Бизнес-процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией государственной фирмы: три основных документальных потока

Организация документооборота фирмы зависит от масштаба деятельности данной фирмы, ее функций, количества звеньев управления и объема документопотоков [1].
Рассмотрим подробнее этапы документооборота в небольшой государственной фирме и виды работ, выполняемые при обработке различных типов документов. Выделяют три основных документальных потока [2]: документопоток входящих документов (документы, поступившие извне: письма, соглашения, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции и т.д.); документопоток внутренних документов - из одного подразделения в другое, от управляющего звена к подчиненным структурам, от работников к руководителям (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и др.), документопоток исходящей корреспонденции, который направляется во внешнюю среду (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.).
Для решения задачи определен основной бизнес процесс организации делопроизводства государственной фирмы, используя выявленные целевые функции. Основное назначение данной фирмы заключается в том, чтобы обеспечивать осуществление документопотока. Контекстная диаграмма в данном случае является самым общим описанием системы (рис. 1).
Для контекстного процесса «Государственная фирма» определена необходимая информация: стандарты, электронные документы организации, программное обеспечение, сотрудники, делопроизводители, внешние электронные документы, бумажные документы.

Рис. 1 Контекстная диаграмма государственной фирмы
Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств для обработки данных в информационной системе. В состав комплекса входят компьютеры, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.
Разрабатываемая АС не должна требовать существенных технических ресурсов и должна быть предназначена для работы на персональном компьютере с характеристиками:
– процессор Intel Celeron 1300 или выше;
– оперативная память 512 Мб или больше;
– свободное пространство на жестком диске 10 Гб или больше;
– видеокарта 256 Мб или больше;
– клавиатура (PS2/USB);
– мышь (PS2/USB);
– монитор 17 дюймов или больше.
Для печати отчетов: один лазерный принтер.
В компании существует единая локальная сеть с администрированием, выделенным сервером и оговоренной корпоративной дисциплиной

. Рабочие места пользователей оснащены современными персональными компьютерами. Соответственно, есть технические возможности для внедрения информационной системы, обеспечивающей централизованное хранение данных, автоматизированную подготовку и передачу всех необходимых документов всем заинтересованным подразделениям.
Для внедрения в государственной фирме системы электронного документооборота предлагаются программные продукты «Megapolis. Документооборот» и «ДОК ПРОФ», имеющие необходимый опыт внедрения программных продуктов в государственных учреждениях. «Megapolis. Документооборот» является комплексным программным средством для создания систем управления документами и осуществления управления автоматизированными документационными процессами. Система обеспечивает автоматизацию всего жизненного цикла документов - от подготовки проектов к организации архивного хранения документов с обеспечением функций электронного архива и электронной цифровой подписи.
Система «ДОК ПРОФ» предназначена для автоматизации процессов документирования распорядительной и исполнительной деятельности, делопроизводства по обращениям граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива.
Основные организационные этапы внедрения системы электронного документооборота работы с входящей и исходящей корреспонденцией включают в себя:
Этап 1. Определение базовых процессов и процедур. Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.
Этап 2. Определение требований к процессам документооборота. На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.
Этап 3