Порядок приёмки товара в случае возникновения нестандартных ситуаций

В аптечной практике имеются иногда складываются нестандартные ситуации при получении товара от поставщика:
Если товар поступил в аптеку без документов, подтверждающих его качество.
В случае возникновений претензий по качеству поступившего товара.
Если товар поступил не в том количестве, который декларируется в товарно-транспортной накладной.
Если товар поступил под другой серией.
Если есть претензии к оформлению документов.
Если в информационной базе есть указания о том, что обращение серии лекарственных средств, поступающей в аптеку, приостановлено, или она должна быть изъята из обращения.
В таком случае товар размещают для хранения в соответствии с физико-химическими свойствами в помещении хранения: экспедиционной, материальной комнате изолированно от остальных товаров с обозначением «Не принятый товар» [12]. Никаких ограничений по срокам хранения таких лекарств в карантинной зоне действующее законодательство об обращении лекарственных средств не устанавливает.
По мере поступления требуемых документов отложенный товар поступает в реализацию потребителям, а также проведения иных необходимых мероприятий (обмен, довоз, замена и др.), изолированный товар перемещают в места постоянного хранения вместе с остальными товарами аптечного ассортимента [13].
При неправильном хранении при транспортировке аптечные товары могут приходить в негодность: лекарственные средства и биологические активные добавки к пище (БАД) разрушаются и теряют фармакологическое действие, продукты диетического и специализированного питания портятся, изделия медицинского назначения, инструменты и аппараты не могут быть использованы по назначению в связи с утратой функциональных свойств. Особенно это касается иммунобиологических препаратов, которые транспортируют под жёстким контролем соблюдения правил «холодовой цепи». При нарушении условий сохранности ИБЛП при поставке в фармацевтической организации к поставщикам могут быть применены меры наказания, вплоть до приостановления и отзыва лицензии [14].
Если товар в аптеку пришёл с ненадлежащим качеством или недостачей, то составляется Акт, являющийся юридическим основанием для предъявления претензий поставщику [15].
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации) [16].
В товарных накладных можно написать: «Составлен акт № __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара».
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке пересчитывается лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить предъявляемые требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ) [17].
В зависимости от условий договора поставки можно заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 № 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 12 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв

. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) [18]. Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.
В случае поставки некачественного или фальсифицированного товара аптека передаёт недоброкачественный товар поставщику с оформлением возвратной накладной, с указанием причины возврата. Но если поставщик отказывается принять некачественный товар назад, то конфликтная ситуация может разрешаться в суде. В таком случае собственники не годных для реализации товаров аптечного ассортимента обязаны передать их по акту для уничтожения по договору с предприятием, имеющим лицензию по указанному виду деятельности с соблюдением экологической безопасности [19].
Глава II. Экспериментальная часть
Исследование по приёму товара и проведению приёмочного контроля проводилось на базе аптечной сети ООО «Титан», - в аптеке «Вита» по адресу: г. Самара, проспект Ленина, 61. Лицензия на право заниматься фармдеятельностью № ЛО-63-02-000921 от 06 августа 2015 года.
Ответственным за проведение приёмочного контроля по приказу по ООО является заместитель заведующей аптеки. Она проводит приёмочный контроль с привлечением фармацевтов аптеки по конкретным заданиям и под своим руководством. Но при этом все сотрудники являются лицами, ответственными за обеспечение качества реализуемых товаров.
Для приёма товара и проведения контроля выделена отдельная распаковочная комната, оборудованная стеллажами, бытовыми холодильниками (6), столами и каталками. Товар принимается от поставщика на первом этапе по количеству мест. В договорах с поставщиками оговорено, что в течение 10 дней принимаются претензии по несоответствию качества поставляемого товара, поэтому в течение 10 дней следует провести приёмочный контроль. До окончания его товар не подлежит реализации. В аптеке на практике обычно товар проверяется в течение суток.
В случае боя, порчи, недостачи товаров заполняется «Акт об установленных расхождениях при приемке товара», который отправляется поставщику вместе с претензией. Товар помещается в карантинную зону.
В случае обнаружения фальсифицированных и контрафактных товаров заполняется «Акт об установленных расхождениях при приемке товара», который отправляется поставщику вместе с претензией. Товар помещается в карантинную зону.
Весь поступающий в аптеку товар проверяется на наличие информации, подтверждающей качество: сертификаты соответствия, декларации о добровольной сертификации, паспорта изготовителей, заверенные синей печатью изготовителя или поставщика. Если товар поступил в аптеку без документов, подтверждающих его качество, то он хранится в распаковочной изолированно от остальных товаров с обозначением «Не принятый товар» (на отдельной полке). Термолабильные препараты, поступившие с несоответствиями, хранятся в холодильнике также с пометкой «не принятый товар». По мере поступления требуемых документов отложенный товар поступает в реализацию потребителям. Если документы не поступили, товар возвращается поставщику с возвратной накладной. В возвратной накладной указывают причину возврата.
При изучении сопроводительных документов проверяется наличие всех реквизитов, сверяется количество, наименование, дозировки, вид ЛФ, заводская серия, наименование производителя. Особое внимание уделяется сроку годности и наличию подтверждающего контроля, действие которого не истекло. Чаще данная информация вносится в товарные накладные или прилагаются на отдельном листе.
Документы, подтверждающие качество поступающего товара (заверенные копии):
На ЛС поставщик предоставляет копии сертификатов (деклараций) соответствия, протоколов подтверждающих анализов испытательных лабораторий, или протоколов анализа и паспортов производителей (при прямой покупке у производителя), заверенные синей печатью поставщика