IT бюджеты и новые технологии

Введение

Актуальность исследования. Российский ИТ-рынок до сих пор растет опережающими темпами. И хотя показатели роста уже немного замедлились, они еще не достигли точки насыщения и гораздо выше, чем в остальных отраслях экономики, составляя 20%. Нынешние темпы развития сохранятся на существующем уровне еще год-два— однако при увеличении затрат в абсолютном выражении относительные показатели затрат на ИТ-сферу в России незначительны по сравнению с Западом: если в Европе средние расходы на автоматизацию производственных процессов составляют от одного до трех процентов выручки в год, то в России едва достигают отметки в 0,5 %.
Формирование ИТ бюджета это одна из ключевых и не всегда простых задач для руководителя ИТ-отдела От эффективности спланированного бюджета во многом зависит как работа сотрудников, так и эксплуатации всей аппаратно-программной ИТ-инфраструктуры. Поэтому первостепенную роль занимают вопросы грамотного планирования затрат, выявление эффективного порога вложений, соотнесения их со стратегическими целями бизнеса.
Цель исследования: рассмотреть современное состояние понятия IT-бюджет.
Следующие задачи необходимо выполнить для достижения поставленной цели:
- Проанализировать теоретические основы IT-бюджетирования;
- Выявить особенности планирования IT-бюджета на предприятии.
Методы исследования: анализ специализированной литературы, наблюдение, обобщение, анализ эмпирической базы исследования.
Теоретическая база исследования составила научная литература, монографии и статьи, которые посвящены теме исследования, отечественных и иностранных авторов – Бодров А., Акперов И., Внуков Д., Вдовин В., Угринович Н., Ясенев В. и др.

1. Теоретические основы IT-бюджета

ИТ-бюджетирование - это процесс выделения денежных ресурсов различным ИТ-программам. Они могут варьироваться от периодических расходов, таких как аренда оборудования и персонала, до расходов, связанных с проектом или инициативой с фиксированной продолжительностью. В некоторых компаниях это в первую очередь ежегодное мероприятие, в то время как другие компании могут требовать бюджеты для каждой инициативы по мере ее возникновения.
По мнению Акперова И. Г., «ИТ-бюджет - это сумма денег, потраченная на системы и услуги информационных технологий организации, включая компенсацию для ИТ-специалистов и расходы, связанные с созданием и обслуживанием систем и услуг в масштабах предприятия».
ИТ-бюджет также включает расходы на оборудование. Например, счета за ноутбуки, мобильные устройства, серверы, маршрутизаторы и другое сетевое оборудование, выдаваемые организацией, обычно оплачиваются ИТ-отделом.
Другие расходы, которые обычно находятся в бюджете ИТ, включают расходы на центры обработки данных и счета за облачные платформы.
К элементам, которые обычно выходят за рамки ИТ-бюджета, относятся приложения, развернутые и используемые конкретными бизнес-единицами. Маркетинговые приложения, такие как те, которые обеспечивают кампании в социальных сетях и системы управления контентом, являются тому примером. Эти затраты, как правило, подпадают под расходы на маркетинг, а не на ИТ-бюджет.
Бюджетирование, безусловно, важно, поскольку оно обеспечивает финансирование для поддержания работы отдела технологий. Бюджет является важным инструментом для выявления и реализации ИТ-инициатив, которые имеют решающее значение для развития компании.
В то время как ИТ-бюджеты обычно представляются и контролируются ИТ-лидерами, каждый, от линейных менеджеров до консультантов, может помочь в подготовке бюджета. Виды деятельности, которыми будут заниматься сотрудники и консультанты в течение года, определяются бюджетом, поэтому это важный документ для принятия ваших приоритетов от концепции до исполнения.
В составе ИТ-бюджета представлены функции, которые имеются в положении, регулирующем департамент информационных технологий. И чтобы выполнить такие функции, необходимы определенные ресурсы.
К таким функциям относят все виды телефонной связи (стационарной и мобильной). Для некоторых сотрудников могут быть выделены отдельные пункты бюджета, также может быть задействован оператор связи. Также сюда относят каналы связи и доступ в интернет. Многие компании требовательны к доступности связи, поэтому важно иметь выделенные каналы, объединяющие отдельные офисы и подразделения. Кроме того, корпоративная сеть может разделяться на основной и выделенный канал

. Также к функциям необходимо отнести рабочие станции и оргтехнику. Это может быть ремонт, модернизация, обслуживание оборудования, закупка комплектующих. Дополнительно сюда можно отнести часть, которая включает в себя расходные материалы, все виды серверного, сетевого оборудования, программное обеспечение.


2. Особенности планирования IT-бюджета на предприятии

Расходы ИТ бюджета нужно рассмотреть более подробно. В структуре ИТ бюджета имеется две основные части: операционная и инвестиционная. Первая часть представляет затраты, планируемые на различные нужды, которые имеют отношение к потребностям компании, которые актуальны на данный момент. Инвестиционные расходы имеют цель перспективного развития, при этом выражают взаимозависимость вложений и экономического эффекта.
Операционную часть формируют так, чтобы учитывать объемы и качество предоставляемых услуг. Здесь могут присутствовать затраты на такие пункты:
услуги связи;
услуги обслуживания и ремонта;
закупки расходных материалов;
информационное обеспечение;
обучение и консультации сотрудников предприятия, работающих в отделе ИТ;
другие статьи расходов.
Инвестиционная часть позволяет выполнять плановые вложения в различные новые услуги, в модификацию ресурсов. В идеальном варианте для каждого проекта необходимо составлять отдельный расчет. Причем такой расчет является составляющей общего бюджета, предназначенного для развития.
В затраты такого бюджета входят подобные статьи:
телекоммуникационные системы;
разработка уникального программного обеспечения;
дополнительные технические средства;
все виды сетевого, системного и компьютерного оборудования;
построение отдельных частей локальных сетей.

ИТ-бюджет также можно составлять по объектам финансирования. Это могут быть отдельные подразделения предприятия, различные проекты, направления бизнеса. Но при этом такие особенности необходимо вносить в пояснительную записку, в которой есть расчеты и описание каждого пункта.
Перед составлением бюджета очень важно правильно выполнить его планирование. Оно заключается в том, чтобы составить план оснащения, обоснование бюджета, проведение тендеров, разбивка бюджета на год или любой другой период.

Большие трудозатраты в процессе управления корпоративными ИТ, большое количество специализированных программ, необходимость поддержки инфраструктуры – все это усложняет формирование бюджета в такой сфере, как информационные технологии. Именно поэтому для прогнозирования будущих статей затрат нужно оценить и вычислить дальнейшие расходы. Это должны быть такие статьи:
модернизация серверов, отдельных рабочих мест;
улучшение сетевых компонентов;
обновление дополнительного оборудования;
установка и настройка программного обеспечения;
различные договоры на поддержку и сопровождение другими организациями.
Определяют размеры каждой статьи при помощи статистики, которая анализируется за каждый предыдущий год. Но небольшие и активно растущие компании часто не имеют подобной статистики, поэтому размер статей нужно привязывать к направлению деятельности бизнеса. Таким показателем является численность персонала, прибыль. Другой вариант – отправная точка является структура ИТ бюджета.

Ошибки в данных ИТ бюджета свидетельствуют о том, что организация ИТ отдела недостаточно качественная. Клиенты и мы работаем в одном направлении, поэтому все расходы просчитаны так, чтобы повысить их оптимизацию, благодаря чему величина затрат известна с высокой степенью точности.
Для создания бюджета капитальных затрат необходимость возникает в том случае, когда требуется минимизация расходов. И главной сложностью в таких данных является оценка эффективности инвестиций. Но не всегда затраты со снижением бюджета оправданы.
Если затраты снижают, необходимо аргументировать такое снижение для каждой отдельной статьи. Так, можно купить дорогую печатающую технику, но стоимость расходных материалов и ее обслуживание будет меньше. Оценить эффект от освоения ИТ бюджета также можно другим способом, например, разделив технологические решения по группам пользователей. Такой подход связан с тем, что отдельные группы пользователей могут быть связаны с различными бизнес-задачами. Соответственно, для них потребуется разнообразное оборудование, программное обеспечение, выделенные сети и каналы связи.

ИТ бюджет – это довольно изменчивое явление, которое зависит от того, в какой именно сфере он применяется