Оценка эффективности закупочных операций и возможность сокращения общих затрат на закупки

Работа любого бизнеса зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которые ему предоставляют другие организации. Даже самый маленький офис нуждается в пространстве, тепле, освещении, коммуникационном и офисном оборудовании, мебели и различных других предметах для выполнения своих функций. Ни одна организация, предприятие, учреждение не является самодостаточной.
Организация и управление закупками направлены на обеспечение того, чтобы компания получала необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняя свои обязательства, с хороший сервис (как до продаж, так и после него) и по выгодной цене. Выполнение заказов (поставок) является одной из важнейших функций в компании, поэтому организация очень важна для оценки эффективности закупок материальных ресурсов.
При определении эффективности закупочных операций необходимо всесторонне оценить работу службы закупок компании. При этом учитывается выполнение плана закупок по объему и качественным показателям, соблюдение бюджета предприятия, суммы сэкономленных средств. Также возможно приблизительно определить стоимость конкретной логистической операции в процессе реализации функций закупки

. Следуя всем действиям отдела закупок, можно оценить эффективность отдела, а также определить проблемные области.
Существует три основных показателя, которые контролируют деятельность отдела закупок: время, цены и надежность поставщика.
Контроль временного фактора включает в себя контроль поздних поставок, а также последствий задержек. В то же время следует анализировать такие показатели как: доля просроченных заказов, процент случаев, когда задержки с доставкой вызвали заметную нехватку материальных ресурсов на складе, и другие.
Ценовой фактор включает анализ цен, уплачиваемых при покупке продуктов, в частности их сравнение с ранее установленными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок.
Надежность поставщика подразумевает соблюдение качества и объема его поставок на условиях, указанных в договорах. Следующие параметры позволяют принимать взвешенные решения при выборе продавца: доля поздних поставок и сбоев доставки; доля поставок, которые не соответствуют соглашениям о качестве продукции; доля заказов, поставленных вопреки договору одной стороной; качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и количеством поврежденных товаров.
Управление логистикой организации должно позаботиться о сокращении общих затрат, связанных с процессом закупок, поскольку затраты на управление закупками в различных отраслях составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости готовой продукции в промышленно развитых странах