Информационное обеспечение в компании

Введение
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию необходима соответствующая система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как качественная информационная поддержка является не только залогом успеха и конкурентоспособности компании, но и иногда выступает средством выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационная поддержка управления - это связь информации с системами управления предприятием и процессом управления в целом. Это можно рассматривать не только как единое целое, охватывающее все функции управления, но и для отдельных функциональных управленческих работ, например, прогнозирование и планирование, учет и анализ. Это позволяет выделить конкретные моменты, присущие информационной поддержке функционального управления, в то же время раскрывая его общие свойства, что дает возможность направлять исследования вглубь.
В современных условиях управление информацией стало важной областью, которая заключается в сборе и обработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о позиции и деятельности фирмы на высшем уровне управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на основе современной электронной компьютерной техники и других технических средств связи.
1. Понятие и роль информационного обеспечения деятельности предприятия
Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
От улучшения информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Экономия средств, которая может быть достигнута за счет сокращения:
- фонд оплаты труда;
- стоимость программного обеспечения;
- коммунальные услуги;
- почтовые расходы;
- затраты на перераспределение;
- затраты на обработку контракта;
2) Устранение возможных будущих расходов:
- сдерживание будущего роста;
- сокращение обработки данных;
- снижение затрат на техническое обслуживание.
3) Потенциальные нематериальные выгоды:
- лучшая информация;
- улучшенная и быстрая обработка;
- увеличение производительности;
- использование программного обеспечения;
- новые производственные мощности;
- более уверенные решения;
- снижение преступности;
- расширенный мониторинг.
Понятие информации довольно лаконично и широко распространено в наши дни. Сам термин информация происходит от латинского слова, объяснение, осведомленность, представление.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, которая содержит новые научные знания, информацию об изобретениях, технических новинках их фирм и фирм-конкурентов. Это постоянно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которых обеспечивает высокий уровень конкурентоспособности фирмы.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются: 
1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума. 
2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Применение информационной технологии, которой является PR, нуждается в информационном обеспечении. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла.
Современные информационные технологии
Высокие требования к ИС и ИТ в корпоративном управлении с точки зрения их функционального содержания и технологического исполнения предполагают обязательное участие руководителя организации в процессах их создания, внедрения, совершенствования и эксплуатации.
Использование ИС и ИТ в корпоративном управлении любой организации направлено на решение следующих задач:
1

. Структура ИС и ИТ, их функциональное назначение должны соответствовать целям организации. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес, получающий максимальную выгоду; на государственном предприятии - решение экономических и социальных проблем.
2. ИС и ИТ в корпоративном управлении должны контролироваться людьми, которые понимают их цели, задачи и задачи и используются в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3. Производство достоверной, надежной, систематизированной и своевременной информации.
Таким образом, для эффективной работы ИС и ИТ в корпоративном управлении необходимо сначала понять и выстроить структуру, функции и политики организации, цели управления и принятия решений, возможности применяемой технологии. ИС и ИТ в корпоративном управлении являются частью организации, а ключевыми элементами любой организации являются ее структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, корпоративная культура.
Изменения в одном компоненте неизбежно вызывают изменения в другом. В прошлом для связывания таких изменений требовались месяцы и годы, что приводило к серьезным кризисным явлениям. Развитые корпоративные ИС и ИТ делают процесс изменений и согласования плавным и эффективным.
Внедрение ИС и ИТ в корпоративное управление может привести к организационным изменениям различной степени: от минимальных до далеко идущих. Это зависит от степени решимости и настойчивости высшего руководства организации довести начатые преобразования до логического завершения.
Организации имеют разные уровни управления, для которых необходимы четко определенные виды информационной поддержки. В связи с этим использование ИС и ИТ в корпоративном управлении является одним из наиболее спорных вопросов внутри компании. Руководство предприятия, понимая, что такие проблемы существуют, часто отказывается их решать, поскольку не чувствует себя достаточно компетентным. Решения в лучшем случае возлагаются на руководителей информационных служб или специализированных внешних организаций, которые не заинтересованы в быстром решении информационных проблем заказчика.
Экономические риски, связанные с использованием ИС и ИТ в корпоративном управлении, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс.
В последнее время топ-менеджмент стал более внимательным к ИС и ИТ в корпоративном управлении. Именно от них должны исходить решительные инициативы по изменению ситуации в этой области. Развитие информатизации бизнеса показало, что ИС и ИТ в корпоративном управлении и организациях влияют друг на друга. Информационные технологии и информационные системы на их основе должны быть полностью интегрированы в деятельность организации. С другой стороны, организация должна постоянно ощущать поддержку ИТ и ИС и не только открывать новые возможности, но и развивать их, чтобы извлекать выгоду из новых технологий.
Взаимодействие между ИС и ИТ в корпоративном управлении является сложным вопросом. На него влияет большое количество факторов, включая структуру бизнеса, организационную и функциональную организацию, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, управленческий опыт и знания, внутренние технологические процессы и внешнюю среду. Менеджеры должны постоянно учитывать эти факторы, чтобы успешно внедрять и использовать новые ИТ и ИС или управлять существующими системами.
Любая организация - это сложный организм, состоящий из большого количества разнородных объектов и процессов со своими собственными органами управления. Для координации функционирования всей организации необходима единая многоуровневая система управления. В практике управления принято различать три основных уровня управления: стратегический, тактический, операционный и функциональный. Каждый из них характеризуется своим набором функций, уровнем компетентности и ответственности и нуждается в соответствующей информационной поддержке.
Для небольших организаций можно ограничиться одним или несколькими специалистами, занимающимися информационной работой