Интернет-технологии как инструмент информационного обеспечения управления.

Введение

Темой данной работы является «Интернет-технологии как инструмент информационного обеспечения управления». Актуальность данной темы в современной жизни каждого человека и при функционировании экономических субъектов в целом очень высока. Каждый день мы работаем с компьютером, телефоном, разными гаджетами, также во всех фирмах, предприятиях, банках есть доступ в интернет, организована функция электронного документооборота и внутренней электронной почты. Электронная форма передачи информации значительно упрощает жизнь и рабочий процесс, в том числе и при управлении. Управленческому персоналу любой организации необходимо наличие эффективной информационной системы передачи информации, обмена данными, масштабного оповещения сотрудников и так далее. Оптимальная интернет-технология, применяемая в процессе управления организацией, является залогом ее успеха. С помощью электронного документооборота решается ряд проблем, например, таких как скорость передачи сообщения между отделами и распространение нововведений на фирме. Без применения интернет-технологий на предприятиях оно не может эффективно осуществлять свою деятельность и функционировать на рынке. Кроме того, многие менеджеры используют интернет систему для подписания, например, заявлений и другого рода документов, что упрощает процесс передачи этого документа между разными сотрудниками, а подпись их осуществляется с помощью электронной подписи, таким образом эффективно экономится время. Интернет-технология на предприятии является главным источником информационного обеспечения.
Целью данной работы является изучение интернет-технологий как инструмента информационного обеспечения управления.
Для достижения основной цели данной работы будут решены следующие задачи:
Изучить сущность, значение и особенности информационного обеспечения;
Изучить электронный документооборот и его влияние на обеспечение управления;
Изучить интернет-технологии как инструмент решения задач управления.
Предметом исследования в данной работе является интернет-технологии, а объектом – роль интернет-технологий как инструмента информационного обеспечения управления.
Для написания работы использовались труды авторов в области менеджмента и информационных технологий: Венделева М.А., Гришин В.Н., Дарков А.В., Ивасенко А.Г., Киселев Г.М., Косолапов А.Б., Логинов В.Н.
В процессе исследования нашли свое применение следующие основные методы познания экономических явлений коммерческой системы: сравнение, систематизация, анализ, классификация и группировка, позволяющие наиболее полно изучить исследуемые проблемы.


Сущность, значение и особенности информационного обеспечения
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
В современном мире постоянного научно-технического прогресса постоянно вводится новое программное обеспечение, которое позволяет сократить и сделать дешевле аппарат менеджмента. Появление сотовых телефонов, глобальной сети Интернет, локальных компьютеров, телевидения приводило к совершенствованию аппарата управления на предприятиях. В связи с изменением социально-экономического характера общества, его информатизации, появление новейших достижений техники постоянно растет необходимость в информации, а также меняется способы ее хранения, обмена ее и ее получения, то есть поиска.
С помощью совершенствование информационного обеспечения достигаются следующие задачи:
Экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы; коммунальных услуг; стоимости программного обеспечения; расходов на оформление договоров; расходов на перераспределение сырья и пр.
Устранение возможных расходов в будущем, а именно: избежание будущего роста численности персонала; уменьшение требований к обработке данных; снижение стоимости обслуживания и пр.
Приобретение нематериальной выгоды: улучшение качества информации; повышение производительности; улучшение и ускорение обслуживания; новые производственные мощности; улучшение контроля; уменьшение просроченных платежей; полное использование программного обеспечения.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).
Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях.
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы

. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
При использовании информации важную роль играют способы ее получения, поиска, обработки, регистрации, передачи и накоплении. Также отдельная роль отводится систематизированному хранению и быстрому предоставлению информации. То есть на предприятии должна быть внедрена эффективная система поиска информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
Электронный документооборот и его влияние на обеспечение управления
Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Обмен данными в электронном виде происходит множеством способ, таких как электронная почта, специальные программы для обмена данными, мессенджеры, информационные системы, компьютерные сети, внутренние организационные сети и так далее.
В последнее десятилетие появился целый ряд программ, которые позволяют эффективно и быстро решать управленческие задачи, формировать документы, помогают исправить грамматические ошибки, общаться в среде организации бесплатно и быстро и имеют ряд других преимуществ. С помощью такого программного обеспечения организация имеет возможность построить внутрикорпоративную систему электронного документооборота. Для начала нужно понять, что в организации существует целый порядок обработки корреспонденции и документов. Данный автоматизированный процесс включает в себя обработку, рассмотрение документа с момента его создания или получения и до момента его отправки получателю или корреспонденту или завершения исполнения приказов, указанных в нет. В дальнейшем документ подшивается в дело и, через определенное в организации количество времени, списывается.
Использование на предприятиях системы электронного документооборота дает возможность отследить этапы исполнения документа с момента его создания, до момента передачи в архив, что является очень удобной функцией и дает возможность сотруднику, создавшему документ, отслеживать его исполнение в онлайн режиме не затрачивая на это много времени. Это очень качественно меняет организацию контроля за этапами исполнения документа, повышает качество и быстроту его обработки. Сообщения о зарегистрированных документах или же о смене статуса, рассмотрении или исполнении документа, рассылаются сотрудникам по подразделению на всех этапах обработки, подписанные электронной подписью руководителя или исполнителя документа. Сотрудники в свою очередь добавляют резолюцию об ознакомлении с переходом документа в новый статус. Таким образов документы находятся всегда на виду, их можно легко найти, а если что-то не исполнено – найти виновного, то есть сотрудника, на этапе рассмотрения которым документ был не исполнен. По мере того, как в системе организации добавляются данные о движении документа и рассмотрении его разными подразделениями, сотрудник, создавший его, может видеть все статусы и комментарии соответствующих подразделений. При этом система самостоятельно отслеживает все даты. То есть, если скоро подходит дата дедлайна, система автоматически оповестит исполнителя об этом, не дав ему забыть о вопросе рассмотрения документа. Все заинтересованные пользователи данной системы, будут автоматически информироваться о результатах и этапах рассмотрения документа.
Также, при электронном документообороте очень сильно меняется процесс согласования документов. Он значительно упрощается, ведь сотрудники могут в онлайн режиме и онлайн переписке провести рассмотрение и согласование документа, а также проккоментировать и оперативно сообщить соответствующему подразделению, если документ требует доработки какой-то информации