Управленческие решения проблемы и направления эффективного функционирование кадрового делопроизводства

Выявленные во второй главе проблемы организации документооборота являются предпосылкой необходимости принятия управленческого решения для совершенствования процесса делопроизводства на предприятии.
Для решения данной проблемы руководство было принято решения автоматизации процесса документооборота на предприятии ГКУ ИС района Ново-Переделкино.
Для этого руководством ГКУ ИС района Ново-Переделкино издано распоряжение в котором указаны сроки проекта, ответственное лицо и сумма расходов.
Для использования электронного документооборота на ГКУ ИС района Ново-Переделкино необходимо провести дополнительное обучение сотрудников отделов кадров по работе в программе электронного документооборота.
Для решения установки электронного документооборота были рассмотрены следующие альтернативные решения:
Решение А. Покупка и установка лицензированной программы электронного документооборота (далее ЭДО) своими силами, обучения сотрудников отдела кадров провести согласно инструкциям к программе (самообучение)
Плюсы: наиболее дешевый способ.
Минусы: длительный период обучения методом проб и ошибок по работе с программой, как итог потеря части данных, и затраты рабочего времени и ресурсов на исправление ошибок.
Решение Б. Установка и обучения сотрудников за счет сторонней организации.
Плюсы: программная поддержка работы ЭДО на предприятии, качественное обучение персонала, горячая линия по ответам на вопросы, техническая, информационная и правовая поддержка.
Минусы: Наиболее затратный вариант.
Решение В

. Приобретение и установка лицензированной программы с официального ресурса программы ЭДО.
Плюсы: видео уроки по обучению работы в программе предоставляются пошагово, разбираются решения наиболее частых возникаемых ошибок и проблем, меньшие затраты по сравнению с вариантом Б, информационная поддержка через официальный сайт.
Минусы: ежегодное продление лицензии для качественной работы программы.
Рассмотрим, что дает учреждению внедрение системы электронного документооборота. Вот примерный перечень целей перехода к электронному документообороту.
1. Создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с указанием измеряемых параметров процессов. Введение электронных регламентов дает весомые преимущества: четко определенные процессы, результаты которых измеряются по ходу их исполнения, мгновенная доставка информации о несоответствиях и некачественном исполнении процессов (нарушениях), возможность оперативного принятия решений по корректировке регламентов с целью повышения эффективности процессов.
2. Повышение эффективности управления учреждением за счет переключения всех сотрудников организации, работающих с документами, на «электронный режим» строгого контроля за соблюдением ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов всего учреждения на всех уровнях ее управления