Этапы деловой беседы и их особенности

Введение

Актуальность. На современном этапе развития общества тема делового общения приобретает особую актуальность, так как от грамотно выстроенного процесса коммуникации зачастую зависит успешность деятельности, осуществляемая индивидом. Умение вести деловые, умение понимать собеседника и правильно подбирать слова, принимать правильные и стандартные решения, пожалуй, является приоритетной задачей в деловом общении.
Умение вести диалог с собеседником правильным образом, является одним из важнейших фактором, который определяет шансы добиться успеха в бизнесе служебной или предпринимательской деятельности[9]. Доил Карнеги еще в 30-е годы 20 века отмечал, что успех того или иного человека в его финансовых делах, даже в технической сфере или в инженерном деле, процентов на 15 от его профессиональных знаний и процентов на 85 от его умения общаться с людьми [1].
Таким образом, многообразие проявлений современной действительности, потребность в постоянной адаптации к новым условиям
жизни, к новым технологиям современного производства, разностороннее взаимодействие с различного рода партнерами, понимание новых форм отношений, складывающихся между людьми во всем мире, поиск консенсусов для решения глобальных проблем – все это требует от индивида мудрого и гибкого поведения, высокой функциональной, профессиональной, информационной и, прежде всего, коммуникативной грамотности[7].
Неоспоримо, что каждый, кто стремиться добиться успехов в жизни, успешно продвигаться по карьерной лестнице, эффективно и грамотно общаться с людьми должен овладеть определенными знаниями и навыками в области межличностного и делового общения [12].
Проблема исследования: Исследованием различных сторон общения занимаются многие научные области: философия и психиатрия, психология и этология, социология и информатика. Каждая из них вкладывает в понятие «общение» свое содержание. В связи с чем, полагаем, что существуют трудности достижения единства в понимании данного феномена. С одной стороны общение связано с его повсеместностью, а с другой - попытки охватить всевозможные составляющие термина «общение» приводят к тому, что сам он расплывается, теряя свою уникальность. Важно отметить, что существует огромное множество трудов, монографий и эмпирических исследований по проблеме общения, но проблема делового общения в отечественной литературе остается практически неизученной.
Цель: описание этапов деловой беседы.
Задачи:
1.Осуществить теоритический обзор научной литературы по изучаемой проблематике;
2.Изучить понятие деловое общение как вид коммуникативного взаимодействия;
3.Описать этапы ведения деловой беседы и их особенности.
Структура работы: реферат состоит из введения, основной части и заключения. Во введении описывается актуальность темы, освещается проблема, формулируются цели и задачи. Основная часть направлена на описание и рассмотрение основных вопросов темы, в заключении сформулированы основные выводы.


1.Деловое общение как вид коммуникативного взаимодействия

Общение является одной из самых обсуждаемых проблем современности разных научных областей. С конца 60-х годов и по настоящее время этой тематике посвящены тысячи работ. Общение – это чрезвычайно широкое понятие. Оно подразумевает осознанную и неосознанную вербальную и невербальную связь, передачу и прием информации. Это сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека[2].
На сегодняшний день продуктивно организованный процесс коммуникативного взаимодействия призван обеспечить в жизнедеятельности реальный психологический контакт, который может возникнуть, например, между партнерами по бизнесу.
Существует много видов общения: деловое, ролевое, интимно-личностное и т.д.
Остановимся более подробно на деловом общении. Таким образом, деловое общение определяется как сложный, многоплановый процесс взаимодействия между людьми на основе обмена информацией в сфере профессиональной деятельности и бизнеса. Также деловое общение необходимо в сфере управленческой деятельности.
Характерной особенностью делового общения является его официальность или подчиненности установленным ограничениям, которые определяются множеством факторов: национальными и культурными традициями, профессиональными особенностями деятельности, требованиями организации, этическими принципами.
Общение как взаимодействие предполагает, что собеседники устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией с целью дальнейшей совместной деятельности.
Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов[6]:
- Установка контакта (знакомство)

. Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;
- Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;
- Обсуждение интересующей проблемы;
- Решение проблемы.
- Завершение контакта (выход из него).
Таким образом, деловое общение является важнейшей стороной морали профессионального поведения.


2. Этапы деловой беседы

Деловое общение в той или иной степени предполагает целенаправленное взаимодействие в рамках коллективной работы с целью получения определенного результата. Огромную важность представляет умение глубоко понимать.
Нельзя не согласиться с тем, что беседа является своеобразной психологической пьесой, которая включает в себя монологи и диалоги, тот или иной набор ролей, которые разыгрываются в контексте конкретного времени и ситуации. Деловая беседа является многофункциональной формой коммуникации, она проводится для:
обмена необходимой информацией, взаимного общения;
поддержания деловых контактов с партнерами во внешней среде;
введения в инновационные мероприятия и процессы;
поиска, выдвижения и проектной разработки новых идей;
контроля и координирования уже начатых мероприятий, акций;
выявления уровня мотивации и демотивации работников;
диагностики возможностей работника при найме, оценке, продвижении;
анализа и разрешения конфликтных ситуаций и пр.
Традиционно принято выделять несколько этапов делового общения.
Подготовительный этап;
Начало беседы;
Информирование присутствующих;
Аргументирование выдвигаемых мыслей;
Завершение беседы.
Таким образом, под деловой беседой понимают коммуникативное взаимодействие между людьми, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций и фирм для создания деловых отношений, решения деловых проблем или выработки оптимального способа решения.
Рассмотрим подробнее каждый из этапов деловой беседы.
2.1.Подготовительный этап беседы

Данный этап предполагает выбор места. Время, темы беседы. Например, это может быть отдельное помещение офисного типа или комната для гостей. Далее целесообразно составить предварительный образ собеседника на основе информации о служебном статусе, политического мировоззрения, отношении к окружающему социуму, социально-значимой деятельности и т.д. Важно отметить, что полученная информация может быть субъективной, поэтому не стоит на сто процентов принимать сведения всерьез.
Дальнейшим действием на этапе подготовки служит разработка плана и стратегии беседы, а так же специальных приемов ведения беседы. План включает в себя некую схему информационного поля, некий ориентир в информационном потоке. Однако насколько близко им руководствоваться определяется, исходя из важности беседы, количества ее участников, временных запасов, опыта проведения деловой беседы.
Не лишним будет составления предварительной вступительной речи, которая состоит из набора слов и фраз, формулировок, непонятных на первый взгляд. Далее, происходит репетиция беседы. Репетиция является очень важным элементом подготовительной части беседы, так как способствует закреплению и усвоению материала и отработке четкости речи.
В завершении отметим, что диалог с партнером лучше строить на небольших расстояниях друг от друга, прекрасным вариантом может послужить нахождение в креслах у журнальных столиков. Кресла (или стулья) должны быть одинаковой высоты, что подчеркивает равенство сторон. Участники должны иметь свободный доступ к письменным принадлежностям, бумаге для записей.
Таким образом, на подготовительном этапе закладываются основы восприятия собеседников, а после первой встречи формируется первичный образ о партнёре по общению, который вероятнее всего, изменится при более близком знакомстве.
2.2.Начало беседы

После того, как участники коммуникативного акта поприветствовали друг друга, можно говорить о начале беседы. Переход к теме беседы может быть как прямым, так и косвенным. Прямой переход предполагает начало беседы непосредственно с волнующей проблемы, не отвлекаясь на предысторию, вступление и т.д.
Так, начало беседы может предполагать краткий пересказ волнующего вопроса, что в большинстве своем, свойственно кратковременным малозначительным контактам между руководителем и подчиненным. Он может начинаться с постановки ряда проблемных вопросов, относящихся к теме беседы. Он может, наконец, отталкиваться от упомянутых в разговоре на общую тему фактов и событий, которые прямо или косвенно связаны с обсуждаемой проблематикой [8].
Далее, целесообразно описать основные задачи начала деловой беседы:
установление контакта с партнером по общению;
создание благоприятной рабочей обстановки;
привлечение внимания к деловой коммуникации.
Для успешной деловой беседы важным условием является лаконичность, не перегруженность информацией, четкое осознание целей беседы, именно поэтому на вступительную часть отводится до 10 – 15 % времени