Оценка организации документооборота в организации

В АО «Водоканал-Чита» вопросы, связанные с документооборотом, регламентируются Положением о документообороте и Инструкцией по делопроизводству. Оба документа утверждены генеральным директором АО «Водоканал-Чита» и доведены до сведения заинтересованных лиц.
Структура Положения о документообороте АО «Водоканал-Чита»:
общие положения;
цели и задачи документооборота;
принципы делопроизводства;
функции делопроизводства;
типы и виды документов, поступающих в организацию и создаваемых в ней;
организация документооборота.
Структура Инструкции по делопроизводству АО «Водоканал-Чита»:
общие положения;
документирование управленческой деятельности;
подготовка и оформление отдельных видов документов;
согласование документов;
контроль исполнения документов;
организация доступа к отдельным видам документов;
учет и хранение документов.
В организационной структуре АО «Водоканал-Чита» отсутствует отдел делопроизводства, функции по документообороту и делопроизводству возлагаются на:
секретаря. Им реализуются функции в отношении всех отделов и должностных лиц организации;
начальников отделов организации. Они обеспечивают документооборот в рамках конкретного отдела;
делопроизводителя испытательной лаборатории. Данное должностное лицо осуществляет локальный документооборот в рамках деятельности испытательной лаборатории;
главного бухгалтера. Данным должностным лицом организуется документооборот в рамках деятельности бухгалтерии. В бухгалтерии АО «Водоканал-Чита» общие подходы к документообороту и делопроизводству дополняются графиком документооборота бухгалтерии.
С учетом этого, в АО «Водоканал-Чита» выделяется централизованный документооборот, а также документооборот в рамках структурного подразделения организации.
В АО «Водоканал-Чита» документооборот организован по двум направлениям:
внешний документооборот. Он образуется между организацией и внешней средой деятельности: потребителями, налоговыми органами, органами статистики, службой ПФР и ФСС, надзорными и контролирующими органами, контрагентами;
внутренний документооборот. Он образуется за счет документообмена, который происходит между отделами и должностными лицами организации.
Во внешний документооборот АО «Водоканал-Чита» документы поступают:
по почте;
от курьеров и посетителей;
по факсу;
по электронной почте;
от структурных подразделений, через которых переданы документы.
Во внутренний документооборот АО «Водоканал-Чита» документы поступают:
от сотрудников организации;
по внутренней электронной почте организации.
Документы по внутреннему и внешнему документообороту сосредотачиваются изначально у секретаря АО «Водоканал-Чита». Поступившие документы из внешнего документооборота подлежат регистрации в течение 3 рабочих дней с момента фактического поступления

. А документы, поступившие в рамках внутреннего документооборота АО «Водоканал-Чита», регистрируются день в день. При этом в обоях случаях документы могут быть зарегистрированы при условии соблюдения следующих условий:
конверты, в которых упакованы документы не имеют признаков вскрытия и иных нарушений целостности. Если указанные признаки имеются, то в организации сначала составляется Акт вскрытия конверта и удостоверении его содержимого;
документы содержат правильную адресность.
Для регистрации входящих документов в АО «Водоканал-Чита» предусмотрены:
журнал регистрации входящих внешних документов;
журнал регистрации входящих внутренних документов.
После регистрации все входящие документы направляются генеральному директору АО «Водоканал-Чита» для получения резолюции.
В АО «Водоканал-Чита» исходящие документы бывают двух видов:
в интересах внешних пользователей, это образует исходящие внешние документы;
в интересах отделов и должностных лиц организации, что образует исходящие внутренние документы.
Все исходящие документы в АО «Водоканал-Чита» регистрируются день в день. Для регистрации исходящих документов в АО «Водоканал-Чита» предусмотрены журнал регистрации исходящих внешних документов и журнал регистрации исходящих внутренних документов.
Документооборот АО «Водоканал-Чита» образуется следующими разновидностями документов:
организационно-правовые документы;
распорядительные документы;
документы по личному составу организации;
финансово-бухгалтерские документы;
информационно-справочные документы;
обращения граждан и иных потребителей;
служебные записки.
В таблице 1 представлена динамика документооборота АО «Водоканал-Чита» по его видам за 2018-2020гг.
Таблица 1 – Динамика документооборота АО «Водоканал-Чита» по его видам за 2018-2020гг.
Вид документов 2018г. 2019г. 2020г. Изменение
2019г. к 2018г. 2020г. к 2019г.
абс. отн. % абс. отн. %
Входящие внешние документы, в том числе: 14898 16674 19213 1776 111,92 2539 115,23
- входящие из сторонних организаций и предприятий 5984 6519 7732 535 108,94 1213 118,61
- обращения граждан 5096 5844 6417 748 114,68 573 109,80
- входящие из органов власти регионального подчинения 1257 1326 1592 69 105,48 266 120,06
- входящие из органов власти федерального подчинения 2561 2985 3472 424 116,56 487 116,31
Входящие внутренние документы, в том числе: 534 542 605 8 101,50 63 111,62
- распорядительные документы 369 373 413 4 101,08 40 110,72
- служебные записки 68 76 87 8 111,76 11 114,47
- заявка 47 52 61 5 110,64 9 117,31
- доверенность 50 41 44 -9 82,00 3 107,32
Исходящие, в том числе: 9296 9468 10481 172 101,85 1013 110,70
- внешняя исходящая переписка 7240 7201 8085 -39 99,46 884 112,28
- внутренняя исходящая переписка 2056 2267 2396 211 110,26 129 105,69
Итого 24728 26684 30299 1956 107,91 3615 113,55
За 2018-2020гг