Методы оценки эффективности проектов

Введение

В настоящей работе будет изучаться и анализироваться оценка эффективности, поскольку она относится к управлению проектами, а также ретроспективно рассматриваются методы оценки эффективности, которые были приняты в управлении проектами за последние годы до недавнего времени. 
Исторически сложилось так, что проект оценивается как хороший или плохой, основываясь только на использовании только финансовых данных; однако, поскольку системы развивались в течение многих лет, было обнаружено, что финансовых критериев было недостаточно для оценки проекта или менеджера проекта. 
Оценка эффективности, таким образом, начала признавать динамический характер среды и, следовательно, должна развиваться, чтобы оставаться соответствующей организации. Это было источником изменений в оценке эффективности, поскольку это относится к управлению проектами.
Прежде чем переходить к вопросу о том, какой метод оценки эффективности использовался и когда он использовался, необходимо составить полное представление о том, что означает фраза «оценка эффективности».  Важно убедиться, что менеджер проекта правильно выполняет свои обязанности. Инструмент и процесс выполнения этого называется оценкой производительности.


1. Система управления улучшениями

Цель измерения эффективности - помочь организациям понять, как процессы или практики принятия решений приводили к успеху или неудаче в прошлом и как это понимание может привести к будущим улучшениям. 
Ключевые компоненты эффективной системы измерения производительности включают в себя:
1. Четко определенные, действенные и измеримые цели, которые касаются организационных задач и уровней управления и программ;
2. Каскадные показатели эффективности, которые можно использовать для оценки того, насколько хорошо выполняются задачи управления;
3. Установленные исходные данные, по которым можно измерить прогресс в достижении целей;
4. Точные, воспроизводимые и проверяемые данные; 
5. Системы обратной связи для поддержки постоянного улучшения процессов, практики и результатов организации.
Качественные и количественные показатели эффективности интегрируются в существующие практики и процедуры управления проектами. 
Они используются в критических точках принятия решений и во внутренних и внешних проверках, чтобы определить, готов ли проект перейти к следующему этапу. Руководители проектов и старшие менеджеры используют их для оценки прогресса проекта и определения необходимости дополнительных усилий или корректирующих действий. 
Тем не менее, он не получает всех преимуществ от этих мер, потому что не существует системы сравнительного анализа для анализа данных, чтобы определить тенденции и успешные методы или сравнить фактические результаты с запланированными результатами. 
Для долгосрочного улучшения процесса следует использовать показатели эффективности проекта и процессы сравнительного анализа, поскольку проекты планируются и выполняются, а также после их завершения.
На рисунке 1 показана модель управления эффективностью проекта, которая может быть использована для улучшения текущих и будущих проектов путем выявления тенденций и устранения разрыва между целевой и фактической эффективностью. 

Рисунок 1. Процесс управления проектом
В этой модели процессы управления проектом применяются к входным данным, таким как ресурсы проекта, для создания планов проекта, и эти планы и ресурсы становятся входными данными для выполнения проекта. 
Отдельные проекты оцениваются и сравниваются с целями проекта и результатами других проектов. Выходные показатели сравниваются с целевыми показателями для выявления пробелов в производительности. 
Эти пробелы анализируются для выявления корректирующих действий и улучшения проекта по мере его продвижения. Как только проект будет завершен, можно будет оценить, что сработало хорошо, и где необходимы улучшения процессов и проектных команд для будущих проектов.
Результаты проекта оцениваются для разработки извлеченные уроки, которые можно использовать в качестве механизма обратной связи для улучшения политики и процедур и могут стимулировать изменения в процессе принятия решений и других процессах.

2

. Методы оценки эффективности

В области управления проектами методы измерения производительности используются для оценки величины отклонения от первоначальных планов проекта. Как таковые, они являются важным аспектом управления расписанием проекта, позволяя проектной команде и определять, требуется ли отклонение графика для корректирующих действий.
Основные методы измерения производительности следующие:
1) Обзор производительности.
Пересмотры производительности - это встречи, организованные для оценки статуса проекта. Большая часть расписаний менеджера проекта еженедельно и ежемесячно пересматривается, чтобы держать команду менеджеров в курсе состояния проектов. Посредством проведения повторных представлений о часто встречающихся исполнениях их легче обнаружить или они могут быть адресованы первыми, что предотвращает расхождение с планом.
2) Анализ тенденций.
Анализ тенденций включает в себя изучение результатов проекта за многие отчетные периоды, чтобы определить, улучшается ли результат или ухудшается. Посредством построения графиков результатов отчетов на графике руководство может определить, прогрессирует ли график выполнения работ и регрессирует ли он.
Компании используют анализ тенденций для долгосрочных проектов, чтобы сравнить статус за многие периоды. Скользящее среднее за три месяца, четыре месяца и шесть месяцев используется для прогнозирования тенденций проекта. 
Тенденции предоставляют руководству заблаговременное предупреждение об отрицательных тенденциях или позволяют предпринять корректирующие действия для исправления ситуации. Компания также использует информацию анализа тенденций для планирования будущих проектов аналогичного характера.
3) Анализ заработанной стоимости.
Анализ заработанной стоимости является наиболее широко используемым методом измерения производительности. Он объединяет меры стоимости, объема или графика, чтобы помочь руководству группы оценить эффективность проекта. 
Анализ заработанной стоимости сравнивается с объемом запланированной работы с тем, что действительно было выполнено. Это включает в себя вычисление трех основных значений для каждого действия, т.е. выполненного.
Плановая стоимость в проекте утверждается сметой затрат, запланированных на процесс в течение заданного периода времени. Реальные затраты в проекте - это общие затраты, включенные в завершение работ по заданию за определенный период времени. 
Заработанная стоимость проекта - это стоимость фактически выполненных работ за определенный период времени. Это перечисление, которое позволяет менеджерам проекта видеть, идет ли работа по затратам или графику в соответствии с планом.
Инструменты или методы распространения информации. Инструмент распространения информации или методика, которая делает важную информацию доступной для заинтересованных сторон проекта своевременным способом. Информация, касающаяся эффективности проекта, необходима для успеха проекта. 
То есть полное общение или обмен информацией и методы распространения являются основными инструментами и методами для обеспечения распространения важной информации.
4) Навыки общения используются для обмена информацией. 
Независимо от того, является ли связь в форме устной, письменной, внешней, внутренней, неформальной, формальной, вертикальной и горизонтальной, и отправитель должен гарантировать, что информация ясна или завершена, в то время как получатель подтверждает, что она правильно понята.
Система поиска информации позволяет обмениваться информацией между членами проектной команды или заинтересованными сторонами. Многие системы могут включать в себя программное обеспечение для управления проектами, электронные базы данных или системы ручной подачи заявок. 
Метод распространения информации обеспечивает передачу важной информации о проекте заинтересованным сторонам. Встречи проекта, электронная почта, голосовая почта, факс, внутренняя сеть проекта, видеоконференции, документация в печатном виде или общие базы данных - все это эффективные методы распространения.
Пересмотр исполнений, анализ заработанной стоимости, анализ тенденций или инструмент и методика распределения информации имеют жизненно важное значение для оценки величины вариации любого проекта. Используйте эту технику, чтобы указать, будет ли проект работать так, как запланировано, поможет вам сохранить сжатые или контролируемые графики проекта.


3