Функциональные обязанности службы персонала (подбор персонала, расстановка, обучение, аттестация).

Введение

Индустрия гостеприимства уверенно выходит в число наиболее прибыльных отраслей российской экономики. Среди мер по совершенствованию сервиса в гостиницах необходимо рассматривать строительство новых и модернизацию старых гостиниц, расширение спектра услуг, улучшение качества обслуживания посетителей.
В последнее время управление персоналом приобретает особое значение ввиду того, что современные отели, которые активно действуют в постоянно меняющейся среде, ориентированы на высокое качество услуг, все в большей степени зависят от человеческого фактора. Преуспевающие гостиницы вкладывают большие финансовые средства в развитие трудовых ресурсов, рассматривая их не как издержки, а как свои активы. Именно человеческий капитал обеспечивает конкурентоспособность и экономическую результативность предприятий сферы гостеприимства.
В настоящий момент наличие профессионального кадрового ядра становится преимуществом любого отеля, любой гостиницы, т.к. приспособиться к переменам в рыночной среде может лишь творческий, ориентированный на развитие персонал. В свою очередь, это обстоятельство резко повышает требования ко всей кадровой работе в гостиницах. Руководителям предприятий гостеприимства необходимо гибко переходить от сложившихся профессиональных стереотипов – администратора и управленца, к принципиально новым ролям – стратега и предпринимателя.
Ориентация на управление человеческими ресурсами меняет задачи, функции и структуру службы управления предприятия. Важнейшими функциями управления персоналом в связи с возросшей ролью человеческого фактора становятся его развитие, а не просто приведение численного состава работников в соответствие с наличием рабочих мест; формирование внутренней мотивации и корпоративной культуры, которая может стать сильным мотивирующим фактором.
Важнейшей базовой предпосылкой обеспечения слаженной работы всего сервисного процесса является формирование и развитие коллектива, способного наилучшим образом выполнять свою работу и создавать в отеле атмосферу гостеприимства.
Важная роль в управлении персоналом гостиницы отводится службе управления персоналом. От того, насколько велик профессионализм работников данной службы, как он использует свои знания в управлении персоналом, зависит работа и развитие гостиницы в целом.
Целью реферата является изучение функций службы управления персоналом в гостиницах.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи реферата:
- рассмотреть понятие, роль и значение службы управления персоналом на современном этапе развития управленческого менеджмента;
- изучить функции службы персонала в отелях.
Теоретической основой исследования являются труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, рассматривающих вопросы управления персоналом и функции служб управления персоналом. В частности, были изучены труды таких ученых и специалистов как: Н.А. Зайцевой, В.В. Иванова, А.Я. Кибанова, В.М. Масловой, Е.И. Макриновой, Р.Г. Мумладзе, М.В. Полевой и др.
Структура реферата определяется поставленными целью и задачами и в соответствии с этим состоит из введения, двух разделов, глав,  заключения, списка использованных источников.


1. Служба управления персоналом в гостиничных предприятиях: понятие, цель, задачи, функции

В системе управления персоналом гостиничной организации в качестве объекта и субъекта управления выступают люди или как принято их называть – персонал. Следовательно, систему управления персоналом необходимо рассматривать как социально-психологическую систему, которая учитывает специфику и закономерности человеческой психики.
Под персоналом понимается совокупность работников, которые объединены целями хозяйственной деятельности, технологией, средствами производства. Управление персоналом осуществляется путем последовательной реализации основных функций менеджмента: планирования, организации, мотивации и контроля[10, с. 7].
Управление персоналом есть целенаправленная деятельность руководящего состава организации, а также руководителей и специалистов структурных подразделений системы управления персоналом, которая включает в себя разработку концепции и стратегии кадровой политики, методов и принципов управления. Под системой работы с персоналом понимается совокупность принципов и методов управления кадрами рабочих и служащих в компании [4, с. 21].
Сотрудники службы персонала должны иметь квалификацию в сфере экономики труда, управления персоналом, трудового права, кадрового делопроизводства.
Нередко в службе персонала гостиницы (отеля) работают специалисты в сфере психологии, т.к. при отборе и оценке персонала, его обучении следует особое внимание уделять специфическим способностям и умению персонала работать с людьми.
Кроме качественных характеристик специалисты службы персонала важен ее количественный состав. Численность работников службы управления персонала (отдела кадров) зависит от общего числа всех работников гостиницы, сложности структуры персонала, стратегических задач отеля и т.д. Доля численности работников, которые приходятся на специалистов по управлению персоналом, обычно, составляет 0,7... 1,5% общего числа персонала[7, с. 29].
В крупных городах имеются примеры, когда единая служба персонала занимается кадровыми вопросами сразу нескольких гостиниц, которые находятся под общим управлением[9, с. 34].
Целями управления персоналом являются:
- повышение конкурентоспособности отеля (гостиницы);
- повышение эффективности производства и труда, в частности, достижение максимальной прибыли гостиницы;
- обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива гостиницы.
Успешное выполнение поставленных целей требует решения ряда задач (рисунок 1).

Рисунок 1 – Задачи управления персоналом гостиницы

Службой управления персоналом решаются вопросы по привлечению, отбору, ориентированию, обучению, расстановке, повышению квалификации работников отеля и оценки их трудовой деятельности. В состав данной службы входят руководители высшего звена, основных подразделений гостиницы и отдела кадров (или специалист по управлению кадрами). Кроме того, служба управления персоналом составляет перечень обязанностей кадров, осуществляет регулирование оплаты труда сотрудников и премиальных выплат, улаживает конфликты и обеспечивает выполнение действующего законодательства в области труда и охраны труда. В обязанности отдела кадров входит также ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.
Служба управления персоналом должна проводить такую кадровую политику, которая обеспечивала бы развитие организации, ориентированной на запросы клиента. Предметом большой озабоченности данной службы является стабильность кадрового состава, которая выражается в процентах.
Функции управления персоналом тесно связаны между собой и образуют в совокупности определенную систему работы с персоналом, где изменения, которые происходят в составе каждой из функций, вызывают необходимость корректировки всех других сопряженных функциональных задач и обязанностей. Так, к примеру, широкое распространение в мировой практике контрактной формы найма персонала привело к заметному изменению функциональных обязанностей [9, с. 28].
В практическом плане можно выделить следующие основные функции управления персоналом:
- прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер;
- анализ имеющегося кадрового потенциала гостиницы и планирование его развития с учетом перспективы;
- мотивация персонала гостиницы, оценка и обучение кадров, содействие адаптации работников к нововведениям, создание социально комфортных условий в коллективе, решения частных вопросов психологической совместимости работников и т.д.
Функции отдела управления персоналом гостиницы можно представить в виде схемы, изображенной на рисунке 2.

Рисунок 2 – Функции службы управления персоналов в отелях

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом отеля, познания механизма его функционирования, выбора оптимальных технологий и методов работы с людьми [10, с

. 10].
Далее рассмотрены более подробно некоторые основные функции службы управления персоналом в гостиницах.

2. Функциональные обязанности службы персонала гостиницы
2.1. Функции отбора, подбора и расстановки персонала
 
Подбор (отбор) и расстановка кадров является одной из главнейших функций управленческого цикла, которые выполняются руководящим составом организации. Подбором кадров занимаются все руководители – от руководителя структурного подразделения (например, старшей горничной, руководителя службы размещения и т.п.) до директора, подбор кадров сопровождается их расстановкой в соответствии с деловыми качествами работника. От качества подбора и расстановки кадров во многом зависит эффективность работы гостиницы.
Отбор персонала представляет собой оценку кандидатов (соискателей) на вакантное рабочее место и отбор лучших из резервов, созданного в ходе найма. Обычно при отборе кандидатов используется комплекс разных методов, которые направлены на всестороннюю оценку кандидатов.
При наборе персонала руководство предприятий размещения пользуется рядом критериев и принципов (рисунок 3).

Рисунок 3 – Принципы и критерии, используемые руководством предприятия при наборе кадров

Несмотря на структуризацию процесса отбора, руководству иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда поиск и отбор персонала заранее не планируется и осуществляется лишь в момент, когда руководитель сталкивается с необходимостью заполнения тех или иных вакансий. Потребность в персонале оценивается директором и основывается на изменении объема работ.
Процедура набора начинается с анализа имеющегося резерва из числа работников отеля (к примеру, имеются результаты тестирования горничных и оценки их профессиональных качеств, которые позволяют переместить работника на более высокую должность: горничная → старшая горничная → администратор и т.д.). Также размещается объявление о наличии вакантной должности в СМИ, кадровых агентствах, службах занятости населения. Отбор наиболее подходящих работников из потенциальных кандидатов осуществляется при помощи: собеседования; анкетирования; тестирования; запроса на предыдущее место работы.
Отбирается такой кандидат, который имеет наилучшую подготовку и квалификацию для занимаемой должности, при этом учитываются уровень образования, опыт, профессиональные навыки и личные качества.
В качестве источника поиска кандидатов в отеле могут быть использованы:
1. Продвижение по службе внутри отеля.
2. Перевод из отдела в отдел.
3. Назначение топ-менеджеров из специального резерва руководителей.
4. По рекомендациям работников.
5. Объявления в СМИ.
6. Выпускники и студенты старших курсов колледжей и университетов туристского профиля.
7. Государственная служба занятости.
8. Частные агентства по подбору персонала[11, с. 83].
Традиционно источники найма персонала делят на внешние и внутренние (кандидаты с самого отеля). Оба источника имеют, как преимущества, так и недостатки (таблица 1).
Таблица 1 – Сравнительный анализ источников найма персонала

Многими специалистами советуют применять одновременно несколько источников:
1) всегда искать претендентов внутри отеля;
2) использовать не менее 2-х внешних источников.
Определение процедуры отбора позволяет уточнить основные механизмы оценки кандидатов, а также выделить ключевые позиции сравнения претендентов.
Первичный отбор начинается с анализа списка и документов кандидатов. Его цель – отсеять тех соискателей, кто не имеет минимального набора характеристик, которые необходимы для занятия вакантной должности.
Наиболее распространенными методами первичного отбора персонала являются: анализ анкетных данных, интервью, тестирование.
На следующей стадии отделом персонала проводится индивидуальное собеседование (интервью) с отобранными кандидатами. Это довольно ответственный этап, и потому многие отели уделяют ему особое внимание.
Широко распространены письменные рекомендации людей, которые знают кандидата по предыдущей работе, учебы, занятию спортом и т.д. Как правило, такие рекомендации содержат исключительно положительные отзывы.
Собеседование с руководителем структурного подразделения проводится с целью уточнения профессиональных качеств кандидата и оценки того, насколько могут сочетаться претендент и коллектив гостиницы, отдела. Кроме того, линейный руководитель предоставляет кандидату подробную информацию о структурном подразделении, вакантной должности и должностных обязанностей, специфике работы отеля и работы с постояльцами.
После интервью следующей стадией, как показывает практика последних лет, кандидат предлагается пройти тестирование (к примеру, на стрессоустойчивость, знание основ и специфики работы предприятий гостеприимства и пр.).
После собеседования принимается решение о приеме на работу того или иного кандидата.
После того, как прием нового работника состоялся, он принимается на работу. На данном этапе работнику может устанавливаться испытательный срок до 3-х месяцев (ст. 70 Трудового кодекса РФ[1]).
Механизм оценки результатов прохождения испытательного срока следует четко определять и доводить до сведения кандидата. Если последний не справился со своими обязанностями, то он считается не прошедшим испытательный срок и с ним трудовой договор не продлевается.
Заключение трудового договора является завершающей стадией процесса подбора персонала.
Трудовой договор в соответствии с действующим трудовым законодательством заключается в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (служба персонала отеля).

2.2. Функции по обучению персонала

Для поддержания высокой производительности труда персонала и отдельных работников гостиницы службой управления персонала реализуются функции по обучению персонала. Для того, чтобы программы обучения были эффективны службе управления персоналом совместно с высшим руководством гостиницы ежегодно разрабатывается план повышения квалификации и обучения персонала. Кроме того, в отелях развита система обучения персонала, который только приступил к работе (например, младшая горничная, помощник администратора отеля и т.п).
С момента прихода нового сотрудника на работу, как правило, проводится его ориентация – ознакомительное занятие, которое помогает ему понять основные принципы взаимодействия отделов отеля и работников его подразделений. На первое время к нему может быть приставлен наставник (более опытный и квалифицированный сотрудник гостиницы).
Заботясь о высокой производительности труда, организация должна уделять внимание повышению компетентности своих трудовых ресурсов, для чего необходимы разработка специальных учебных программ, обучение и переподготовка работников.
 Обучение может проводиться с отрывом и без отрыва от производства. С отрывом от производства обучают иностранным языкам, технике общения с клиентами, проводят стажировки в других отелях.
На сегодня профессиональное обучение сотрудников стало одной из основных задач эффективного управления персоналом во многих крупных гостиницах и гостиничных цепях. Комплексный непрерывный подход к обучению персонала формируется на основе потребностей развития, а также необходимости выполнения сотрудниками своих текущих должностных обязанностей. Специфика работы сотрудников отеля определяет необходимость знания ими традиций, культуры и поведения потребителей, а также тенденций развития мирового гостиничного рынка. Персонал сегодня становится важнейшим ресурсом гостиницы, которым нужно грамотно управлять.
В качестве одного из современных подходов к подготовке служащих отеля выступает концепция непрерывного обучения посредством создания учебно-тренингового центра на базе отеля