Информационные технологии в автоматизации офиса

Введение

Сразу следует отметить тот факт, что автоматизация на предприятиях началась уже давно: сначала автоматизация была в производстве, а в дальнейшем постепенно получила свое развитие на предприятиях. Динамичное развитие целого ряда инновационных средств автоматизации офисных технологий вызвало интерес у управляющих компаний, которые нашли в ней хорошую возможность оптимизировать работу офиса и повысить эффективность трудовой деятельности.
Необходимо отметить то, что автоматизация офиса вовсе не разрушает уже имеющуюся на предприятии традиционную систему коммуникации рабочего персонала, она просто дополняет ее, позволяет им в совместной работе обеспечивать своевременное и точное обеспечение информацией сотрудников предприятия.
Под информационной технологией автоматизации офиса необходимо понимать организацию и поддержку коммуникаций как внутри самой организации, так и за ее пределами, на технологической основе современных средств передачи и работы с необходимой информацией.
В настоящее время офисные автоматизированные информационные технологии повсеместно используются управляющими разного уровня, а другими специалистами в своей профессиональной деятельности, так как они дают возможность увеличения производительность труда на конкретном предприятии, а также помогают вовремя разобраться с большим объемом необходимой работы.
В практической деятельности современные информационные технологии дают возможность включать в состав создаваемого документа, объекты мультимедиа. Благодаря системам автоматизированного проектирования (САПР) можно достаточно легко набросать схему или разработать чертеж.
Возможность использования электронных таблиц в табличном процессоре делает более наглядными процессы построения графиков и диаграмм, а также проведения исследования моделей различных процессов.
Современному человеку, а в особенности офисному работнику организации необходимо хорошо овладеть коммуникативной культурой, то есть теоретическими знаниями и практическими умениями составлять и отправлять другим людям электронные письма, вовремя находить всю необходимую информацию во всемирной сети Интернет и внутренней сети предприятия (так называемой Интранет), а также создавать и поддерживать работу с базами данных, а также делать множество других вещей.[5]
Целью в данной работе является рассмотрение информационных технологии по автоматизации офиса.
Задачами в данной работы являются: во-первых, определение сущности автоматизации офиса, во-вторых, изучение компонентов автоматизированного офиса, а в-третьих, рассмотрение облачных технологий в автоматизации офиса.


I СУЩНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА

Автоматизация офиса. Под автоматизацией офиса необходимо понимать комплексную автоматизацию деятельности для всех офисных подразделений, например таких как: кадровая и канцелярская служба, бухгалтерия, секретариат, маркетинговый отдел, экономический отдел, а также другие отделы. Целью автоматизации офиса является повышение эффективности управления на конкретном предприятии и обеспечение согласованности и бесперебойности работы каждой офисной службы.
На сегодняшний день автоматизация офиса подразумевает под собой оснащение офиса предприятия всевозможной компьютерной техникой и различным коммуникационным оборудованием, различными средствами для связи, а также разнообразной оргтехникой.
Этапы по автоматизации офиса предприятия:
после выполненного анализа имеющихся потребностей всех отделов создается структура информационной интегрированной сети, осуществляется выбор необходимого оборудования и создается проект сети;
приобретается все требуемое оборудование и необходимое программное обеспечение;
производится монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы;
производится установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания.
Основой для автоматизации является единое информационное пространство, которое представляет собой универсальную базу данных, которая может хранить в себе оперативную и накопленную информацию о деятельности всего предприятия, а в частности, данные о сотрудниках, продукции и услугах, информацию о партнерах, конкурентах, клиентах и так далее.
Необходимо рассмотреть работу самых распространенных типовых решений, которые предназначены с целью осуществления автоматизации различных видов офисной деятельности.
Типовыми решениями для автоматизации офисной деятельности являются следующие системы:
система электронного оборота документов;
система учета кадров;
система автоматизации бухгалтерского учета;
система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами.[4]
Характеристика и назначение автоматизации офиса. К офисным задачам принято относит следующий ряд задач: делопроизводство, управление, контроль над осуществлением управления, формирование отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, информационный обмен, идущий между офисными отделами, информационный обмен между офисами предприятия, а также информационный обмен, происходящий между предприятиями.
Стандартные процедуры, которые выполняются в указанных выше задачах:
Во-первых, обработка входящей и исходящей информации: чтение и ответы на получаемые письма, составление отчетов, написание циркуляров и остальной документации, которая может содержать графику разного рода;
Во-вторых, сбор и дальнейший анализ имеющихся в наличии данных: отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора;
В-третьих, хранение уже поступившей информации: оперативный доступ к имеющейся информации и поиск нужных данных.


Все это требует строгого исполнения трех следующих условий:
вся работа между исполнителями должна быть четко скоординированной;
движение документов должно быть максимальным образом оптимизировано (при наличии такой возможности);
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках конкретного предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис на сегодняшний день необходим для управляющих любого уровня на предприятии, во-первых, потому что он способен поддерживать внутрифирменную связь офисного персонала, а во-вторых, потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса состоит в организации и в поддержке коммуникационных процессов как внутри организации, так и с ее внешней средой на базе компьютерных сетей и остальных современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управляющими, разного рода специалистами, а также секретарями и служащими контор, притом, что они особенно эффективны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда как отдельных сотрудников и подразделений, так и всей фирмы в целом.
Впрочем, данное преимущество является вторичным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента необходимого для разрешения имеющихся проблем.
Улучшение принимаемых управляющими решений в результате их более совершенной коммуникации способно стимулировать экономический рост предприятия.

Основные компоненты автоматизированного офиса есть на рисунке 1.

Рисунок 1 - Основные компоненты автоматизированного офиса

На сегодня существует десятки программных продуктов, как для компьютерной техники, так и для специальной цифровой техники, которые обеспечивают технологию автоматизации офиса, среди которых:
текстовый и табличный процессор;
электронная почта;
электронный календарь;
аудиопочта;
компьютерные и телеконференции;
видеотекст;
хранение изображений;
специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля над исполнением данных приказов и так далее.
Автоматизация офисной деятельности осуществляется на базе организованного программно-аппаратного комплекса, который принято называть электронным офисом

. Подобный электронный офис представляет необходим для обработки документации и используется для автоматизации работы пользователей в системах управления.


II компоненты автоматизированного офиса

Текстовый процессор. Текстовый процессор — это программа, предназначенная для создания, редактирования и просмотра текстового документа в интерактивном режиме, обладающая при этом широкими возможностями для оформления и создания макета для дальнейшего вывода документа на печать. Одними из наиболее популярных на сегодня можно считать следующие текстовые процессоры: Microsoft Word; OpenOffice.org Writer; LibreOffice Writer
Подготавливая на компьютере различные документы, делая отчеты и другую работу, наиболее удобно использование текстовых процессоров, которые занимают промежуточное положение между самыми простыми текстовыми редакторами и сложными издательскими системами.[1]
Характерной особенностью текстовых процессоров является возможность обработки файлов различного типа, и переводить их в разные форматы, в частности и в обычные текстовые файлы.
С целью полноценного использования текстового процессора, его следует установить на компьютер или на цифровое устройство и рекомендуется пользоваться многочисленными учебными пособиями по его применению.[2]
Табличные процессоры способствуют выполнению множества различных операций над данными, которые представлены в табличной форме.[5]
Табличный процессор, равно как и вышеописанный текстовый процессор, представляет собой базовую составляющую информационной культуры каждого сотрудника и автоматизированной офисной технологии в целом. Не имея необходимого теоретического знания самых основ технологии работы в табличном процессоре, будет нельзя полноценно использовать компьютерную технику в трудовой деятельности.
Благодаря функциям практически всех современных табличных процессоров возможны многочисленные операции над данными, которые представлены в табличной форме. Объединив данные операции по ряду общих признаков, можно обозначить многочисленные и применяемые группы технологических операций:
ввод данных, как из внешних устройств (с клавиатуры), так и из баз данных;
обработка данных;
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, в частности прямо в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
разноплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
осуществление инженерных, финансовых, а также статистических расчетов;
осуществление математического моделирования, а также проведения ряда остальных вспомогательных операций.[3]
Электронная почта. Электронная почта, будучи основана на сетевом взаимодействии компьютерной техники, дает возможность получать, сохранять и отправлять сообщения по сети Интернет.[5]
В данном случае прослеживается только однонаправленная связь. Подобное ограничение, не отличается важностью, так как в половине случаев служебные телефонные переговоры имеют цель в получении информации.
С целью обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно отправлять и принимать сообщения по электронной почте или использовать какой-либо другой способ коммуникации. Электронная почта может предоставлять для пользователя разные возможности в зависимости от применяемого им программного обеспечения. Чтобы отправляемое по электронной почте сообщение стало доступно для всех пользователей, нужно просто указать их при однократной отправке.
В том случае, когда фирма использует электронную почту, то для этого необходимо разворачивание собственной локально-вычислительной сети, которая и реализует на практике функцию электронной почты, а также приобретение (или использования некоммерческого) программного обеспечения. Сервис по работе электронной почты предоставляется специальными организациями-провайдерами за определенную абонентскую плату с выделением домена, или безвозмездной основе, если без его выделения.[3]
Аудиопочта. Принцип аудиопочты во многом является схожим с работой вышеуказанной электронной почты. Аудиопочта необходима с целью передачи голосовых сообщений. Одним отличием от электронной почты является то, что сообщение передается посредством использования телефонной связи. [5]
Система функционирования аудиопочты включает в себя, во-первых, специальное устройство, которое необходимо с целью преобразования аудиосигнала в цифровой код и наоборот, а также компьютерное устройство с целью хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочту можно также реализовывать в локальной сети предприятия.
Почта с целью передачи аудиосообщений может с успехом использоваться для группового разрешения имеющихся проблем. Для этой цели отправляющий сообщение должен дополнительно отметить список тех лиц, которым отправляемое сообщение и было предназначено. Система станет периодически совершать обзвон всех отмеченных в списке сотрудников для передачи им аудиосообщения.
Основным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то ее качество, что она является более простой, и при работе с ней пользователям не нужно вводить данные на клавиатуре.[3]
Электронный календарь. Электронный календарь является еще одной хорошей возможностью использовать сетевой вариант компьютера с целью хранения и управления рабочего расписания.
Применение электронного календаря особо эффективно и необходимо для управляющих высокого уровня управления, трудовая деятельность которых может быть расписана на месяцы (и даже годы) вперед.[5]
Управляющий (или самостоятельно или через секретаря) определяет дату и время проведения встречи или иного мероприятия, может просмотреть созданное расписание, и может вносить изменения и корректировки при помощи клавиатуры и других средств для осуществления ввода.
Техническое и программное обеспечение электронного календаря в полном объеме соответствует аналогичным компонентам, которыми обладает электронная почта. Вместе с тем, программное обеспечение электронного календаря зачастую представляет собой составную часть программного обеспечения электронной почты.
Опционально система дополнительно имеет возможность в получении доступа и к электронным календарям других управляющих. Она способная автоматически согласовать время проведения встреч с их собственными расписаниями. Можно отметить, что применение электронного календаря является особо эффективным для управляющих высокого уровня управления, дни которых расписаны далеко вперед.[3]
Факсимильная связь. Данная связь основывается на использовании факсимильного аппарата, который способен читать документ на одном конце коммуникационного канала, а воспроизводить изображение данного документа на другом конце коммуникационного канала.
Факсимильная связь ускоряет принятие управленческих решений и разнообразных задач за счет достаточно быстрой и простой рассылки документов участникам группы, которая решает задачу, вне зависимости территориального положения.[3]
Базы данных. Базы данных представляет собой обязательный компонент для автоматизированной технологии