Анализ использования информационных систем в автоматизации бизнес-процессов

Введение
В рамках данной работы проведен анализ вопросов использования информационных систем в качестве инструмента повышения производительности. Внедрение информационных систем позволяет автоматизировать расчетные операции, формирование печатных форм, оперативно получать необходимую в производственном процессе информацию.
Одной из самых важных целей, в рамках подготовки проекта построения информационных систем является четкость и правильность понимания постановки задачи. Для достижения данной цели необходимо провести исследование всех происходящих финансово-хозяйственных процессов, и соответствующих им потоков информации на предприятии, выявление тех из них, которые должны быть реорганизованы в первую очередь.
Целью данной работы является анализ использования информационных систем как средства повышения производительности.
Задачи работы:
- анализ основных направлений в использовании информационных систем;
- оценка эффективности внедрения информационных систем на примере одной из предметных областей.
Объект исследования: информационные технологии.
Предмет исследования: повышение производительности бизнес-процессов при внедрении информационных систем.
1.Анализ использования информационных систем в автоматизации бизнес-процессов
Для повышения производительности при выполнении технологических операций в организациях необходимо провести аудит бизнес-процессов, провести анализ недостатков существующей технологии работы специалистов, узкие места, определить области внедрения информационных систем.
Термин «бизнес-процесс» является многозначным, так как для его интерпретации отсутствует устоявшееся определение. Формализовано бизнес-процесс является ограниченным комплексом деятельности, характеризуемым такими понятиями, как входы, процессы, выходы, управление, поставщики процесса, клиенты процесса.
Использование в организациях процессных систем, вместе с проведением их идентификации и взаимодействия, а также процессного менеджмента, направленного на получение необходимого результата, предполагает использование процессного подхода.
Преимуществом процессного подхода является непрерывность управленческих процессов, обеспечиваемых на соединении отдельных процессов в работе системы, а также при их комбинировании и взаимодействии» [15].
Проведем анализ различных определений бизнес-процесса, с помощью которых в совокупности можно описать данное понятие.
Бизнес-процесс представляет собой совокупность различных типов деятельности, в рамках которых «на входе» используются одни видов ресурсов, а на «выходе» получается продукт, создаваемый в рамках данной деятельности и имеющий ценность для потребителей [2].
Под бизнес-процессами в широком смысле понимают структурированную последовательность работ по исполнению определенных видов работ на всех стадиях жизненного цикла производственной деятельности от создания концепции посредством проектирования до реализации и результата (сдачи в эксплуатацию произведенных объектов, поставки продукции, оказания услуг, окончания определенной стадии деятельности), т.е. бизнес-процессы являются системно-замкнутыми.
Эффективность выполнения технологических процессов определяется соответствием используемых программных и аппаратных средств бизнес-целям компании по технологическим, организационным, ценовым, эргономическим и другим характеристикам, что включает в себя [1]:
Определение стратегии организации обслуживания ИТ-инфраструктуры (структуры ИТ-отдела, аутсорсинг, политики взаимодействие с разработчиками ПО, возможности использования облачных технологий);
Оценка стоимости используемых программных и аппаратных решений в контексте соотношения расходов и получаемого экономического эффекта при внедрении ИТ-решения;
Соответствие функциональности приобретаемых решений бизнес-процессам компании, анализ возможности модификации программ в случае изменения в технологии работы специалистов, организационной структуры компании, создание функционала, позволяющего проводить аналитическую работу в области перспектив развития бизнеса компании, процессов взаимодействия с клиентами, ведения управленческого учета, анализа эффективности работы с персоналом;
Анализ политики производителей ИТ-продукции в области обслуживания программных и аппаратных систем;
Соответствие требованиям защиты информации.
Таким образом, эффективная политика в области проектирования ИТ-инфраструктуры позволяет создать конкурентные преимущества для компании, связанные с [8]:
- максимальной эффективностью расходов на создание и поддержку ИТ-инфраструктуры, отсутствием вложений в неиспользуемый функционал и отсутствием необходимости закупки дополнительных компонент;
- минимизации вероятности простоев и связанных с ними убытков, связанных с нарушением функциональности ИТ-инфраструктуры;
- обеспечение эффективности по временным и стоимостным параметрам технологических процессов работы специалистов;
- возможностью снижения стоимости конечного продукта компании за счет сокращения издержек, связанных с влиянием человеческого фактора;
- возможностью разработки эффективных стратегии развития бизнеса за счет использования интеллектуальных систем

.
Одним из главных условий эффективности использования ИТ- инфраструктуры соблюдение правил эксплуатации оборудования и программного обеспечения, что регламентируется путем создания политик и процедур, которые разрабатываются в качестве корпоративных стандартов.
Работы по техническому обслуживанию включают комплекс программно-технических мероприятий, которые проводятся на стадии эксплуатации и служат для обеспечения требуемых характеристик надежности и эффективности работы информационной системы.
Эффективность использования ИТ-инфраструктуры обеспечивается путем решения задач [3]:
Выполнения требований, обеспечивающих оперативность, доступность, конфиденциальность обрабатываемой информации;
Регламентации эксплуатации элементов ИТ-инфраструктуры;
Регламентации проведения работ, связанных с предотвращением и устранением сбоев;
Создания системы реагирования на кризисные ситуации и управление ими;
Внедрения систем автоматизации мониторинга работоспособности элементов ИТ-инфраструктуры;
Выполнения требований информационной безопасности;
Создания регламентов модернизации оборудования и вывода его из эксплуатации;
Планирования расходов на поддержание функциональности ИТ-инфраструктуры компании.
2.Оценка экономической эффективности внедрения информационных систем
2.1. Аннотация
Проведем оценку экономического эффекта от внедрения системы на примере предприятия, работающего в сфере рекламного бизнеса.
Достижение экономического эффекта от внедрения системы может быть обусловлено как прямым эффектом (связанным с сокращением временных затрат, связанных с продолжительностью выполнения технологических операций), так и с косвенным эффектом, обусловленным получением дополнительных возможностей развития компании за счет получения аналитической информации, формируемой системой автоматизации функций менеджеров рекламного агентства.
Оценка экономического эффекта в рамках данной работы будет проводиться посредством расчета параметров сокращения трудозатрат, связанных с выполнением операций учета финансирования создания системы рекламного агентства, сокращением трудозатрат специалистов в сравнении со стоимостью разработки и сопровождения системы. При превышении экономии на трудозатратах значений капиталовложений с учетом дисконтирования проект разработки системы считается эффективным.
Экономический эффект от внедрения информационной системы рекламного агентства предполагается за счет прямых и косвенных факторов.
Косвенные факторы включают [12]:
- полученные возможности анализа процесса работы с заказами, учета доходов и расходов;
- повышение надежности работы с информацией;
- возможности перспективного планирования аукционов на основании информации, получаемой в разработанном решении.
Прямые эффекты автоматизации характеризуются сокращением трудовых, стоимостных показателей.
2.2. Основные разделы бизнес-плана
В рамках разработки информационной системы предполагается выполнение следующих этапов [11]:
- анализ предметной области, информационных потребностей пользователей;
- анализ функциональных требований к системе, включая требования к пользовательскому интерфейсу;
- анализ нефункциональных требований к системе, включая соблюдение стандартов эргономичности и охраны труда специалистов, работающих с системой.
Требования к техническому обеспечению функционирования системы управления персональными данными:
Для серверной части:
- Тактовая частота процессора – от 3 ГГц (минимальное количество ядер - 4);
- ОЗУ – от 8 GB;
- Операционная система: Windows Server 2008 или выше;
Для клиентской части (технические характеристики рабочих станций пользователей системы):
- Тактовая частота процессора – от 2,5 ГГц (минимальное количество ядер - 2);
- ОЗУ – от 2 GB;
- Операционная система: Windows 7 или выше;
- Поддержка работы с наиболее распространенными браузерами;
Факторы конкурентоспособности программного продукта:
- Соответствие заявленному функционалу;
- Возможность адаптации ПО к требованиям заказчика;
- Наличие службы поддержки пользователей.
2.3. Организация и планирование работ по теме
Перечень специалистов, задействованных в реализации проекта:
- Руководитель, в компетенцию которого входят вопросы организации работы сотрудников, анализ состояния этапов работ по проекту;
- Специалист рекламного агентства;
- ИТ-специалист (студент), проводящий разработку системы;
- Заместитель директора организации, в компетенцию которого входят вопросы утверждения задач разработки, приемка результатов проекта;
- Экономист, в компетенцию которого входят вопросы проведения анализа эффективности использования разработки