Административные системы

Введение

Малое предпринимательство занимает особое место в экономической системе страны, не только обеспечивая рост занятости и снижение социальной напряженности, но и являясь важнейшим фактором обеспечения устойчивости и инновационного характера экономического роста. Развитие малого бизнеса повышает гибкость и адаптивность экономики, обеспечивает основу для формирования массового среднего класса. Малые предприятия способствуют преодолению монополизма в экономике, развитию конкуренции, внедрению науки и техники в производство. Для этих предприятий характерен короткий инвестиционный цикл. Вот почему необходимо тщательно подойти к разработке проекта офиса такого малого предприятия – чтобы реализация проекта не потребовала чрезмерного финансового напряжения предприятия, а помогла функционированию и развитию фирмы. В этом заключается актуальность данной работы.
Цель работы создать проект современного офиса. Интерьер этого офиса должен быть красивым, удобным и эргономичным. Офисная мебель должна быть тщательно подобрана, комплекс технических средств обработки информации и связи должны максимально освободить сотрудников офиса (менеджеров) от выполнения рутинной работы с документами и создать все условия для творчества при принятии качественных и актуальных управленческих решений. Задачи работы:
1.Изучение современных систем организационного управления.
2.Определение взаимосвязи между информационными потоками и техническими средствами систем управления.
3.Определение современного уровня автоматизации обработки экономической информации.
4.Определение стоимости проектирования и содержания офиса.
5.Закрепление навыков самостоятельной работы с учебной, технической и справочной литературы.
Раздел 1. Вид деятельности ООО «Домострой»

Общество с Ограниченной Ответственностью «Домострой» - действует на сновании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующего гражданского законодательства Российской Федерации.
ООО «Домострой» является одной из кампаний предоставляющей различные товары для ремонта жилых, производственных и офисных помещений. Сегодня предприятия располагают современной производственной базой и высококвалифицированными кадрами.
ООО «Домострой» обеспечивает:
1)розничную торговлю кровли и фасадов;
2)Строительные материалы для ремонта;
3)Инструменты и фурнитура;
4)Необходимый инвентарь для сада и огорода;
5)Отделочные материалы для дома и дачи;
6)Предоставление услуг доставки кровельных, фасадных, строительных и отделочных материалов и садовых товаров на строящийся объект или на дачу, в офис или на дом;
7)Бесплатные консультации специалистов по телефону и электронной почте и сайте компании;
8)Открытость для покупателей. Вы можете задавать любые вопросы по товару, оплате и доставке на сайте, и напрямую руководству магазина, позвонив по любому из телефонов.
9)Удобное расположение торгово-складского комплекса в центре города, для желающих забрать товар самостоятельно.
Миссия ООО «Домострой» – предоставлять лучшие по качеству и ценовым характеристикам товары для ремонта жилых домов и муниципальных зданий, улучшая внешний вид города и повышая качество жизни граждан.
Цель ООО «Домострой» - занять лидирующие позиции на рынке строительных товаров своего региона, реализуя качественные товары для строительства и ремонта жилых домов и зданий общественного назначения.
Сфера деятельности: торговля.
Описание деятельности: реализация товаров для строительных и отделочных работ.
Отличительная черта ООО «Домострой» - это, прежде всего, очень демократичная ценовая политика среди конкурентов и широкий ассортимент товаров.
Чистая прибыль ООО «Домострой» составляет 9-10 миллионов в год.


Раздел 2. Организационная структура ООО «Домострой»

Организационная структура ООО «Домострой» представлена на рисунке 1

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Домострой»

В ООО «Домострой» численность работников составляет 25 человек.
Организационная структура имеет вид линейной структуры управления, характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.
Организация внутрипроизводственных связей.
Директор:
1) Финансовый директор - Главный бухгалтер - Кадровик;
2) Начальник отдела розничных продаж - Администратор торгового зала – Продавцы;
3) Начальник отдела оптовых продаж – Менеджеры по продажам;
4) Начальник склада - Кладовщики; Грузчики; Водители;
5) Системный администратор.
Деятельность ООО «Домострой» регулируется следующими
локальными положениями и правилами (помимо основного законодательства РФ):
Устав ООО «Домострой»;
Внутренний трудовой распорядок ООО «Домострой»;
Штатное расписание ООО «Домострой»;
Правила приема и увольнения сотрудников ООО «Домострой»;
Должностные инструкции сотрудников;
Трудовые договора сотрудников.
Директор ООО «Домострой» обязан обеспечивать:
эффективную и устойчивую производственно-хозяйственную деятельность предприятия;
своевременное и качественное выполнение условий заключенных договоров и оказанных услуг;
стабильное финансово-экономическое положение филиала и социально - экономическое развитие коллектива;
надлежащее ведение оперативного бухгалтерского учета результатов финансово-хозяйственной деятельности и предоставление достоверных учетных данных о результатах деятельности в порядке и сроки, установленные действующим законодательством;
своевременную и в полном объеме уплату налогов и обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды;
сохранность и целевое эффективное использование имущества Общества;
7) наличие квалифицированных кадров;
8) своевременную и в полном объеме оплату труда работников с
соблюдением гарантий, установленных действующим законодательством;
9) выполнение установленных мобилизационных заданий;
10) безопасные условия труда работникам;
полное взыскание материального ущерба, нанесенного его
работниками и посторонними юридическими и физическими лицами;
Директор ООО «Домострой» в пределах своей компетенции:
действует от имени предприятия и представляет его интересы в органах государственного управления, учреждениях, предприятиях, организациях на территории РФ;
заключает разного рода сделки и договоры, соглашения, контракты;
распоряжается имуществом Общества;
выдает доверенности;
открывает в банках расчетные счета Общества, филиалов и представительств;
определяет структуру управления Обществом, штат работников; осуществляет подбор кадров;
назначает и отстраняет руководителей филиалов и представительств;
издает распоряжения и приказы;
осуществляет прием на работу и увольнение работников;
осуществляет решения о поощрении работников, а также о наложении дисциплинарных взысканий;
определяет формы и размеры оплаты труда.
Главный бухгалтер:
Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-
финансовой деятельности предприятия и контроль за экономичным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на
предприятии и его подразделения на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля;
Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного
расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушение финансового и хозяйственного законодательства;
Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной,
финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности.
Финансовый директор:
Осуществляет организацию и совершенствование экономической
деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, качество оказываемых услуг и снижение их себестоимости, достижение максимальной эффективности производства при минимальных затратах материальных, финансовых и трудовых ресурсов;
Обеспечивает составление перспективных планов экономического
и социального развития, разработку организационно-технических мероприятий по совершенствованию хозяйственного механизма экономической работы, выявлению и использованию резервов производства, установление плановых показателей на основе прогрессивных технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат;
Организует проведение экономических расчетов и анализа
эффективности внедрения новой техники и технологии, организации производства, труда и управления, а также новых видов услуг связи при их разработке и внедрении;
Кадровик:
Возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и
служащих требуемых профессий, специальностей и квалификаций в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств;
Руководит разработкой перспективных и годовых планов
комплектования предприятия кадрами с учетом перспектив его развития, изменения состава работающих в связи с внедрением новой техники и технологии, новых видов услуг, автоматизацией и механизацией производных процессов;
Участвует в работе по прогнозированию и определению потребности в
кадрах на основе планов социально-экономического развития;
Принимает трудящихся по вопросам найма, перевода и увольнения,
контролирует расстановку работников в подразделениях предприятия;
Начальник склада:
Определяет техническую политику, перспективы развития и пути
реализации комплексных программ, по всем направлениям совершенствования производственного процесса, повышения уровня технической подготовки и эффективности производства;
Осуществляет руководство разработкой перспективных планов
технического развития предприятия, организует разработку и выполнения планов внедрения новой техники и технологии, организационно-технических мероприятий;
Осуществляет контроль за соблюдением производственной
дисциплины, правил и норм по технике безопасности и охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
Принимает участие в изучении повышенного износа оборудования, его
простоев, расследовании аварий, разработки мероприятий по их ликвидации и предупреждению;
Руководит разработкой и внедрением планов по модернизации
оборудования, снижению затрат на его ремонт и содержание;
Участвует в разработке перспективных и годовых планов и графиков
работы технического обслуживания и ремонтов оборудования, мероприятий по улучшению его эксплуатации, повышению качества работы;
Системный администратор:
Определяет политику, перспективы развития и пути реализации
комплексных программ по информационным процессам совершенствования, повышения уровня технической подготовки специалистов;
Возглавляет работу по выявлению потребностей руководителей и
специалистов в информационном обеспечении для предприятия организационных и технических решений;
Руководит разработкой планов информационной работы в соответствии
с профилем предприятия и перспективами его развития, созданием информационной базы данных и формированием справочно-поискового аппарата;
Участвует в разработке перспективных и годовых планов и графиков
работы информационного обслуживания, мероприятий по повышению качества работы, эффективности использования вычислительной техники;
Начальник отдела оптовых продаж:
Составляет план продаж отдела на месяц и год;
Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции
предприятия, ее поставку потребителям в сроки и в объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;
Обеспечивает постоянный рост уровня продаж, принимать меры по
выполнению плана реализации продукции;
Участвует в разработке маркетинговой стратегии компании;
Обеспечивает постоянное повышение уровня профессиональных
знаний, умений и навыков менеджеров отдела в соответствии с целями и стратегией предприятия, направлениями и уровнем развития технологии;
Делает заявки на производство;
Определяет общие потребности в транспортных погрузочных средствах.
Менеджер по продажам:
Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по
организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений);
Организует преддоговорную работу;
Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о
покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.);
Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам
анализа для представления вышестоящему должностному лицу;
Кладовщик:
Организовывает работу грузчиков и комплектовщиков;
Обеспечивает рабочие места оптимальным количеством складского
персонала;
Руководит и непосредственно участвует в работе по приему, хранению,
комплектации и отпуску товара на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений;
Принимает возвраты от клиентов;
Осуществляет пересчёт товара, возвращенного от клиентов на предмет
соответствия принятого количества и наименований, указанным в накладной;
Администратор торгового зала:
Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами,
продавцами-консультантами, кассирами);
Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения;
Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по
выкладке товаров;
Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале;
Продавец-кассир
Обслуживание покупателей;
Ведение и учет кассовых (фискальных) документов;
Обеспечение сохранности денежных средств, находящихся в кассе;
Сверка количества наличных средств в контрольно-кассовой машине (ККМ).


Раздел 3

. Организация рабочих мест

На рисунке 2 представлен план главного офиса ООО «Домострой»

199644020637510
010
30918152063758
08
40157401587509
009
483489082550445389082550001034415825501765303492555397403492417716582550
103441530924575
1771652025656
4453890305435
273939018923001577341198755022478919875500123444019875502186940179705036252151511300017716517970550539651225554453890122555177165122555
4015740101600001234
2891790615952244090109220478726513970
17716412065
Рисунок 2. План главного офиса ООО «Домострой».

Помещение 1 – зона отдыха для персонала, кухня, оно же выполняет функции столовой. Помещение 7 – санузел. Помещение 2 – кабинет системного администратора, рабочее место системного администратора. Помещение 3 – бухгалтерия, рабочее место главного бухгалтера и рабочее место кадровика. Помещение 4 – кабинет директора, рабочее место директора. Помещение 5 – кабинет финансового директора, рабочее место финансового директора. Помещение 6, включающее в себя рабочее место 8, рабочее место 9 и рабочее место 10 – рабочие места менеджера по продажам, начальника отдела оптовых продаж и начальника склада