Информационные технологии в управлении персоналом

Введение
Информационные технологии в области управления персоналом, как одно из средств налаживания управления в этой части деятельности, являются важной составляющей сегодняшних рабочих отношений любого предприятия. Действительно, в наше время невозможно представить управление предприятием или организацией без использования современных информационных систем.
Информация, предоставляемая информационными системами, обычно формируется в форме регулярных или одноразовых управленческих отчетов, которые отражают анализ прошлых или текущих событий в конкретном процессе. Сравнивая данные, можно сделать достаточно точные прогнозы развития предприятия на ближайшее время и правильно распределить его ресурсы
Задачи, которые должны решать информационные системы управления человеческими ресурсами, могут быть самыми различными. От сбора информации о доступности персонала до передачи управленческих решений в отделы и быстрой координации решений в различных филиалах организации. Помимо этого, информационные системы частично используются для повышения квалификации персонала в определенных областях.
Можно сказать, что персонал является одним из наиболее важных ресурсов организации, особенно если ее деятельность связана со специальными умениями, а замена квалифицированного специалиста - задача не из легких. Во многих отношениях функции управления персоналом состоят из найма и удержания ценных сотрудников для организации.
Основными функциями, выполняемыми информационными системами в процессе управления персоналом, являются выработка решений и контроль за своевременным выполнением этих решений персоналом. Таким образом, информационная система управления персоналом включает в себя разработку и использование необходимых компьютерных программ, а также технологий, которые будут максимально поддерживать автоматизацию организационных процессов в вопросах работы с персоналом, учета персонала, управления документами, а также расчета и выплаты частичной заработной платы. В то же время руководство предприятия имеет возможность получить доступ к информации о каждом сотруднике, чтобы использовать ее для планирования учебных мероприятий, начисления стимулов или штрафов и, в конечном итоге, для успешного ведения бизнеса предприятия.
Чтобы реализовать эти функции на практике, современные организации внедряют автоматизированные системы управления человеческими ресурсами, чтобы помочь им избавиться от многих повседневных функций, облегчить учет и отчетность, облегчить обучение персонала на основе внесения изменений в личные дела, обучения и многое другое.
Дополнительные преимущества, которые предоставляет качественная автоматизация управления персоналом, это:
ускоренный доступ к информации по каждому сотруднику компании в рамках полномочий;
анализ на основании содержащейся в базах данных информации и принятие обоснованных решений;
организация обучения персонала, распределение каждого сотрудника на тот участок, где он сможет принести больше пользы компании, согласно его способностям;
возможность качественно мотивировать сотрудников для выполнения текущих задач;
формирование на основе полученных данных планов будущих затрат и подача отчета руководству компании.
Одним из важных моментов является то, что автоматизированная система управления способна отслеживать ход рабочего процесса или предоставлять сотруднику информацию, если требуется участие сотрудника в процессе формирования документа. Именно эффективность и скорость реагирования на сегодняшние события часто позволяют компании превзойти своих конкурентов и занять более выгодную позицию на рынке.
В то же время, система управления человеческими ресурсами помогает поддерживать соблюдение законов и требований работников и работодателя в сфере трудовых отношений.
Невозможно отвергать тот факт, что предприятия, в которых работники имеют больше шансов на профессиональный рост и, следовательно, карьерный рост, более успешны и конкурентоспособны на рынке труда. Что означает повышение производительности компании в долгосрочной перспективе.
Основная часть
В настоящее время предприниматели с деловой хваткой признали силу инструментов информационных технологий (ИТ) для достижения бизнес-целей. Это не только помогает достичь бизнес-целей, но и оптимизирует рабочие процессы.
Управление людскими ресурсами включает в себя такие виды деятельности, как рекрутинг, обучение, развитие и вознаграждение сотрудников организации. Управление персоналом должно быть направлено на достижение конкурентоспособности в области управления персоналом путем предоставления постоянных образовательных и обучающих программ для личностного и профессионального развития сотрудников организации.
Было условно доказано, что информационно-коммуникационные технологии (ИКТ), такие как Интернет, мобильная связь, новые средства массовой информации и так далее в области управления персоналом, могут в значительной степени способствовать реализации кадровой политики организации. Технологический прогресс может оказать огромное влияние на отдел кадров организации. Это позволяет компании совершенствовать свои внутренние процессы, ключевые компетенции, соответствующие рынки и организационную структуру в целом.
HR должны быть главным образом сосредоточены на стратегических целях организации. То есть, должны быть направлены на развитие стратегического плана ИТ для организации. Это деятельность, связанная с любыми разработками в технологических системах предприятия, таких как проектирование продукции (научные исследования и разработки) и ИТ-систем.
Необходимость информационных технологий в управлении персоналом.
Развитие технологий является важным видом деятельности для инновационного процесса в рамках бизнеса, и может включать в себя приобретенные знания. В этом контексте все виды деятельности могут иметь определенное техническое содержание и приводить к более широкому технологическому прогрессу.
Информационные технологии могут оказывать большее воздействие на организации, существующие в динамичной среде. Это приведет к повышению эффективности и результативности людских ресурсов. Таким образом, использование ИТ-приложения для управления базами данных и авансов системы набора персонала позволит повысить эффективность бизнеса.
Однако инновации в управлении человеческими ресурсами могут проявляться различными способами:
Быстрое и гибкое определение решений в ходе переговоров;
Выявление новых идей для продуктов и услуг;
Для выявления новых рынков сбыта [1].
Такие инновации дополняются информационными технологиями для создания положительного эффекта в области управления персоналом. Возрождение и успех бизнес-организаций будут зависеть от инноваций , например разработка новых продуктов, внедрение новых услуг и методов работы. Также успех будет зависеть от предпринимательства, принятие бизнес-рисков и инклюзивного управления, поощрение всех сотрудников к участию в принятии решений о работе.
Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) могут оказывать следующее существенное воздействие на управление людскими ресурсами.
Как HR, так и руководители в первую очередь заинтересованы в успехе своего бизнеса. Основная функция управления человеческими ресурсами заключается в удовлетворении кадровых потребностей организации.
Стратегическое планирование между HR и руководителем имеет важное значение для анализа прогнозов относительно будущих потребностей бизнеса, чтобы определить, следует ли обучать текущих сотрудников, готовить их к продвижению по службе или набирать кандидатов с более высоким уровнем навыков, чтобы дополнить текущую базу знаний сотрудников. Таким образом, обучение и развитие сотрудников в ИТ-инструментах позволит подготовить их к выполнению ряда задач в области лидерства.
ИТ-инструменты в области человеческих ресурсов могут дополнять управление и повышать эффективность и результативность, что может привести к успеху организации в целом.
Руководство также должно следить за тем, чтобы все подразделения совершенствовали свои технологии и способы контроля и направляли свою деятельность на более эффективное достижение конкурентной дифференциации компании за счет того, что делают сотрудники и как они это делают.
В настоящее время организации осознали, что эффективный набор персонала не может быть осуществлен без использования технологий. Организации теперь используют порталы вакансий в интернете для поиска лучших кандидатов на эту должность. Процесс стал эффективным благодаря использованию интернета, так как многие люди узнают о предложении и, следовательно, увеличивается вероятность найма эффективных сотрудников.
Работодатели могут предоставить всю необходимую информацию, связанную с работой, карьерой и личностным развитием каждого сотрудника на порталах в режиме онлайн. Это отличный рекламный инструмент для организации. В настоящее время Envoy разработала Asana , ИТ-инструмент для подбора персонала, который анализирует детали вплоть до того, где находятся высокие приоритетные значения потенциального кандидата. Инструменты HR IT не только помогают нанять лучший потенциал, но и сохранить его.
Управление данными становится проще, когда используются информационные технологии, а процесс становится электронным. Многие из монотонных работ уже не являются ручными. Это повышает эффективность работы и результативность ее проведения. Организационная эффективность может привести к своевременному успеху бизнеса, будь то в стабильной или нестабильной среде. Вакансии, которые не предлагают большого разнообразия в своей работе и имеют очень повторяющийся характер, не нравятся сотрудникам и в конечном итоге приводят к низкому удержанию или снижению эффективности.
Данные о производительности сотрудника могут быть критически проанализированы инструментами для HR чаще, если он находится в интернете и становится легко доступным для всех. Например, Zenefits недавно разработала инструмент для HR, который сделал аттестацию полностью электронной

. Этот инструмент также чувствителен к иерархии и вызывает менеджера для утверждения после его отправки. Таким образом, позволяя человеку избавиться от хлопот по заполнению документов. Таким образом, развивая этот инструмент, Zenefits помогла радикально упростить и управлять своими внутренними процессами HR.
Предприниматели с деловой хваткой описывают, что производительность организации может быть более эффективной и результативной за счет близости с клиентами и операционной эффективности. Потребности клиентов должны быть удовлетворены индивидуальными способами. С этой целью организации используют информационные технологии для обеспечения универсального набора продуктов и диверсификации бизнеса путем предоставления улучшенных продуктов и услуг.
Эффективность работы организации также может быть описана путем оценки надежности обслуживания и понимания качества клиентов организации. Ценность может заключаться в предоставлении надежного обслуживания, чтобы клиенты знали, что они получат услугу в обещанное время, качественно. Поскольку организационные изменения неизбежны, критические факторы успеха и ключевые показатели эффективности должны быть пересмотрены, а для повышения качества работы необходимо разработать соответствующий инструмент для управления персоналом. Выполнение качественной работы и обеспечение качественных результатов повысит эффективность работы организации.
Инструмент планирования карьеры - это система обучения и знаний, которая помогает успешному бизнесмену во всем мире управлять своим личным развитием и карьерой. Оценка эффективности работы и карьерный рост могут быть ключевым мотивирующим фактором для сотрудников, чтобы работать результативно. Системы оценки эффективности и вознаграждения в организации устанавливают представления о приоритете, т. е. о том, что важно, а что нет. Таким образом, системы оценки эффективности имеет решающее значение для организации. Эта система должна быть надежной, чтобы люди могли на нее положиться. Системы вознаграждения должны быть изменены таким образом, чтобы вознаграждения руководителям и другим сотрудникам основывались на целевых показателях эффективности, хранящихся в инструментах HR. Сотрудники должны быть вознаграждены за производительность на основе желаемого поведения и результатов в соответствии с базой данных.
Одним из основных процессов HR является основной процесс развития человеческих ресурсов. Этот HR-инструмент предоставляет всю информацию о планировании деятельности сотрудников, оценке общей производительности и обзоре индивидуального потенциала, включая детальный профиль сотрудника. Он также включает в себя соглашение между работником и руководителем о деловых целях в течение определенного периода времени. Таким образом, это приводит к непрерывному развитию карьеры сотрудника. Большим преимуществом этого инструмента является то, что данные, однажды введенные в систему, хранятся в базе данных и могут использоваться в будущем. Это также приводит к значительной экономии средств. Недавно Standard Life Group предоставила инструмент оптимизации затрат на HR-ресурсы для решений Oracle по управлению человеческим капиталом. Это также способствует стратегической трансформации компании путем создания уполномоченной рабочей силы. Сотрудники нуждаются в обратной связи о своей работе. Сотрудники должны быть проинформированы о своей фактической и ожидаемой производительности. Таким образом, они будут знать свой собственный уровень производительности в организации. Сотрудникам, которые работают сверхурочно и обеспечивают эффективные результаты, должны быть начислены какие-либо бонусы или премии [2].
ИТ-инструменты для управления персоналом имеют большой организационный эффект; обеспечивают лучшее обслуживание рядовых сотрудников, служат в качестве конвейера, соединяющего политику и личные процессы во всей организации, облегчают управление персоналом в компании, предоставляют важные данные для принятия решений и позволяют быстро получать и анализировать информацию для сотрудников по кадрам и снижать затраты труда при выполнении личного плана.
Глобализация заставляет нас осознать, как она может способствовать реализации бизнес-стратегии в рамках управления человеческими ресурсами для того, чтобы направить бизнес на качество и достичь конкурентоспособности на рынке. Исследование показывает, что информационные технологии обеспечивают достижение целей управления персоналом, а точный план внедрения информационной системы управления персоналом позволяет существенно поддержать стратегию управления персоналом в компании для достижения определенных ключевых показателей эффективности.
Управление человеческими ресурсами-это невероятно сложная область, которая включает в себя множество процессов. И часто бывает так, что HR-специалисты тратят слишком много своего драгоценного времени на обыденную, монотонную деятельность вместо того, чтобы сосредоточиться на более серьезных вопросах.
Внедрение технологии в рабочий процесс освобождает специалистов от большого объема рутинной работы. Автоматизация процессов исключает бумажную работу, ускоряет выполнение многих задач, а также способствует более эффективной работе с персоналом.
Развитие технологий означает, что компании могут использовать самые последние инновации, такие как машинное обучение для просмотра резюме и дополненной реальности для внедрения новых сотрудников.
Однако важно помнить, что вся сфера невозможна без людей. Многое зависит от эмпатии и опыта HR-специалиста, но внедрение технологий позволяет значительно повысить качество работы одного специалиста.
Некоторое время назад специалисты по персоналу боролись с бесконечными телефонными звонками, электронной почтой и бумажной работой. Они должны были держать в уме десятки процессов и задач. Сейчас существуют сотни доступных HR-инструментов, которые разработаны специально для облегчения и оптимизации работы HR-специалистов.
Особенности программного обеспечения HR включают в себя:
Оптимизация рабочих процессов;
Организация и управление данными сотрудников;
Создание детальных записей сотрудников;
Социальное сотрудничество;
Управление заработной платой, отпуском и бонусами [3].
Переход на цифровую рабочую среду позволяет современным HR-специалистам быстрее выполнять определенные задачи и, соответственно, уделять больше внимания таким вопросам, как удовлетворенность сотрудников, оптимизация процессов подбора персонала, мотивацию сотрудников и др.
Одной из основных обязанностей HR-специалиста является поиск и подбор специалистов, которые необходимы компании на данный момент. Это существенно изменило подход к этим процессам.
Во-первых, Интернет предоставил HR-специалистам возможность осуществлять поиск кандидатов по всему миру. Внештатные работники теперь стали обычным делом, и сотрудничество с фрилансерами может быть даже более выгодным, чем наем собственной команды. Существует множество преимуществ работы с фрилансерами: гибкость, доступные цены, определенный набор навыков и многое другое. Таким образом, специалисты по персоналу могут заполнить пробел, которого не хватает их внутренней команде, и найти идеального кандидата в любой точке мира.
Во-вторых, HR-специалисты могут использовать продвинутые инструменты (т. е. искусственный интеллект) для просмотра резюме и обращать внимание только на те профили, которые строго соответствуют требованиям. Это значительно ускоряет процесс поиска и помогает найти наиболее подходящих кандидатов.
Наконец, HR-специалисты теперь имеют доступ к различным онлайн-платформам, где они могут найти кандидатов. Наличие таких ресурсов расширяет кадровый резерв и предоставляет специалистам по персоналу новые возможности в плане поиска кандидатов.
Брендирование компании является важным фактором привлечения и удержания сотрудников. Тщательный брендинг и дизайн сайта, присутствие на крупных площадках и онлайн - коммуникация - все эти факторы способствуют прямому взаимодействию между кандидатом или сотрудником и компанией.
Социальные медиа также играют огромную роль в брендинге компании. Социальные платформы стали ключевым источником информации, и кандидаты, скорее всего, будут искать компанию на LinkedIn, чем через традиционные источники. Следовательно, компании должны рассмотреть, какой образ они хотели бы построить и какие ценности и сообщения они хотят передать пользователям.
Наконец, нельзя забывать о мобильных бизнес-приложениях. Мобильное приложение-это удивительный способ перепроектировать бренд компании в соответствии с требованиями и интересами целевой аудитории, а также добавить ему интерактивность. Он значительно расширил не только кадровый резерв, но и то, как HR-специалисты могут достичь лучших талантов и продвигать компанию в интернете.
Наконец, Информационные технологии предоставили специалистам по персоналу доступ к сложной аналитике, выводя их работу на новый уровень.
Ранее HR-специалистам приходилось полагаться на догадки и интуицию при оценке сотрудников, их уровня мотивации и удовлетворенности, а также эффективности HR-процессов. Теперь они могут полагаться на данные и видеть все процессы и результаты работы, отраженные в цифрах.
С помощью аналитики специалисты по управлению персоналом могут отслеживать путь кандидата и видеть, в какой момент большинство людей отклоняют (или принимают) предложение, сколько людей участвуют в процессах, какой процент сотрудников открывает свои электронные письма и многие другие важные события.
Обзор информационных технологий для управления персоналом.
Таким образом, специалисты по управлению персоналом могут принимать решения на основе данных и использовать прошлый опыт в качестве основы для перепроектирования и оптимизации текущих процессов.
В последнее время происходят интенсивные изменения во всех областях, где используются человеческие ресурсы