Функции, средства и структура общения

Введение

Данная работа посвящена изучению особенностей и функций коммуникационного менеджмента в формировании корпоративной культуры.
Процесс коммуникации является неотъемлемой частью ведения любого бизнеса. Коммуникация реализуется между сотрудниками, между руководством и подчиненными, между представителями компании и клиентами, партнерами, собственниками бизнеса и т.д.
Актуальность проблемы обусловлена высокой ролью, которую играет процесс коммуникации в современной высоко конкурентной экономике. В рыночной экономике навыки эффективной коммуникации превращаются в дополнительное конкурентное преимущество компании.
Проблема коммуникации широко изучена в лингвистике и теории речевых актов (Серль, Остин, Грайс, Арутюнова, Бондарко, Стернин, Степанов, ван Дейк и др.). Однако вопросы деловой коммуникации разрабатываются в современном менеджменте еще очень активно, и постоянно вырабатываются новые принципы и решения.
Цель работы - рассмотреть особенности функции, средства и структуру общения.
Цель достигается путем последовательного решения следующих задач:
рассмотреть понятие и сущность коммуникаций в управлении;
отметить особенности форм делового общения.
Предмет исследования – особенности и общение в менеджменте.
Методы исследования – сравнения, аналитический, анализа научной литературы.
Теоретической и методологической базой данной работы являются труды отечественных и зарубежных авторов по вопросам построения эффективной коммуникации в организации.

1 Понятие и сущность коммуникаций в управлении

Понятие коммуникации является весьма широким. Рассмотрение этого понятия носит интердисциплинарный характер. Иными словами, изучением вопросов и проблем коммуникации занято множество областей научного знания. Морозова О.Н. и Базылева О.А. дают неполный список научных областей, заинтересованных в проблемах коммуникации: лингвистика, биология, физика, электроника. При этом широкое определение коммуникации звучит следующим образом: «Обмен информацией между индивидами/пунктами/доменами посредством общей системы символов». В деятельностном подходе, на который опирается и менеджмент, коммуникация рассматривается как «совместная деятельности коммуникантов, в ходе которой вырабатывается общий взгляд на вещи и действия с ними». Полным синонимом слова коммуникация в таком значении (когда в коммуникации принимают участие люди) выступает слово общение [9, с.177].
В настоящее время для успеха в трудовой деятельности работников в организации огромное значение имеют межличностные коммуникации. Здесь наблюдается одна из сложных проблем. Как известно, во всех сферах деятельности человека важно общение. Все мы обмениваемся информацией друг с другом, и чем эффективней происходит этот процесс, тем больше открывается возможностей для продуктивной работы [9, с.162].
Прежде всего, от умения общаться с работниками зависит будущее организации, а вместе с ними и будущее каждого отдельно взятого работника. Главная проблема межличностной коммуникации заключается в несовершенстве, непонимании между народами, культурами и конфессиями [В ходе этого возникает в организации плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности работников и. т.д. Всё это может привести к постепенному регрессу организации и, в конечном итоге, банкротству [1].
Межличностные коммуникации являются средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели.
Известно, что от 50 до 90 % работники расходуют своё время на коммуникацию. Однако одной из преград, связанных с восприятием в межличностной коммуникации, является то, что люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному, в зависимости от накопленного опыта. Поэтому в настоящее время, с одной стороны, всё больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества в тех ситуациях, где чаще всего возникает конфликтность. С другой, - прослеживается там, где взаимодействие культур порождает необходимость переоценки собственной культурной идентичности, адекватного восприятия культурных различий и трансформации мировоззрения [11 с. 26].
Различия между носителями разных культур приводят очень часто к трудностям общения в коллективе. Это связано с разницей в обычаях, нравах, ожиданиях, ценностных представлениях, свойственных каждому человеку; становится значимым только в процессе коммуникации. Кроме того, традиции не только не исключают усовершенствования, полученного членами коллектива социального опыта, но и являются необходимой предпосылкой для дальнейшего развития [7, с.106].
Действительно, традиции, которые в качестве переменных, будучи включенными в более сложную регулятивную систему, какой является организационная культура, основываясь на ценностных ориентациях («моделях должного»), формируют и регулируют межличностное взаимодействие в организации, обеспечивая его эффективность

.

2 Особенности форм делового общения

Общение в рамках предприятия делят на неформальное и деловое, внутреннее и внешнее. К неформальной коммуникации относят бытовое и светское общение.
Любая организация имеет внешнее окружение, к изменениям которого вынуждена постоянно адаптироваться. В силу этого имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой, а именно: [5, с.56]
осуществление программ продвижения услуг и товаров;
информирование и консультирование потребителей, клиентов;
взаимодействие с государственными органами;
сотрудничество с другими организациями;
создание узнаваемого имиджа и поддержание высокой деловой репутации путем публикации в СМИ информации о достоинствах организации, ее товаров или услуг;
проведение благотворительных акций;
создание интернет-сайта;
проведение симпозиумов, конференций, в том числе и международных;
общение служащих организации с друзьями, знакомыми, родственниками [9, с.67].
Внутренние коммуникации — это любой процесс коммуникации, возникающий внутри организации. Они также могут выражаться в любой форме: могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми. Одной из основных задач любой организации является налаживание эффективной системы внутренних коммуникаций всех направлений – сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников.
Именно эффективные внутренние коммуникации помогают сотрудникам понять корпоративную культуру, цели и ценности. Решения принятые руководством относительно всех отделов, должны знать все без исключения сотрудники. Особую роль хорошие внутренние коммуникации играют в период кризиса, когда необходимо, чтобы все работники не просто выполняли приказы сверху и действовали по инструкции, но могли действовать и самостоятельно, имея в виду общую ситуацию и выгоду всей фирмы. Внутренняя коммуникация связывает все отделы компании воедино, через все уровни, и формирует чувство общности.
Существует несколько видов коммуникаций внутри организации: [4, с.4]
Межуровневые коммуникации — движение информации в рамках вертикальной коммуникации. Такие коммуникации делятся, в свою очередь, на два вида нисходящие – поступающие от руководства подчиненным (приказы, распоряжения) и восходящими – отчеты, предложения, объяснительные.
Горизонтальными коммуникациями называют взаимодействие между отделами. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Приоритетной задачей для руководства, в связи с этим достижение эффективных коммуникаций, для совместной работы всех отделов и продвижения организации в нужном направлении;
Коммуникации «руководитель — подчиненный». Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;
Помимо прямой и косвенной коммуникации выделяют ряд ее форм на основании задействованного канала связи коммуникантов. Представим формы делового общения на рисунке 1.


Рисунок 1. Формы делового общения [3, с.45]

Деловое общение реализуется в вербальной и невербальной форме. При этом вербальная форма подразумевает деление на устное и письменное общение. Невербальное же общение объединяет элементы экстра- и паралингвистики, кинестетики, такестетики, проксемики.
Деловая коммуникация может быть определена как «профессиональное взаимодействие между людьми с целью обмена информацией и совместной деятельности». Деловая коммуникация, как видно из представленного определения, является сложным многоплановым процессом контактов между людьми в служебной сфере. Участники коммуникативного процесса выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение конкретных целей и задач.
Рассмотрим деление деловых коммуникаций по способу информационного обмена.
1) Устное деловое общение
А) Диалогическое:
- дистанционный диалог;
- контактный «живой» диалог;
- пресс-конференция;
- совещание;
- дискуссия;
- интервью для телевидения, радио или печати;
- переговоры (разговор с целью нахождения единой точки зрения по какому-либо вопросу);
- деловая беседа (долговременный взаимообмен информацией с принятием итогового решения);
- деловой разговор (кратковременный взаимообмен информацией по конкретному вопросу).
Б) Монологическое:
- докладная речь;
- информационная речь;
- рекламная речь
- речь приветствия
2) Письменное деловое общение