Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете подотчетные лица – это лица, которые получили от организации денежные средства под отчет и в интересах которой должны произвести расходы или приобрести имущество.
Часто организации нужно приобрести хозяйственный инвентарь, или пару пачек бумаги для принтера, или отремонтировать автомобиль. По поручению организации это может сделать, например, работник организации, заплатив наличными или рассчитавшись своей банковской картой. Другая распространенная ситуация - работника направляют в служебную командировку для выполнения задания организации. В этих и им подобных случаях надо выдать физическому лицу под отчет деньги для исполнения поручения. При этом нужно соблюдать ряд правил, касающихся документального оформления выдачи, сроков возврата и представления отчета.
Так, подотчетные лица - это лица, которым выданы суммы денежных средств для оплаты ими товаров, работ и услуг в интересах организации (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Подотчетными лицами могут быть:
1)любые работники организации, в том числе:
- ее руководитель;
- работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа;
- работники, имеющие задолженность по сумме ранее полученной под отчет, поскольку требование о полном погашении задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
2)физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Действующим законодательством не предусмотрена передача денег, полученных под отчет, другому лицу. Отчитаться за полученные деньги обязано подотчетное лицо, которому они были выданы (п. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Если у возникает необходимость передать подотчетную сумму другому лицу, следует оформить возврат в кассу организации неиспользованного аванса и выдачу денег другому подотчетному лицу.
Специальный приказ, содержащий список работников предприятия, которые наделены правом получать денежные средства под отчет, составлять не нужно. Однако если на предприятии принято решение ограничить круг лиц, которые имеют право получать подотчетные средства, то это возможно реализовать, утвердив этот список приказом (распоряжением) руководителя

. Приказ составляется в произвольной форме.
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В документе указывают:
-фамилию, имя и отчество работника, которому производят выдачу денежных средств под отчет;
-выдаваемую сумму подотчетных денежных средств;
-срок, на который выдаются подотчетные денежные средства;
-на что нужно израсходовать деньги;
-реквизиты банковской карты подотчетного лица, если выдача производится в безналичной форме.
Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Важно контролировать, чтобы в заявлении были указаны:
-требуемая сумма;
-срок, на который выдаются деньги;
-дата его подписи руководителем.
Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты.
Лимит расчета наличными при выдаче подотчетных сумм работникам можно не соблюдать (п. 6 Указания № 3073-У). Однако работник при расчете от лица организации подотчетными суммами этот лимит соблюдать обязан, иначе организации и ее руководителю грозят штрафы. Рекомендуется разъяснить это работникам, которым выдаются деньги под отчет.
При выдаче денег под отчет физическим лицам без статуса индивидуального предпринимателя, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, лимит наличных расчетов также можно не соблюдать. Ведь физические лица не являются участниками наличных расчетов и лимит на них не распространяется (п. п. 2, 5 Указания № 3073-У).
При выдаче под отчет денег индивидуальным предпринимателям, работающим по гражданско-правовым договорам, рекомендуем соблюдать лимит расчетов наличными.
Деньги можно выдавать под отчет путем их перечисления на личные банковские карты, в том числе на «зарплатные» карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).
Для этого нужно:
-взять реквизиты для перечисления из заявления подотчетного лица или из приказа руководителя (в них они должны быть указаны);
-в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» написать, что средства выдаются под отчет