Понятие кадровых первичных документов и их роль в системе кадрового делопроизводства

Классификация на первичные и вторичные документы в системе кадрового делопроизводства происходит на основании последовательности регистрации и накопления учетных данных о сотрудниках предприятия. Соответственно, в составе учетной документации выделяют:
Первичные учетные документы;
Вторичные учетные документы (производные учетные документы).
К первичным учетным документам относятся документы, содержащие исходную информацию. Особенностью данных документов является то, что вся информация в них происходит из документов, которые предоставляются работником предприятия при приеме на работу.
К первичным учетным документам сотрудников относятся:
Приказ о приеме на работу;
Личная карточка работника;
Приказ о переводе сотрудника на другую работу и другие документы. [15, с. 177]
С 1 января 2013 г. в соответствии с ФЗ РФ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных документов, которые находятся в альбомах унифицированных схем стали необязательными к применению. То есть в настоящее время любое предприятие может разрабатывать для себя самостоятельно первичные документы по кадрам, сделав формат документов удобным для своего предприятия. Единственное условие при разработке первичных документов для своего предприятия – это то, что документы должны содержать обязательные реквизиты. [7, с. 54]
К таким обязательным реквизитам первичных документов относятся:
Наименование первичного документа;
Дата составления первичного документа;
Вид первичного документа;
Описание действия сотрудника кадровой службы в первичном документе;
Величина измерения в натуральном или денежном выражении;
Наименование должностей ответственных сотрудников;
Расшифровка имен и фамилий.
Действующим в России законодательством не запрещено к использованию унифицированные формы Т, которыми можно также пользоваться.
К унифицированным формам Т относятся:
Форма Т-1 Приказ или распоряжение о приеме сотрудника на работу (Приложение 1);
Форма Т-1а Приказ или распоряжение о приеме сотрудника на работу (Приложение 2);
Форма Т-2 Личная карточная сотрудника (Приложение 3);
Форма Т-2ГС (МС) Личная карточка государственного или муниципального служащего (Приложение 4);
Форма Т-3 Штатное расписание (Приложение 5);
Форма Т-5 Приказ или распоряжение о переводе сотрудника на другую работу (Приложение 6);
Форма Т-6 Приказ или распоряжение о предоставлении отпуска сотруднику (Приложение 7);
Форма Т-7 График отпусков работников (Приложение 8) и другие документы (всего в альбоме унифицированных форм предусмотрено 11 типовых форм)

. [6, с. 67]
При трудоустройстве нового сотрудника отдел кадров обязан подготовить документы о приеме на работу. Приказ о приеме на работу относится к первичным документам. Как сказано выше, такой приказ может быть оформлен в унифицированной форме, но даже при заполнении унифицированной формы, нужно знать тонкости, как правильно заполнить данный документ.
При подготовке приказа о приеме на работу сотрудник кадрового отдела вносит следующие данные:
Наименование предприятия в соответствии с правоустанавливающими документами;
Код предприятия по ОКПО, который получен при регистрации;
Номер приказа, который должен быть уникальным.
Дата составления приказа о приеме на работу. Дата ставится в соответствии с днем, когда новый работник приступает к выполнению своих обязанностей;
Табельный номер, который присваивается работнику, работающему в компании;
Ф.И.О. сотрудника. Фамилия, имя, отчество сотрудника вписывается в соответствии с паспортными данными или другим документом, который удостоверяет личность сотрудника;
Элемент организационной структуры (структурное подразделение), в котором будет работать новый сотрудник;
Должность нового сотрудника, которая должна быть отражена в другом первичном кадровом документе – штатном расписании;
Необходимую информацию о трудовой деятельности;
Условия трудоустройства сотрудника;
Данные об окладе или фиксированной ставке сотрудника, который устраивается на работу;
Условия об испытательном сроке сотрудника;
Основания, по которым издается приказ о приеме сотрудника на работу