Описание одного функционала информационной системы 1C

Введение

Актуальность работы состоит в том, что скорость развития информационных технологий и современных тенденций позволяют уже сегодня говорить о том, что именно уровень обеспеченности предприятия информационными системами управления бизнес-процессами определяет показатели эффективности роста каждого предприятия.
В настоящее время, бесспорно, число информационных технологий расширяются в масштабном режиме. С этим фактом трудно не согласиться, ведь с каждым днем появляется большое количество разной информации, независимо от нас, хотим мы этого или нет. Соответственно, с возникновением инновационных технологий наиболее актуальной является проблема защиты информации в таких системах.
Сегодня, когда экономика нашей страны переживает достаточно сложные времена, автоматизация бизнес-процессов и их защита становится одним из главных способов повышения эффективности принятия управленческих решений любого предприятия, повышения уровня конкурентоспособности, основой для оптимизации расходов в целом.
Вследствие вышеуказанных факторов, вопросу непосредственного выбора и дальнейшего внедрения системы для автоматизации бизнес-процессов предприятия исследователи и ученые уделяют большое внимание, а итоги реализации проектов активно изучаются не только на материалах опыта реальных компаний, а также путем проведения анкетирования на форумах, конференциях и специализированных выставках.
Полученные данные становятся основой анализа возможностей ИТ-решений как функциональных, так и технических. Кроме этого они предоставляют информацию по использованию инновационных технологий, позволяющих сделать работу пользователей систем максимально эффективной и удобной.
Так, разработка систем электронного документооборота приняла широкие масштабы, когда появился более-менее доступный интернет. Первоначальным предназначением СЭД была частичная автоматизация работы с различными документами. После того, как системы электронного документооборота доказали свою эффективность для автоматизации обычного делопроизводства, они нашли свое применение не только в частных организациях, но и в государственных структурах.
Как результат, вскоре СЭД стали дополняться усовершенствованными функциями, становясь, таким образом, комплексным решением, которое позволяет любой организации максимально просто и эффективно автоматизировать свои бизнес-процессы.
Сегодня автоматизация бизнеса — это, прежде всего, возможность [4, c. 265]: сохранения лидирующих позиций на рынке, расширения кадрового состава, получения достоверных данных руководством, оперативного реагирования на изменения в компании, а также высокая конкурентоспособность и максимальная степень зашиты конфиденциальной информации.
Для конкретного пользователя - сотрудника компании, автоматизация бизнес-процессов предприятия - это, в первую очередь, повышение трудовой производительности, высокая точность расчетов, гарантия информационной безопасности, а также возможность планирования на достаточно большой период времени.
Таким образом, инструментом, который позволяет сегодня максимально эффективно и профессионально организовать решение всех бизнес-процессов компании, сегодня по праву является автоматизация процессов с помощью систем электронного документооборота.
Неотъемлемой частью любой организации являются бизнес-процессы. Даже в самой маленькой организации поток поступающей ежедневно информационной документации достаточно велик, требующей постоянной срочной обработки, своевременного реагирования и систематизации.
Сегодня, в век формирования «цифровой» системы отношений экономики, перед бизнесом ставятся новые инновационные задачи – перенос в онлайн-формат многих бизнес-процессов, а также обеспечение коммуникации корпоративных информационных систем с сервисами и различными ресурсами государства и, безусловно, адаптацию к совершенно новым схемам взаимодействия с контрагентами, которые «завязаны» на цифровую составляющую.
Объектом исследования выступает информационная система «1С: Предприятие 8». Предметом исследования является "1С: Документооборот 8".
Целью данной работы является – анализ функционала информационной системы «1С: Предприятие». Поставленная цель предполагает решение следующих задач:
рассмотреть архитектуру системы «1С: Предприятие 8»;
проанализировать функционала «автоматизация бизнес- процессов» системы «1С:Документооборот 8».
Практическая значимость работы заключается во обосновании необходимости внедрения системы электронного документооборота с целью автоматизации и защиты бизнес-процессов российских предприятий.
Методологической базой данной работы явились анализ и синтез, методы системного подхода, а также изучение научной литературы и ее анализ.


1 Архитектура системы 1С: Предприятие
Следует начать с того, что про «1C» в России знают все. Раскрыть, а тем более повторить секрет успеха данной компании пока не удалось никому. Ключевое направление развития компании - приложения для бизнеса. В данном направлении компания медленно, но неуклонно движется вверх: от маленьких 13 компаний - к средним и крупным. Движение настолько неторопливое, насколько целенаправленное и успешное.
Система программ «1С: Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.
1С: Предприятие представляет собой уникальную систему автоматизации деятельности предприятия в экономической сфере. В связи с тем, что данная деятельность может быть достаточно разного рода, система 1С: Предприятие, в свою очередь, имеет возможность «приспосабливаться» к особенностям определенной области деятельности, в которой она непосредственно используется. На рисунке 1 представлен фрагмент пользовательского интерфейса.


Рисунок 1 – Фрагмент пользовательского интерфейса
Система 1С: Предприятие имеет следующие режимы работы:
1С: Предприятие. Это основной режим, служащий для работы пользователей системы. В данном режиме пользователи вносят данные, обрабатывают их и в конечном счете получают итоговые результаты.
Конфигуратор. Данный режим применяется разработчиками, а также администраторами информационных баз. Именно данный режим предоставляет инструменты, которые необходимы для модификации имеющейся или для создания новой конфигурации. Конфигурация представляет собой описание, характеризующее структуру данных, которые пользователь будет применять в режиме работы 1С: Предприятие.
Кроме этого, конфигурация описывает всевозможные алгоритмы обработки этих данных, содержит информацию о том, как эти данные должны будут выглядеть на экране и на принтере, и т.д. В дальнейшем платформа 1С: Предприятия на основании этого описания создаст базу данных, которая будет иметь необходимую структуру, и предоставит пользователю возможность работать с этой базой данных.
На основе объектов конфигурации платформа создает в базе данных таблицы, в которых будут храниться данные. Необходимо иметь в виду, что для разработки собственной конфигурации, которая бы автоматизировала хозяйственную деятельность предприятия, разработчик имеет возможность применять только ограниченный набор объектов конфигурации «жестко зашитый» в платформе.

Конфигурирование в 1С: Предприятие несет ряд своих особенностей. Система изначально нацелена на проектирование бизнес-приложений. Это видно из перечня объектов метаданных: журналы, отчеты, справочники, документы, регистры бухгалтерии и т.д. Синтаксисом языка программирования является русский (собственная разработка фирмы 1С.) Помимо стандартного набора типов данных которые могут принимать реквизиты объектов, такие как Число, Строка, Дата и Булево (примитивные типы), в системе 1С: Предприятие могут существовать типы данных определяемые конкретной конфигурацией. Такие типы данных, именуемые ссылочные» появляются в результате того что при разработке были добавлены некоторые объекты конфигурации

. К таким типообразующим объектам относятся в частности справочники, перечисления и документы.
На данный момент чаще функционируют четыре прикладных решений для организации работы различных отделов:
1С: Документ: Организация электронного документооборота и связи с вышестоящими государственными организациями.
1С: CRM: Система управления взаимоотношениями с клиентами - прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами (заказчиками): учет клиентов, проводить анализ базы клиентов, управлять продажами, управлять рабочим временем (тайм-менеджмент), управлять маркетингом (анкетирование, e-mail рассылки), автоматизировать бизнес-процессы, формировать отчетность (воронка продаж, анализ клиентской базы и т.п.).
1С: ZUP (Зарплата и управление персоналом) Автоматизация задач, связанных с расчетом заработной платы персонала и реализацией 35 кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. В «1С: Зарплате и управлении персоналом 8.2» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирования расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.
КТД – Конструкторско-технологическая документация. Конфигурация, созданная для организации сопровождения процесса производства. Включает: технологический и конструкторский отдел, планово-диспетчерское бюро, экономистов цеха, а также отдела закупок и сбыта (производственный склад).
Гибкость платформы позволяет применять 1С: Предприятие 8 в самых разнообразных областях:
автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.
поддержка оперативного управления предприятием;
автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
расчет зарплаты и управление персоналом;
другие области применения.
Для современных компании, которые сегодня стоят на пути выбора системы электронного документооборота, достаточно актуальным является вопрос об объемах внедрения такой системы.
Как правило, сегодняшний рынок СЭД предоставляет заказчикам два варианта: первый – внедрение стандартного решения с уже определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация системы электронного документооборота под специфичные требования компании.
Системы электронного документооборота быстро превратились в жизненно важный стимул развития всех сфер деятельности человека, в первую очередь, для мировой экономики. Сегодня достаточно трудно найти сферу, в которой бы не применялись данный вид информационных технологий, хотя бы косвенно.
В настоящее время количество систем электронного документооборота (СЭД) просто огромно, из которых можно выделить следующие наиболее распространенные в России [5, c. 135]: Directum; DocsVision; Globus Proffesional; PayDox; 1C: Документооборот; Босс-референт; ДЕЛО; Евфрат; МОТИВ.
При выборе СЭД необходимо определить какие характеристики являются наиболее значимыми для организации. В обзоре It-weekly 2017 были выделены критерии, характеризующие выбранные решения с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД.
Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:
регистрация и ввод документов;
работа с документами;
управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.
В таблице 1 приведена сравнительная характеристика функциональных возможностей СЭД.
Таблица 1 - Сравнительная характеристика функциональных возможностей СЭД
Итоговая оценка функциональных возможностей Directium
Docs Vision Globus Professional Pay Dox
1С: Документооборот Босс-реферат ДЕЛО ЕВФРАТ МОТВ
Регистрация и ввод документов 9,5 10,5 7,5 7 7,5 9 9 13,5 12
Работа с документами 15,5 16,5 12 11,5 12 15,5 16,5 18 18,5
Управление потоками работ (Workflow) и контроль 14 16 10 12 6,5 13 11 12,5 15
Поиск и анализ информации 8 9,5 8,5 8,5 7 9 8,5 9,5 10
Информационная безопасность 12,5 13,5 11,5 12,5 11 13 12,5 13 11,5
Поддержка бумажного документооборота 3 3 3 2 3 2 4 4 4
Стандартные средства настройки 8 9 6 7 4,5 7,5 7,5 10 8,5
Итого 70,5 78 58,5 60,5 51,5 69 69,5 80,5 79,5
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.
Бизнес-процесс в деятельности компании – это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации. Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей [6]. На рисунке 2 представлена схема взаимодействия СЭД.


Рисунок 2 - Схема взаимодействия СЭД
Этапы внедрения СЭД стандартны. Сначала формируется проектная команда, которая должна состоять из заинтересованных и мотивированных людей. Нужно обратить внимание, что это должны быть сотрудники, которые непосредственно работают с документами, а не только руководящие процессами. Эта команда будет готовить документы.
Следующий этап делится на 2 блока. Первый – анализ бизнес-процессов и описание схемы процессов, то есть, подготовка функциональных требований. Они из всего пакета документов складываются в одну схему, где определяются участники процессов и сами процессы, дальше прописывается взаимосвязь между ними и определяется система, в которых все это работает.
То есть, все процессы должны быть написаны в последовательности, в которой они совершаются, чтобы на этой схеме также был понятен их временной характер. И второй блок – нумерация каждого процесса и описание его способностей. То есть, если идет загрузка документов, то каких конкретно и в какой форме, если идет передача данных, то какой формат данных и т. д.
На втором этапе ответственность лежит на сотрудниках компании, отвечающих за документооборот и бизнес-процессы, участие разработчика здесь минимальное. На рисунке 3 представлен стандартный набор элементов в современной СЭД.

Рисунок 3 - Стандартный набор элементов в современной СЭД
Когда это все принимается и согласовывается, наступает этап тестирования. Тестируется система на опытном полигоне, нереальном, просто смотрится, как идет прогон документов. Только после этого СЭД внедряется в опытную эксплуатацию.
Поэтому одним из главных направлений сегодня в бизнес управлении является эффективная организация работы с документами и ее совершенствование при помощи различных информационных технологий в целом. Соответственно, в сфере бизнеса наиболее распространенными информационными технологиями являются различные информационные системы, которые позволяют автоматизировать большую часть сфер этой деятельности.
Как результат, когда проблема информационного анализа для принятия решений достигла своего пика, возникла необходимость в создании нового направления информационных систем - так появились системы электронного документооборота, главное предназначение которых стало ориентирование на решение сложных задач автоматизации управления, а также реализация функций и процессов.
Эффективность внедрения СЭД зависит от проявления всевозможных рисков. Недооценка или игнорирование рисков на различных этапах реализации проекта может привести к увеличению временных и материальных затрат, а результат, запланированный автоматизацией, не будет достигнут [3, c