Понятие и виды архивов

В соответствии с правительственными документами архив – это учреждение или структурное подразделение организации, которое хранит, собирает, регистрирует и использует архивные документы.
В ст. 1 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, кроме архивного учреждения, предприятия или организации под архивом также понималась совокупность архивных документов.
В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» в ГОСТ Р 7.0.8-2013. «СИБИД. Делопроизводство и архивирование. Термины и определения», правила и инструкции, в архиве только названные организации и их структурные подразделения.
В словаре «Управление документами», созданным ВНИИДАД в 2013 году, архив организации – это его структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, и как их совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, подлежащих хранению в течение установленных сроков.
Архивы как учреждения бывают государственные, муниципальные, негосударственные.
Однако, как объяснялось во введении, не все менеджеры организации считают, что организации необходимо подразделение архивирования

. Иногда архивное хранилище создается с целью обеспечения юридически необходимой документации для управления, что регулируется законодательством.
В соответствии со Ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления обязаны, а организации и граждане вправе создавать архивы. Пользуясь этим правом, организации создают не архивы, а архивохранилища. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013. «СИБИД, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивохранилище – это специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. При этом внимание обращено на то, что понятия «архив» и «архивохранилище» не тождественны.
Архивы или архивохранилища создаются в целях:
временного хранения архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их выхода на постоянное хранение в пределах, установленных статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;
своевременного приема на хранение архивных документов структурных подразделений, а в некоторых случаях – филиалов и представительств, организаций и других источников поступления;
рациональной организации хранения, упорядочения сохранности, учета и использования архивных документов.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, в котором хранятся документы аппарата органа власти, документы организаций прямого подчинения и иных организаций, включенных в перечень источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, в котором хранятся документы всех организаций, связанных с данным филиалом, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
сводный архив, в котором хранятся документы нескольких отраслевых организаций, связанных системой подчиненности или однотипных по профилю своей деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и её предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав которых определяется способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации