Организация планирования закупок на предприятии

Закупки – сложная дисциплина, охватывающая множество взаимосвязанных видов деятельности. Процесс управления закупками включает транзакционные закупки товаров и услуг и интегрируется с кредиторской задолженностью для завершения цикла от источника до расчета путем предоставления подтверждающих документов, помогающих в обработке счетов-фактур поставщика для оплаты .
Для компаний любой отрасли разумные методы закупок необходимы для обеспечения эффективности операций и получения оптимальной прибыли. Проще говоря, закупки включают в себя все действия и процессы, связанные с приобретением необходимых товаров и услуг у внешних сторон. Это может включать все, от канцелярских принадлежностей, мебели и оборудования до тяжелого оборудования, консультационных услуг, а также тестирования и обучения.
Можно выделить пять ключевых шагов для успешного управления закупками на предприятии:
спецификация и планирование;
выявление и выбор поставщиков;
запрос предложений, переговоры и заключение контрактов;
контроль и доставка;
измерение и анализ (рисунок 3).
Ключевые шаги по управлению закупками на предприятии
Стоит отметить, что работа с поставщиками всегда сопряжена с соответствующими рисками. Потенциальные риски – это все, что вызывает сбой в цепочке поставок и, в свою очередь, задержки проекта и перерасход средств. Сюда могут входить такие обстоятельства, как задержки доставки из-за непредвиденных событий, доставка некачественного продукта или конфликты с поставщиками. Риск также может исходить изнутри компании. Внутренние риски включают нереалистичные бюджетные ограничения или ожидания от графика. Поэтому при планировании закупок очень важно описать стратегии снижения рисков, в том числе, кто будет решать проблемы, кто утвердит план смягчения последствий, а также конкретные решения, такие как альтернативные субподрядчики на случай, если один из них не сможет выполнить поставку.
Поддержание хороших отношений с поставщиками и упорядоченность на каждом этапе процесса закупок имеют решающее значение для обеспечения успеха всех бизнес-операций, позволяя компании достичь конкретных целей и легко оправдать ожидания всех заинтересованных сторон (потребителей, поставщиков, общества и государства)

. Развивая интеллектуальные процессы закупок, компании могут избежать дорогостоящих простоев и при этом повысить свою прибыль.
По мере того как технологии продолжают развиваться, методы управления цифровыми закупками становятся все более популярными, сокращая задержки и ошибки, а также помогая опытным покупателям более эффективно выполнять свою работу. Недорогие вычисления и системы хранения данных меняют подходы компаний к закупкам и закупкам, позволяя использовать более продвинутые облачные и мобильные возможности, в то время как Интернет вещей (IoT) быстро меняет способ ведения всех операций компании. Для компаний, которые хотят оставаться актуальными в сегодняшней меняющейся среде, важно быть в курсе этих новых технологий и определить наилучший курс действий для конкретных потребностей.
Правильное управление всей закупочной деятельностью не только обеспечивает бесперебойную работу бизнеса; это также экономит деньги, время и ресурсы. Управление закупками гарантирует, что все товары и услуги приобретены должным образом, чтобы проекты и процессы могли выполняться эффективно и успешно. Можно выделить шесть важных причин, по которым компаниям необходимо оцифровать свой процесс управления закупками (рисунок 5).
Причины, по которым компании необходимо оцифровать процесс управления закупками [2, с