Коммуникативные структуры организаций

Введение
В настоящее время большинство руководителей понимает, что ключевой силой любого производства являются люди – сотрудники организации. Эффективность работников и их производительность напрямую зависит от множества факторов, в том числе от грамотно построенной системы управления персоналом на предприятиях. Построение эффективной системы внутрикорпоративных коммуникаций является одним из важнейших направлений деятельности по управлению персоналом, следовательно, коммуникации напрямую влияют на качество работы людей в компании. Учитывая тот факт, что в современном менеджменте вопросы построения системы внутрикорпоративных коммуникаций и ее использования в процессах управления персоналом слабо изучены, исследование влияния внутренних коммуникаций на систему управления персоналом особенно актуально.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации. Значимость коммуникаций в успешной деятельности предприятия невозможно переоценить. Эффективно работающими менеджерами являются те, кто владеет навыком коммуникации в совершенстве в процессах взаимодействия между сотрудниками.
Значение системы коммуникаций невозможно переоценить. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и сотрудников данного предприятия, а на глобальном уровне – благополучие всей страны в целом.
Коммуникационная система предприятия тесным образом связана с системой управления. Но стоит заметить, что многие организации не могут организовать систему коммуникаций оптимальным образом. Это упущение отрицательным образом сказывается на деятельности предприятия в целом.
Некачественно налаженные коммуникации могут характеризоваться ошибочностью решений, принимаемых руководителями, недопониманием со стороны, проблемами в межличностных отношениях. Качественная характеристика решений и их реализация зачастую определяются эффективностью коммуникаций.
Актуальность работы объясняется тем, что коммуникации в организации необходимы для того, чтобы наладить связи между руководителями и исполнителями, выстроить их взаимодействие и обеспечить своевременный обмен необходимыми для работы данными без информационных потерь и помех.
Целью работы является рассмотрение коммуникативных структур организаций.
Задачи работы: описание сущности коммуникативных структур организации, анализ внутренней коммуникации как инструмента мотивации персонала организации, обзор основных направлений совершенствования коммуникативных структур в организациях.
Сущность коммуникативных структур организации
На сегодняшний день выделяют следующие виды внутренних коммуникаций:
1. Горизонтальные – коммуникации лиц, равных по положению;
2. Вертикальные – коммуникации между руководителями и подчиненными. Вертикальные коммуникации делятся на:
1. Восходящие – коммуникации, идущие от сотрудника к руководителю («оповещение» менеджеров о действиях исполнителей);
2. Нисходящие – коммуникации, идущие от руководителя к сотруднику (информирование работников о решениях руководства, приказы, распоряжения).
Для эффективной работы сотрудников любого предприятия важно совершенствовать все перечисленные виды коммуникаций, поскольку именно это позволит повысить лояльность персонала к руководству и организации в целом, укрепить корпоративную культуру, создать благоприятный микроклимат в коллективе, снизить текучесть кадров, а также преодолеть коммуникационные барьеры, мешающие выполнять работу оперативно и точно.
Коммуникативная структура – совокупность позиций членов группы в системах информационных потоков, связывающих членов группы между собой и с внешней средой, а также концентрация у них того или иного объема групповой информации.
Владение информацией – важный показатель положения члена группы в ее иерархии, поскольку доступ к получению и хранению информации обеспечивает человеку в группе особую роль и особые групповые "привилегии". Человека, являющегося информационным центром группы, называют "коммуникативным лидером". По возможностям и своему статусу он близок к лидеру и к лидерской позиции. С другой стороны, информация адресуется обычно именно высокостатусным членам группы, т.е. обладание информацией связано с величиной статуса индивида. Характер сообщаемой информации также зависит от групповой позиции человека: чем выше статус, тем более позитивный характер придается передаваемой информации.
При анализе информационных групповых связей часто используют термин "коммуникативная сеть". Различные виды коммуникативных сетей представлены на рис. 1.
Рис. 1. Типы коммуникативных сетей, где точки – члены группы; линии – каналы коммуникации
Исследователи выделяют два типа таких сетей: централизованного и децентрализованного типа. [8]
Централизованные коммуникативные сети характеризуются тем, что в них один из членов группы находится в центре информационных потоков и играет основную роль в организации обмена информацией и межличностного взаимодействия. Через него осуществляется общение остальных участников данной деятельности, которые непосредственно между собой контактировать не могут. Существуют различные варианты централизованной сети:
• фронтальная – участники не вступают в контакт, но находятся в поле зрения друг друга. Это во многом помогает им, так как позволяет увидеть реакции и поведение других участников взаимодействия;
• радиальная – вся информация передается членам только через центральное лицо. Отсутствие единства места и времени передачи информации затрудняет обратную связь с партнерами, которых нельзя увидеть и услышать, зато дает возможность относительно независимо формировать собственную позицию;
• иерархическая – структура с двумя и более уровнями соподчинения членов группы, причем часть из них может видеть друг друга в процессе совместной деятельности, а часть – нет. Возможности общения при этом ограничены, и коммуникации могут осуществляться в основном между членами группы, занимающими соседние уровни иерархии. Как следует из рис. 2, у индивида, занимающего верхнюю ступень в иерархии соподчинения, есть непосредственный помощник, которому, в свою очередь, подчинены три остальных участника.
Рис

. 2. Виды централизованных коммуникативных структур:
А – фронтальная; Б – радиальная; В – иерархическая
В децентрализованных сетях участники равны, каждый из них может принимать, перерабатывать и передавать информацию, вступая в прямое общение с участниками совместной деятельности. Информация в децентрализованных сетях может передаваться по кругу или по цепи (рис. 3).
Децентрализованные сети используются, когда необходимо решить творческие задачи, не лимитированные временем, задачи повышенной сложности, развить межличностные отношения, повысить удовлетворенность членов группы. [3]
Рис. 3. Виды децентрализованных коммуникативных структур:
А – цепочка; Б – круговая; В – полная
• цепочка – информация передается последовательно от одного члена группы к другому;
• круговая – в ней одинаковыми возможностями располагают все без исключения члены группы. Информация может бесконечно долго циркулировать между членами группы, дополняться и уточняться. В такой структуре участники могут непосредственно наблюдать за реакциями друг друга, учитывать их;
• полная – отсутствуют препятствия для свободного общения и передачи информации.
Общая удовлетворенность работников, как показывают исследования, оказывается наибольшей в случае менее централизованных коммуникативных сетей, а наибольшая удовлетворенность индивида связана с возможностью доступа к максимальному объему информации или максимального влияния на нее. [11]
Таким образом, особенности коммуникативной структуры малой группы во многом определяются статусноролевой структурой, под которой понимается совокупность отношений между индивидами. В ее основе лежат типичные способы поведения, предписанные, ожидаемые и реализуемые участниками группового процесса в соответствии со своей позицией в группе.
На практике выбор той или иной коммуникативной сети зависит от вида и целей взаимодействия. Необходимость обращения к анализу существующих в группе коммуникативных сетей возникает в случаях, когда общение между ее членами становится неэффективным в свете решаемых задач или нарастает негативный эмоциональный фон во взаимоотношениях.
Внутренние коммуникации как инструмент мотивации персонала организации
Внутрикорпоративная коммуникация представляет собой способы и методы общения, принятые и применяемые в рамках одной, отдельно взятой компании.
Формирование, модернизация, усовершенствование системы корпоративных коммуникаций должно быть направлено, в первую очередь, на ликвидацию преград, мешающих нормальному обмену информацией между работниками и созданию новых методов и средств для его ускорения. Грамотно, профессионально построенная система внутренних корпоративных коммуникаций позволяет предприятию:
‒ неуклонно повышать эффективность работы коллектива;
‒ сформировать достойный имидж и престиж компании;
‒ постоянно совершенствовать производство, улучшать показатели оказания услуг;
‒ создать благоприятную, рабочую атмосферу в коллективе;
‒ совершенствовать систему обучения, переобучения, повышения квалификации сотрудников;
‒ целенаправленно повышать привлекательность организации на рынке труда, как надёжного работодателя;
‒ предупредить или предотвратить возможность кризисных ситуаций;
‒ повысить корпоративность, лояльность членов коллектива;
‒ и, главное, о чём идёт речь в работе – мотивировать персонал. [6]
Под коммуникацией, как правило, понимают общение, обмен информацией. Если мы говорим о внутренней коммуникации, то это – общение между сотрудниками организациями в рамках рабочего (трудового) времени. В таком обмене информации участвуют не только рядовые члены коллектива, но и предусматривается общение «руководитель – подчинённый». Зачастую такие отношения, переговорные моменты складываются в организации под влиянием или согласно устным пожеланиям администрации или собственника компании. Иногда они могут вносится отдельными пунктами в коллективный договор, в должностные инструкции или в договор между работодателем и работником.
В устройстве любого предприятия всегда должно рассматриваться правило двусторонней коммуникации, что обозначает даре руководящего звена компании прислушиваться к своим сотрудникам, верно трактовать передаваемую им информацию. [6]
В последнее время многие организации ввели в штатное расписание новую должность HR-менеджера, на которого возлагаются обязанности не только подбора и обучения персонала, но и ознакомление новых сотрудников с правилами внутрикорпоративной коммуникации и этики. От работника, занимающего эту должность, как правило, зависит, насколько комфортным и беспроблемным будет вхождение в коллектив нового человека. Он же, зачастую, влияет и на атмосферу общения персонала внутри предприятия, если сам руководитель не может, в силу своей занятости, уделять достаточно внимания вопросам администрирования.
Как правило, дипломы о высшем образовании получают все, но стать высококлассным, уважаемым управленцев может далеко не каждый выпускник. Автор статьи склоняется к той точке зрения, что для создания качественного коллектива эффективно взаимодействующих сотрудников недостаточно образования, необходимо наличие у руководителя всех самых человечных качеств и желания находить общий язык, компромисс со своими подчинёнными. Именно от руководителя зависит создание грамотной системы мотивации персонала, которая при правильном подходе обеспечит успешную деятельность и рыночную конкурентоспособность предприятия. [1]
Подводя итог всему выше сказанному, следует подчеркнуть, что следующие признаки эффективной внутренней коммуникации: ясность, лаконичность, информативность, своевременность, беспристрастность и независимость. Для формирования такой коммуникации руководитель должен обладать такими качествами, как честность, открытость, способность к диалогу и компромиссу.
Руководитель любого уровня в настоящее время должен знать, что, сохраняя внутреннюю аудиторию полностью информированной, регулярно общаясь с коллективом, мотивируя персонал, он быстрее добьётся успеха. [9]
Эффективно выстроенные внутренние коммуникации являются значимой частью сохранения талантов в организации. Сотрудники, которые работают в атмосфере, где они получают регулярные сообщения от руководства, чувствуют себя частью организации, которая заботится о них и о том, что они думают и чувствуют