Каталогизация документов в пределах архива организации

Введение

Один из самых важных резервуаров человеческой памяти - это архивы. На практике используется одна из характерных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанной с попыткой осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и прошлого опыта, представляет интерес в Архивы и ретроспективная документальная информация. Архивы участвуют в сборе, обработке, сборе, хранении, извлечении и распространении архивной информации. Они представляют собой специальную информационную систему, действуют как субъекты информационных процессов.
Каждый день в организациях и учреждениях разрабатывается и принимается большое количество различных документов. Все они имеют другое значение, определенную долговечность и могут быть приняты снова после окончания работы. Для того, чтобы найти необходимые документы, было непросто, после завершения работы с ними разработала примерную систему организации хранения документов в организации, но при входе в архив. Соблюдение всех правил не только не позволяет вам проигрывать, но и быстро и легко находить важные документы.
Цель работы - изучить сущность каталогизации документов в пределах архива.
Задачи:
1.Рассмотреть понятие и порядок каталогизации документов в пределах архива;
2.Рассмотреть процесс подготовки документов к архивному хранению.


1. Каталогизация документов в пределах архива

Каталог архивов - это архивный справочник межфондового фонда, в котором информация о содержании архивных документов сгруппирована по предмету, теме, отрасли, расположенной в соответствии с классификационной схемой для информации о документе, принятой для этого каталога. Коллекция различных каталогов - это система каталогов архивов.
Каталогизация архивных документов - это набор работ по подготовке, созданию, сопровождению документов.
Для крупных современных организаций становится необходимым каталогизировать как бумажные, так и электронные документы. Под каталогизацией документов принято понимать создание удобных каталогов, которые могут иногда облегчать поиск документов.
Порядок каталогизации архивных документов:
-определение типа каталога;
- разработка схемы классификации документальной информации в ней;
-определение и выбор документальной информации для каталогизации;
-описания документальной информации о карточках каталогов;
- индексирование каталожных карточек;
- систематизация карточек и обслуживание каталогов.
При каталогизации осуществляется дифференцированный подход: последовательность выбора архивных фондов и их структурных частей определяется степенью их важности; в зависимости от нового каталога, используются различные методы описания информации документа.
При определении типа каталога учитываются:
-уровень и профиль архива;
- структура, состав, содержание, степень развития фондов;
- интенсивность и задачи использования документов;
- наличие и качество других архивных справочников;
- персонал и логистические возможности архива.
Каталог должен наиболее полно отражать документальный состав архива, служить ключом к поиску наиболее популярных документов. В основе архивного карточного файла может быть файл офиса, который был обработан в архиве с целью деления его на файлы постоянных, долгосрочных (более 10 лет), краткосрочных (до 10 лет) случаев и документов персонала.
Каталоги могут быть построены на основе логической или алфавитной структуры

. Первые включают систематические, тематические, хронологические. Второй - предмет - номинальный и географический.
Наиболее распространенными типами каталогов являются:
- систематически - в соответствии с отраслями знаний и практической деятельности общества;
-тематические - по темам, подтемам, заголовкам, подзаголовкам;
- по истории учреждений - по отраслям, подчинению, типам учреждений в алфавитном порядке;
- по истории административно-территориального деления - по типам административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту имен;
- хронологический - в соответствии с хронологией событий или документами для знакомств или ко времени охваченных событий;
-номинальный - в соответствии с алфавитом лиц, указанных в документах или авторами документов;
- географически - в алфавитном порядке по географическим и топографическим объектам;
- департаментский персонал - данные об опыте работы, зарплате, других показателях для расчета пенсий, при передаче в архив, могут использоваться для составления персонального каталога;
- названия фондов - с большим количеством средств могут быть использованы для первоначального ознакомления с фондами, их именами, числами, датами окончания.

2.Подготовка документов к архивному хранению

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После использования их в оперативной деятельности функция документа, такая как накопление и хранение информации, выступает в качестве первого места для решения текущих проблем. Документы становятся информационными хранителями, потребность в которых может возникнуть снова через определенное время, то есть они выступают в качестве учреждения памяти.
Быстрый поиск и использование таких документов возможно только в том случае, если они четко классифицированы. Простейшая классификация документов группирует их в файлы. Государственный стандарт определяет дело как «Сбор документов или документов, относящихся к одной проблеме или сфере деятельности и помещенных в одну и ту же обложку». Случаи, как полагают, были установлены, поскольку в них был включен первый выполненный документ. Они формируются в структурных единицах и хранятся в них до их передачи в архив учреждения. Заключительным этапом работы с документами в текущей работе офиса является обработка дел для их последующего хранения и использования. В структурных единицах документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В течение этого периода их часто просят о помощи. В конце этого периода дела должны быть обработаны и помещены в архив учреждения.
Обработка дел для хранения включает в себя изучение научной и практической ценности документов, подготовку дел, составление перечня дел с постоянным и долгосрочным хранением. В крупных учреждениях эти работы осуществляются под контролем и с помощью методической помощи персонала архива учреждения.
Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Поэтому для того, чтобы документ соответствовал его назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для этой категории документов