Информатизация системы управления: роль руководителя в координации информационными потоками

Введение

На современном этапе развития общества стремительно увеличиваются объемы информации, которая циркулирует во многих информационных процесса. С увеличением информации повышаются затраты времени на ее обработку, что, в свою очередь, нередко приводит к своеобразной «информационной перегрузке» различных сфер управления.
 Информация выполняет в обществе важные функции, являясь в первую очередь средством общения. Она также необходима для получения знаний и передачи их с целью обогащения опытом. Она также играет не последнюю роль в управлении, поскольку принятие эффективных решений руководства зависит в первую очередь от правильного и глубокого понимания содержания сообщений, своевременного выявления и обезвреживания влияния факторов, которые могут приводить к искажению информации. Организация работы с персоналом представляет собой создание системы внутриорганизационного взаимодействия с целью повышения производительности ресурсов и роста производительности труда.
 Информационные потоки являются одним из важнейших элементов ресурсного потенциала предприятия, а информация, которая выступает ключевым элементом управления предприятием, конкретизирует нужды управления эффективностью бизнеса. Управление предприятием - это управление четырьмя противоположностями: клиенты, персонал, финансы и бизнес-процессы, которые являются движущей силой любого развития, в том числе и развития бизнеса. Поэтому данная тема актуальна на сегодняшний день.
Целью данной работы является обобщение и систематизация основных понятий информатизации системы управления, в частности роли руководителя в координации информационными потоками.
Согласно поставленной цели необходимо решить следующие задачи для ее достижения:
провести теоретический обзор понятий информатизации системы управления;
рассмотреть роль руководителя в координации информационных потоков в системе управления;
сделать соответствующие выводы.
Литературной базой для написания данной работы послужили множественные труды, статьи, монографии российских и зарубежных ученых.


1. Теоретические понятия информатизации системы управления

Теоретическую основу данной работы составили труды отечественных и зарубежных ученых, посвященные исследованию управления, интеллектуальным капиталом, человеческим капиталом: В.П. Багова, Г. Беккера, А. Я. Берсуцкого, Э. Брукинга, Д. Гэлбрейта, Л. Эдвинсона, Ю.А. Корчагина, Ю.Г. Лысенко, Т. Стюарта.
Анализ данных работ позволил определить сущность основных терминов, таких как информатизация системы управления, координация информационных потоков, а также выявить основные проблемы, связанные с ролью руководителя при координации информационными потоками. Исследованием вопросов информатизации системы управления занимались такие отечественные ученые, как Г. А. Титоренко, В. И. Дудорин, Г. Л. Макарова, А. А. Бойко, О. И. Волков, М. И. Семенов, П. В. Нестеров, В. А. Климов, Т. Е. Мамонова, В. А. Грабауров и многие другие.
А также ряд зарубежных ученых: М. Хаммер, Дж. Чампи, Э. Деминг, В. Я. Горфинкель, В. А. Швандар, М. Портер, В. Шеер, Т. Девенпорт и другие.
Для обеспечения эффективной системы управления необходимо применять информационные технологии, которые позволили бы вести контроль, учет обучения, формировать финансовые планы, а также проводить обучение сотрудников без отрыва от рабочего места. Последнее позволит еще экономить средства предприятия на командировки сотрудников по повышению квалификации.
С позиций управления, информационная система (ИС) – это организационно-упорядоченная взаимосвязанная совокупность средств, и методов ИТ, а также используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Такое понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации и средств коммуникации. В последнее время коммуникации, реализующие информационные процессы и выдачу информации, становятся важным фактором. Это определяет важность сетевых технологий и создает понятия сетевой экономики и сетевого управления.
В системе управления предприятием информатизация имеет наиболее решающее значение. Стоит отметить, что именно хорошо обеспеченная информационными связями система верхнего уровня, создаёт основу для дальнейшего развития предприятия, позволяет выбрать вектор её развития и в дальнейшем управлять тем самым развитием [ REF _Ref27658934 \r \h 5, REF _Ref27658941 \r \h 4].
Качественная информатизация системы управления позволяет получить конкретные конкурентные преимущества перед другими предприятиями: наблюдать за изменениями конъюнктуры рынка и тенденциями в производстве, повышать качество товаров и услуг, увеличивать количественные показатели деятельности и т.д

. [ REF _Ref27658952 \r \h 2].
По своей сути информатизация системы управления представляет собой систему принципов, методов и средств, направленных на эффективную работу предприятия путем целенаправленного использования глобальной информационной инфраструктуры и технологий.
Общая концепция информатизации системы управления представлена на рисунке 1.
Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой.


Рисунок 1 - Общая концепция информатизации системы управления персоналом

Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования. Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных [ REF _Ref27658961 \r \h 3].
По разным оценкам специалистов, руководители - управленцы тратят от 30 до 80-95% своего времени на работу с информацией, и это вполне закономерно, так как наличие актуальной и достоверной информации, ее своевременное распространение считаются самыми важными предпосылками обеспечения эффективного управления.
Информационные потоки - это упорядоченное количество информационных документов, циркулирующих в информационной системе [ REF _Ref27658969 \r \h 1]. Согласно вышеприведенному понятию управление информационными потоками - это направление упорядоченного количества информационных документов в нужном направлении. Так, современный этап создания прогрессивной технологии управленческих решений требует развития и внедрения интегрированных систем управления (ИСУ), основанных на методах управления, основанных на математическом аппарате и экономических теориях, и новейших информационных технологиях. В основе ИСУ лежит принцип создания единого хранилища данных (репозитория), содержащего всю деловую информацию, собранную предприятием в процессе ведения бизнеса, в том числе финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, и любые другие данные. Наличие репозитория избавляет от необходимости передавать данные от приложения к приложению. Кроме того любая часть информации, которой располагает данное предприятие, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими возможностями.
На сегодняшний день практически все современные западные системы управления производством базируются на концепции комплексной информационной системы управления компанией ERP (англ. Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов предприятия). Концепция ERP нашла широкое применение, поскольку планирование ресурсов позволяет сократить время выпуска продукции, снизить уровень товарных запасов, улучшить обратную связь с потребителем, сократить административный аппарат.


2. Роль руководителя в координации информационных потоков в системе управления

Система информационных потоков, связанных с управлением персоналом, должна органично встраиваться в общую систему работы организации, иначе произойдет отторжение сотрудниками навязанной им схемы. Информация, которая собирается руководителем в системе информационных потоков для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям [ REF _Ref27658979 \r \h 7]:
– своевременность, т. е. поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
– достоверность;
– релевантность, т. е. информация должна помогать принимать решения;
– полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
– полнота, т. е. не должно быть упущений;
– понятность, т. е. информация не должна требовать «расшифровки»;
– регулярность поступления.
Сегодня руководителю предприятия приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что заставляет его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию