Виды копий документа
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
В большинстве организаций часто возникает необходимость изготовить или представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия – она должна быть заверена надлежащим образом. Актуальность темы исследования обусловлена тем, что для правильного оформления копий работники делопроизводственных служб должны знать их виды, так как от этого зависит работа аппарата управления, организация труда сотрудников, деятельность организации. Объект исследования – копия документа. Предмет исследования – виды копий документов. Цель исследования: рассмотреть разные виды копий и правила их оформления. Задачи исследования: дать понятие копии и определить ее назначение; рассмотреть подходы к классификации копий документов; описать способы изготовления копий документов; рассмотреть правила оформления и учета копий, порядок работы с ними. Использованные источники. При написании курсовой работы использовались публикации из специальных журналов, нормативные документы и стандарты, электронные ресурсы сети Интернет. Основной базой для написания послужили Трудовой кодекс РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и работы следующих авторов: В. Зуев, Ю. Тимошкина, С.Л. Солодов, В. Янковая, Л. Токарев. В ТК РФ установлен порядок предоставления копий документов, связанных с трудовой деятельностью работников. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 представлены наиболее четко-сформулированные понятия и определения, а в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены правила заверения копии. В работах авторов рассматриваются копии в системе документооборота: понятие, виды и значение в современной организации. Представлены правила оформления копий. Методы исследования: анализ нормативно-правовой базы и публикаций, классификация видов копий, описание, графический метод. Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, включающих 4 параграфа, заключения, списка источников и литературы.
Копии документов: понятие, назначение
Копия в переводе с латинского означает «множество». Вероятно, копии возникли одновременно с появлением документов. На Руси издавна составлялись сборники копий, грамот – они применялись в практических целях – с целью укрепления землевладельческих прав...
Классификация копий документов по различным аспектам
Существует несколько видов копий документов: выписка — копия части документа (копия только той части документа, которая относится непосредственно к автору запроса); дубликат — он оформляется на том же бланке, что и подлинник документа, имеет соответ...
Способы изготовления копий
В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Копия документа должна быть воспроизведена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация...
Открыть главуПравила оформления, учета копий и порядок работы с копиями
Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить в установленном порядке. Существует два способа заверения копий документов: самостоятельное заверение организацией и нотариальное. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 включен реквизит 26 –...
Открыть главуЗаключение
При размножении оригиналов документов появляются копии, которые могут быть растиражированы в неограниченном количестве. Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде. Копия представляет собой повторное отображение или воспроизведение оригинального документа. Она полностью идентична по содержанию (а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику. Копии классифицируют по таким основаниям: способ воспроизведения (ручные, автоматические), время воспроизведения (одновременные, позднейшие), степень точности, близости к оригиналу (факсимильные, частично тождественные, графически не тождественные и рисованные), способ удостоверения (авторизованные, заверенные). Копировать документы можно разными способами: путем фотокопирования, электронного копирования, светокопирования, электрографического копирования, термокопирования. Выбор способа изготовления копий зависит от многих факторов. Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можно получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода, микрофотокопии. Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше. В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). Копия документа должна быть воспроизведена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить. Для этого на копии документа должны быть заполнены такие обязательные реквизиты: заверительная надпись «Верно» («Копия верна»); должность ответственного лица, заверившего копию; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Подпись ответственного лица, подписавшего копию, также необходимо заверить специальной печатью предприятия, предназначенной для заверения копий. В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Копии в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.
Список литературы
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – М., Стандартинформ, 2017. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 2014. Зуев В.М. Копирование документов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.booksite.ru/fulltext/1/001/008/064/438.htm. Как правильно оформить и выдать копии документов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211078-kak-oformit-kopii-dokumentov-17-m9?ustp=W. Классификация копий [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://studopedia.ru/16_29247_vidi-kopiy-poryadok-oformleniya-i-udostovereniya.html Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки // Кадровое дело. – 2015. – № 9. Правила оформления и выдачи копий документов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://studfiles.net/preview/6145722/page:13/. Работник запросил копии документов – выдавать или нет? [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://taxpravo.ru/analitika/statya-397476-rabotnik_zaprosil_kopii_dokumentov__vyidavat_ili_net. Солодов С.Л., Шулик А.А. Документоведение и защита информации: учеб. пособие / под ред М. Ю. Монахова ; Владим. Гос. Ун-т. – Владимир, 2005. – 165 с Тимошкина Ю. В. Копии документов: порядок заверения, юридическая сила [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://buhpressa.ru/svezhij-nomer/nomera-zhurnala/46-fevral-2014/344-kopii-dokumentov-poryadok-zavereniya-yuridicheskaya-sila. Токарев Л. Подлинник и копия виды копии требование [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://tk-advokat.ru/2018/04/21/podlinnik-i-kopiya-vidy-kopii-trebovanie/ Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Рос. газ. – 2001. – № 256. Что такое подлинник? Описание и определение понятия [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://biznes-prost.ru/podlinnik.html#sposoby-polucheniya-kopij. Что такое электронная копия бумажного документа [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://archivexpert.ru/u7b/chto-takoe-elektronnaya-kopiya-bumazhnogo-dokumenta/ Янковая В.Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. –2005. – № 11.
