенный факт. Другими словами, это результат сознательного запечатления информации об явлениях объективной действительности разными способами в целях надежной передачи такой информации во времени, а также на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов.
Отметим также, что документы являются носителями первичной информации, так как именно в них впервые фиксируется информация. Поэтому посредством умелого, а также грамотного подхода к организации работы с документами можно добиться оптимизации использования рабочего времени управленческих работников.
Резюмируя вышесказанное, подчеркнем, что в большей мере эффективность деятельности любой организации зависит от рациональной работы с документами в ней. В частности, правильности, а также точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.
Безусловно, в силу специфики управленческой деятельности в работе предприятия, данная сфера сегодня нуждается в эффективном и четком документировании, а также в надлежащем документационным управлением. Четко выстроенная система документационного обеспечения управления существенно ускоряет работу всего предприятия в целом, а также облегчает процессы управления. Для грамотной организации документооборота организации, прежде всего, нужно разобраться в основах документационного обеспечения.
Подводя итоги вышесказанного, отметим, что частью производственной культуры, по праву, является культура работы с документами, которая выступает одной из важных предпосылок успешной организационной деятельности предприятия в условиях современного рынка. Документационное обеспечение управления является зеркальным отражением системы управления в целом.
Это еще раз говорит о том, что грамотно выстроенная система документационного обеспечения управления представляет собой эффективный инструмент контроля исполнения, достаточно простое средство ведения общего делопроизводства, а также решения различных специальных вопросов при работе с документами [5, с. 116].
Таким образом, сегодня каждое уважающее себя предприятие должно строго подходить к проработке документационного обеспечения управления, так как это позволит существенно упорядочить не только процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением.


2 Типы и виды документальных публикаций
Начнем с того, что в понятие «тип документального издания» входит основное целевое назначение такого издания, которое и определяет его содержание. Вследствие чего все документальные издания делятся на три типа: [4, с. 6]:
научный, предназначение которого научные исследования, а также замена непосредственного обращения к источнику

. В них приводится как история текста, так и его внешние особенности;
научно-популярный, рассчитанный на широкую аудиторию. К такому типу издания прилагается справочный аппарат;
учебный, предназначение которого – освоение учебных программ.
В свою очередь, определение видов изданий документов происходит в соответствии состава публикуемых источников, поэтому согласно с этим издания разделяются на следующие виды: пофондовые, тематические, а также документы одного вида.
Так, состав пофондовых публикаций – документы одного фонда (коллекции) или же его структурной части, однако в своем составе могут иметь документы фондообразователя из других фондов, а также архивов в случае неудовлетворительной сохранности или разрозненного хранения фонда.
Далее, состав тематических публикаций – разнообразные исторические источники по определенной теме, в независимости от их фондовой принадлежности. Наконец, публикации документов одного вида состоят из документов одной разновидности, в независимости от их фондовой принадлежности.
Анализируя выше приведенную классификацию видов изданий, можно отметить следующее. Во-первых, ее основой являются различные принципы. Так, основой определения тематических и пофондовых видов является происхождение источников, места их хранения (все зависит от того, откуда извлечены документы – из одного или нескольких фондов (коллекций)), а номинальные, в свою очередь, по общности разновидностей документов, несмотря на то, что они, как и тематические отбираются из разных фондов (коллекций).
Во-вторых, определение вида документальных изданий – это по факту определение его форм, которые характеризуют внутреннюю структуру издания. Разделение документальных публикаций лишь на три формы не является совсем правильным, так как понятие «форма» имеет две стороны: внутреннюю форму издания, которая составляет его структуру, и внешнюю форму издания, которая отражает внешний вид, очертания издания.
Таким образом, одним из ключевых этапов подготовки документальной публикации выступают как выработку ее модели, так и калибровка. Прежде всего, на данном этапе устанавливается тип документальной публикации, который определяет документальные отложения, а также принципы выявления документов из них, критерии фильтрации, выбора и воспроизведения их текстов, принципы конвоирования документов, а также среду и информационные элементы документальной публикации.
В научном документальном издании используются все ее информационные элементы, включая различные типы конвоя и элементов сигнальной системы. Кроме того, ее основой является использование максимального количества видимых, а также ненаблюдаемых документарных отложений. В нем используются все принципы поиска и фильтрации документов, их систематизации и документальной публикации, все критерии отбора текста, все принципы сопровождения документа.
Научно-популярные и учебно-документальные издания, в свою очередь, включают в себя все их информационные элементы, а также только отдельные виды конвойной и сигнальной систем. Они также основаны на ограниченном количестве видимых документарных депозитов, позволяют уйти от строгого соблюдения принципа максимальной документальности, исключают необходимость использования всех принципов поиска и фильтрации документов, критериев отбора текстов и принципов их сопровождения.
После того, как установлен тип документальной публикации рассматривается вопрос о ее виде.

3 Особенности организационно-правовых основ подготовки документальной публикации
Начнем с того, что правовые основы подготовки документальной публикации в современных условиях занимают достаточно важное место. Их, в свою очередь, можно разделить на три группы. Первая из них – правовые аспекты организации работы по подготовке документальной информации, которые регулируются гражданским и административными кодексами Российской Федерации.
Так, согласно части 1 статьи 1281 ГК РФ [1] в течение всей жизни автора и семидесяти лет, считая с 1 января года, который следует за годом смерти автора, действует исключительное право на произведение. На произведение, которое создано в соавторстве, также действует исключительное право в течение всей жизни автора, который пережил других соавторов, и семидесяти лет, считая с й января года, который следует за годом его смерти.
Второй группой вступают правовые аспекты обеспечения доступа к документам, которые регулируются законами «О государственной тайне», «Об информации, информатизации и защите информации», а также «О реабилитации жертв политических репрессий» и другими нормативными актами. Как правило, их реализация при подготовке документальной публикации происходит посредством договоров, соглашений с владельцами, а также распорядителями и хранителями документов.
Подчеркнем, что государственная тайна является одним из инструментом обеспечения безопасности государства, поэтому важным элементом выступает ее законодательное регулирование. Однако государственная тайна в то же время является непростым и весьма противоречивым социально-правовым явлением. Тайна в качестве объекта защиты государства выступает в роли политико-правовой категории. Это часть информации, изъятая из свободного оборота.
Можно сказать, что законодательство о государственной тайне выступает своеобразной границей между закрытостью информации, которая гарантирует государственную безопасность, с одной стороны, и свободой доступа к открытой информации, с другой. При этом рамки, принципы, а также уровень законодательного закрепления данного института (государственной тайны) – это показатели развитости правовой системы государства.
Третья группа – это правовые аспекты использования документов для документальной публикации, которые регулируются такими законами, как «Об информации, информатизации и защите информации», «Об авторском праве», а также «Об оперативно-розыскной деятельности в Российской Федерации» и другие. Они также реализуются договорами, обязательствами.
Отметим, что все три выше обозначенные группы правовых факторов оказывают значительное влияние на подготовку документального издания. Они либо ограничивают количество документов в документальной публикации, либо усиливают свойство выявленных пробелов в документах, которые включены в документальную публикацию, либо имеют два эффекта. В первом случае речь идет об ограничениях доступа к документам, связанным с моделью документального издания, например, в связи с имеющейся в них информацией, относящейся к государственной тайне, тайне личной жизни, а также об ограничениях, налагаемых учредителем, владельцем фонда. В другом случае такие же ограничения (по тем же причинам) существуют только в отношении публичного использования документов.
Таким образом, правовые факторы, оказывающие воздействие на модель документальной публикации, считаются объективными: они нарушают принцип максимума, при этом усиливая субъективность документации, а также вызывая необходимость своевременной калибровки, другими словами, поправки ее модели. Но нужно понимать, что они непостоянные, потому что здесь имеет свойство внезапного увеличения среды документов документальной публикации вследствие снятия ограничений на доступ, а также использование документов.
Далее, рассмотрим организационные основы подготовки документальных публикаций