Описание основных бизнес-процессов в университете

Анализ бизнес-процессов и определение методов, способствующих их улучшению в НИУ ВШЭ
Представление процессов НИУ ВШЭ в ArchiMate с учётом внесённых изменений
Проверка результативности при выполнении бизнес-процессов в высшем учебном учреждении с учётом внесённых изменений
Разработка рекомендаций по организации и управлению бизнес-процессами в высшем учебном учреждении: сравнение as-is и to-be диаграмм бизнес-процессов, выявление изменений в ходе выполнения бизнес-процессов, необходимых для достижения основной цели образовательной организации - повышения качества высшего образования.
В данной работе будет использован язык ArchiMate - язык архитектурного описания корпоративных и инженерных систем, позволяющий проанализировать бизнес-процессы в высших учебных организациях и выяснить, что могло бы быть улучшено и усовершенствовано. Данный язык предназначен для моделирования и анализа различных областей предприятия и взаимосвязей между ними. Цель ArchiMate – использование наименьшего количества объектов при моделировании (as small as possible), а не охват всех возможных сценариев. Чтобы быть лёгким и понятным для изучения и применения, ArchiMate был намеренно ограничен (содержит 40 основных элементов, 18 дополнительных и 13 типов связей (в версии спецификации 3.0.1), в то время как в UML и BPMN содержится 150 и 250 сущностей соответственно).
Стоит отметить, что сфера высшего образования в последнее время претерпевает значительные изменения. Это касается, прежде всего, дифференциации обучения, перехода к многоступенчатой системе, информатизации образовательного процесса, расширения различных услуг в процессе получения образования. Естественно, что в таких условиях повышаются требования к качеству менеджмента вуза, позволяющего правильно расставить приоритеты и выработать необходимую стратегию в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Можно перечислить главные факторы, позволяющие выработать основную стратегию управления вузом:
повышение роли науки и образования в обеспечении национальной конкурентоспособности в долгосрочной перспективе;
динамичность современной академической среды, появление новых научных и образовательных направлений;
развитие инфраструктуры вузов и повышение сложности управления, необходимость налаживания межфакультетских, межвузовских связей, а также - взаимодействие со средними общеобразовательными и специальными учреждениями образования;
интеграция с общенациональным и мировым образовательным сообществом, а также вхождение в информационное образовательное пространство;
внедрение новых инновационных подходов и форм в учебный процесс;
появление новых интегрированных образовательных учреждений, представляющих собой крупные научно - образовательные комплексы;
Действительно, опираясь на приведённые выше факторы, можно значительно улучшить показатели, рейтинг вуза среди других учреждений и систему функционирования отдельных подразделений института. Поэтому, приступая к анализу и моделированию бизнес-процессов, следует описать последовательность действий в данный момент и сформулировать возможные пути изменения существующей ситуации с целью улучшения, рационализации способов управления и прогнозирования дальнейшего развития организации.
Глава 1 - Анализ деятельности Высшего учебного учреждения
Моделирование бизнес-процессов широко используется в организациях в качестве метода совершенствования функционирования компании посредством внесения необходимых изменений в деятельность рассматриваемых последовательных действий. Этот подход заключается в описании того, как предприятия организовывают свою деятельность, и обычно включает в себя графические изображения действий, событий, состояний и логики потока управления, которые составляют сам бизнес-процесс. Кроме того, модели процессов могут также включать информацию о задействованных данных, организационных IT-ресурсах и артефактах, таких как внешние заинтересованные стороны и показатели производительности.
Моделирование бизнес-процессов является методом, способствующим повышению качества и эффективности работы организации основой которого является детальное или общее описание рассматриваемого процесса через разнообразные составляющие процесса. К таким составляющим относят действия, которые совершаются для достижения задач, данные и материалы, которые могут быть получены в ходе определённых действий или изменены, а также события, иллюстрирующие результаты действий процесса присущие процессу

. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. При более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.
Применение моделирования бизнес-процессов позволяет детализировать и визуализировать происходящие в организации работы и провести их анализ. Модели бизнес-процессов могут быть построены с учетом различных аспектов и уровней управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.
Построение моделей бизнес-процессов выполняется при помощи различных компьютерных средств и программного обеспечения, что облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет ускорить время анализа.
В каждой организации существует последовательность действий, выполняемая сотрудниками отделов, необходимая для выполнения поставленной задачи. Необходимо подробнее рассмотреть понятие «бизнес-процесса», позволяющее структурировать последовательность действий и изобразить их с помощью графических языков моделирования. представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.
Рассмотрим основные понятия и отличительные черты, необходимые для создания модели:
1.)Необходимо, чтобы преобразования модели были осуществимы.
Главенствующая функция модели – достижение целей, именно поэтому требуется чётко и ясно определить задачи и способ их реализации.
2.)Данной информации должно быть достаточно для описания и анализа, однако не должно присутствовать излишних сведений.
Получение определённого материала, связанного с выбранным объектом исследования.
3.)Отражение свойств реального объекта, влияющих на эффективность в рассматриваемых аспектах.
4.)Агрегирование (представление многоуровневой системы с помощью совокупности подсистем).
5.)Скрытие внутренних структур, не представляющих интереса при моделировании (на модели они представлены в виде пустого блока, для которого обозначены лишь значимые входные и выходные информационные потоки).
К ключевым этапам оптимизации бизнес-процессов относятся:
Определение целей моделирования, оптимизации и описание рассматриваемого процесса в компании.
1.)Создание модели бизнес-процесса as-is (в данный момент времени).
2.)Подробный анализ основных проблем.
3.)Составление рекомендаций для решения задач, поставленных перед проведением анализа.
Для проведения моделирования следует детально изучить предметную область и подобрать наиболее подходящее средство для представления бизнес-процессов.
В качестве программного средства для выполнения моделирования был выбран ArchiMate, являющийся свободно распространяемым и независимым языком, позволяющий как однозначным способом моделировать архитектуру предприятия, так и выполнять описание, анализ и визуализацию архитектуры изнутри и снаружи его бизнес-процессов.
ArchiMate позволяет моделировать и описывать следующие объекты и процессы:
Построение бизнес-процессов;
Функционирование бизнес-процессов организации;
Формирование организационной структуры;
Информационные потоки;
Ит-системы;
Техническую и технологическую инфраструктуру.
Такое моделирование служит для разработки, оценки и оповещения о последствиях решений и перемен, внутри описанных бизнес-процессов для различных заинтересованных сторон.
Самые важные сущности и типы связей в ArchiMate представляют собой структуру или ArchiMate Framework, который выделяет в архитектуре предприятия следующие уровни:
Бизнес;
Приложения;
Технологии.
Каждый уровень включает в себя три аспекта: наличие активных элементов, внутренней структуры и элементов, определяющих использование или передачу данных, т.е. описание субъекта, действия и объекта.
Из-за своего промежуточного положения между низкоуровневым моделированием, таким как UML или высокоуровневым моделированием как BPMN, в данном языке присутствуют особые сущности