Автоматизация бизнес-процессов бюджетных организаций

Введение
Управление бизнес-процессами затруднительная задача в современном менеджменте, поскольку включает в себя не только изменение организационной культуры, но иногда и новое построение системы управления, с учетом информационных технологий, меняющих структуру производства, рабочие позиции и обязанности управляющих.
Основное преимущество в управлении организацией с помощью бизнес-процессов состоит в том, что появляется видение всего происходящего в организации со всеми его преимуществами и недостатками. Нужно понимать, что бизнес-процессы и их результаты являются наиболее эффективным механизмом удовлетворения потребностей клиентов, и поэтому управление процессами позволяет оптимизировать производственную деятельность компании.
Ключевая задача модели автоматизации системы управления бизнес-процессами – это максимальное удовлетворение потребностей клиентов, а также снижение издержек на инфраструктуру предприятия. Кроме этого, чтобы оценить эффективность выполнения данной задачи используется система сбалансированных показателей, основным инструментом которой являются ключевые показатели эффективности (KPI). С их помощью можно проводить постоянную оценку бизнес-процессов, и вдобавок, исключить субъективный фактор анализа или оценки со стороны менеджмента. Последнее предполагает наличие менеджеров, которые не способны поддержать процесс внедрения информационных технология для управления бизнес-процессами. К тому же, существует риск наличия непрофессиональных действий со стороны руководства предприятия, что способно негативно повлиять на результативность бизнеса компании
Основы автоматизации бизнес - процессов
Под бизнес-процессом следует понимать некую совокупность действий (шагов, этапов, функций), которые осуществляются в определенном порядке для достижения конечных целей компании. Автоматизировав и стандартизировав эти действия, вы сможете наладить эффективную коммуникацию с клиентами и обеспечить непрерывный диалог между отделами вашей компании. И, как результат, сохранить клиентов и увеличить прибыль своего бизнеса. [6]
Предпосылки проведения аудита бизнес-процессов могут быть разные, например, новые стратегические цели компании (направления бизнеса), изменение структуры бизнеса (организационной структуры, зон ответственности), изменение внешней среды, рост конкуренции и требований клиентов. Следствием таких изменений является принятие решения о необходимости аудита бизнес-процессов. Частой причиной анализа бизнес-процессов является внедрение современных технологий (изменение информационного обеспечения бизнеса, автоматизация), при его отсутствии можно получить «хаос» в корпоративных информационных системах, поэтому так важно уделить ему внимание. [2]
Автоматизация сама по себе не является самоцелью, основной ее целью является совершенствование бизнес-процессов, например, в части:
снижения затрат;
увеличения выручки;
оптимизации численности персонала (повышение производительности труда);
повышения качества продукции/услуг;
повышения удовлетворенности и лояльности внутренних и внешних клиентов.
В практике построения системы управления существуют следующие основные подходы к организации и оптимизации систем: управление функциями и управление процессами

.
При автоматизации любых бизнес-процессов в компании основными факторами успеха являются:
Поддержка спонсора: для продвижения проекта необходим сильный независимый лидер, осознающий ответственность за успешность проекта. Также необходимо обеспечить поддержку проекта на уровне топ-менеджмента компании и вовлечь топ-менеджмент в процесс популяризации проекта в компании.
Мотивация и заинтересованность персонала: необходимость обеспечить информирование персонала, вовлечь и заинтересовать сотрудников, предоставлять им возможности обучения новым инструментам, собирать мнения и идеи по улучшениям.
Определение ролей: необходимо четко и ясно определить роли и разграничить ответственность между участниками проекта, а также определить единое для всех процессов компании направление повышения эффективности процессов.
Взаимодействие: необходимо обеспечить достаточный уровень взаимодействия специалистов различных функциональных направлений для обеспечения целостности подхода к повышению эффективности процессов.
Фокус на процессах, а не на технологиях: необходимо сфокусировать работы на повышении эффективности в первую очередь процессов, а не технологий (информационных систем, оборудования и пр
Фокус на ограниченном наборе критериев эффективности процессов: сфокусироваться на ограниченном наборе критериев эффективности процессов и рассматривать повышение эффективности бизнес-процессов как последовательный итерационный процесс, требующий регулярного контроля.
Единая методология: в начале проекта определить единые подходы и методики выполнения работ по проекту для обеспечения сопоставимости результатов работы отдельных групп участников проекта, упрощения подходов к анализу и обработке информации и т.д. [4]
Система автоматического управления бизнес-процессами компании состоит из следующих обязательных этапов:
- определение стратегии бизнес-процессов компании или отдельного подразделения, дочерней фирмы и т.д.;
- анализ действующей системы управления бизнес-процессами компании или характера экономических последствий в связи с ее отсутствием;
- определение задач проекта и методов автоматизации управления бизнес-процессами на предприятии;
- построение модели автоматизации процессов; - внедрение, оценивание и поддержание функционирования автоматической системы управления бизнес-процессами.
Автоматизация бизнес-процессов бюджетных организаций
Информационные системы в государственном управлении в зависимости от реализуемых направлений деятельности работают с электронными ресурсами и включают в себя методологию использования электронных документов, организацию электронного документооборота, технологию работы с корпоративными электронными ресурсами (Интранет), автоматизированное рабочее место руководителя и концепцию работы с приложениями, порядок работы с информационными ресурсами Интернета. [3]
Предприятия бюджетной сферы остро нуждаются в хорошо отлаженном учете, эффективном финансовом управлении и четком контроле расходования финансовых средств. Учету в бюджетной сфере присущи определенные особенности, которые накладывают специфические требования к программам автоматизации