Направления совершенствования формирования команды для реализации проекта ООО «Радикон»

3.1 Мероприятия по совершенствованию формирования команды для реализации проекта ООО «Радикон»
В ООО «Радикон» можно выделить следующие направления повышения эффективности управления командой для реализации проекта:
- создание единой команды для планируемого к реализации проекта;
- совершенствование структуры команды проекта;
- более четкое определение «входных» и «выходных» точек для различных групп процессов формирования развития проектной команды;
- реализация мер по развитию команды проекта.
С учетом выявленных направлений совершенствования практики управления командой проекта в ООО «Радикон» предлагаются следующие рекомендации.
Для более четкого распределения прав и обязанностей, полномочий и ответственности между участниками проектной команды ООО «Радикон», а также для сокращения времени на согласование решений, организации рекомендуется отказаться от практики формирования двух проектных команд. Для проекта, который в настоящее время реализуется ООО «Радикон» целесообразно создание единой проектной команды. При этом в данную команду также необходимо включить юриста, который совместно с руководителем проекта и менеджером будет осуществлять разработку договоров.
В результате объединения двух проектных групп увеличится объем аналитических работ, в результате чего рекомендуется ввести в аналитической группе дополнительную должность экономиста - аналитика. Также руководству ООО «Радикон» на период реализации проекта необходимо предоставить бухгалтеру проектной команды полный объем проектных полномочий, и прежде всего право подписи по оплате счетов на весь период реализации проекта.
В то же время следует учитывать, что в результате объединения проектных команд существенно увеличится норма управляемости у руководителя проекта. Если ранее она составляла 7 - 8 человек, то в рекомендуемой структуре она увеличится до 11 человек. Кроме того, увеличится объем работ менеджера по работе с проектами. В связи с этим данным участникам проектных команд рекомендуется повышение оклада на 10000 руб. по сравнению с фактическим уровнем.
Более эффективное выполнения своих обязанностей данными участниками проектной команды может быть достигнуто за счет экономии рабочего времени. Такая экономия в свою очередь может быть достигнута за счет внедрения в проектной группе системы электронного документооборота. Для обоснования предложенной меры был проведен сравнительный анализ наиболее известных систем электронного документооборота по функциональным и ценовым параметрам.
Анализ функциональных и ценовых параметров систем электронного документооборота позволяет сделать вывод о том, что наиболее целесообразным проектной команды является использование системы электронного документооборота, созданной на базе 1С - «1С: Документ. 8», т.к. в учетной практике как всей организации, так и проектной команды применяется программный продукт «1С: Предприятие 8.0», который совместим с рекомендуемой системой электронного документооборота, что не потребует дополнительных затрат, связанных с конвертацией данных. Данный программный продукт решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и предоставляет следующие возможности:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера.
Число пользователей системы электронного документооборота равно числу членов команды проекта и составляет 12 человек.
Следует отметить, что рекомендуемые меры по совершенствованию управления проектной командой в ООО «Радикон» могут привести к конфликтам, которые в свою очередь приведут к снижению результативности работы проектной команды. Вследствие того, что организации была рекомендована новая структура проектной команды, прогнозируется возникновение следующих проблем и конфликтов:
1.Объединение двух проектных команд в одну, которые ранее функционировали в организации повлечет за собой высвобождение части сотрудников. Во избежание увольнения данных сотрудников ООО «Радикон» высвобожденные сотрудники могут быть переведены на другие участки проектной работы.
2.В связи с введением новых должностей возможно возникновение конфликтов в связи с распределением полномочий и ответственности, прав и обязанностей среди участников проектной команды

. Для решения данной проблемы ООО «Радикон» рекомендуется следующее:
- разработка должностных инструкций для каждого участника проектной команды, учитывающей его обязанности не как сотрудника организации, а как участника проекта;
- разработка справочников команды проекта;
- разработка ресурсных календарей, что существенно упростит процесс распределения ресурсов между участниками команды проекта.
3.Объединение участников различных проектных команд может привести к возникновению и развитию межличностных конфликтов. Для устранения данной проблемы ООО «Радикон» рекомендуется провести обучение участников проектной команды на формирование навыков эффективного командного взаимодействия.
С учетом предложенных рекомендаций была разработана общая программа совершенствования формирования и развития проектной команды ООО «Радикон» (таблица 7).
Таблица 7 - Программа формирования и развития команды проекта ООО «Радикон»*
Мероприятие Срок реализации Ответственное лицо
Разработка актуального плана по кадрам 01.03.2021 г. Руководитель проектного отдела
Разработка должностных инструкций участников проектных команд 15.03.2021 Руководитель кадровой службы
Разработка справочника команды проекта 20.03.2021 Руководитель кадровой службы
Разработка ресурсного календаря 25.03.2021 Руководитель планово-финансового отдела
Формирование команды проекта 01.04.2021 Руководитель проектного отдела
Заключение договоров на обучение персонала 05.04.2021 Руководитель кадровой службы, Генеральный директор
Внедрение системы электронного документооборота 01.04.2021 Руководитель проектного отдела
Источник: составлено автором
Представим график реализации программы формирования и развития команды проекта в виде диаграммы Ганта.
Предлагаемая программа мер должна повысить эффективность и качество командного взаимодействия, что в свою очередь – скажется на повышении качестве и скорости предоставляемых услуг.
Таблица 8 - Диаграмма Ганта
№ Мероприятие 01.03.2021 15.03.2021 20.03.2021 25.03.2021 01.04.2021 05.04.2021 01.05.2021
1 Разработка актуального плана по кадрам
2 Разработка должностных инструкций участников проектных команд
3 Разработка справочника команды проекта
4 Разработка ресурсного календаря
5 Формирование команды проекта
6 Заключение договоров на обучение персонала
7 Внедрение системы электронного документооборота
Источник: составлено автором
ООО «Радикон» сможет сформировать для себя уникальное конкурентное преимущество, которое трудно скопировать и воспроизвести. Внедрение Корпоративного стандарта работы с клиентами в деятельность компании позволит ООО «Радикон»:
- создать единый корпоративный стиль работы с клиентами;
- повысить показатели результативных контактов с клиентами;
- поддерживать высокое качество работы с клиентами;
- увеличить число лояльных клиентов и, тем самым, расширить круг постоянных клиентов компании;
- минимизировать количество затруднительных (конфликтных) ситуаций с клиентами;
- создать методическую основу для обучения персонала качественному обслуживанию клиентов;
- иметь четкие критерии оценки деятельности сотрудников, взаимодействующих с клиентами;
- усовершенствовать систему мотивации персонала, ориентируя её на качественное обслуживание клиентов;
- оптимизировать информационные потоки.
Стандарт обслуживания ООО «Радикон» станет так называемой копилкой опыта: необходимые персоналу знания останутся в организации, т.к. закреплены в стандарте и будут передаваться «по наследству» независимо от изменений в кадровом составе. Для внедрения стандарта можно воспользоваться автоматизированной программой «Безупречный сервис. Корпоративные стандарты обслуживания клиентов. Коммуникативные навыки в сервисе», которая направлена на освоение и повышение уровня коммуникативных навыков и выработку наилучшей модели поведения сотрудников предприятия в различных ситуациях в процессе обслуживания клиентов.
В качестве оценки эффективности проектного управления представляется целесообразным использовать показатель проектной пропускной способности компании – число завершенных компанией проектов за год с учетом стоимости каждого проекта. Рост данного показателя будет свидетельствовать об эффективности данного метода внутрифирменного управления.
Таким образом, для более четкого распределения прав и обязанностей, полномочий и ответственности между участниками проектной команды ООО «Радикон», а также для сокращения времени на согласование решений, организации рекомендуется отказаться от практики формирования двух проектных команд. Для проекта, который в настоящее время реализуется ООО «Радикон» целесообразно создание единой проектной команды.
Далее необходимо оценить экономический эффект, который получит организация от реализации предложенных мер.
3.2 Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Предложенные меры по развитию практики командообразования в ООО «Радикон» позволят организации получить экономический и социальный эффект