Мероприятия по совершенствованию формирования команды проекта ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т»

В ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т» можно выделить следующие направления повышения эффективности управления командой проекта:
- создание единой команды для планируемого к реализации проекта;
- совершенствование структуры команды проекта;
- более четкое определение «входных» и «выходных» точек для различных групп процессов формирования развития проектной команды;
- реализация мер по развитию команды проекта.
С учетом выявленных направлений совершенствования практики управления командой проекта в ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т» предлагаются следующие рекомендации.
Для более четкого распределения прав и обязанностей, полномочий и ответственности между участниками проектной команды ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т», а также для сокращения времени на согласование решений, организации рекомендуется отказаться от практики формирования двух проектных команд. Для проекта, который в настоящее время реализуется ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т» целесообразно создание единой проектной команды. При этом в данную команду также необходимо включить юриста, который совместно с руководителем проекта и менеджером будет осуществлять разработку договоров.
В результате объединения двух проектных групп увеличится объем аналитических работ, в результате чего рекомендуется ввести в аналитической группе дополнительную должность экономиста - аналитика. Также руководству ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т» на период реализации проекта необходимо предоставить бухгалтеру проектной команды полный объем проектных полномочий, и прежде всего право подписи по оплате счетов на весь период реализации проекта.
В то же время следует учитывать, что в результате объединения проектных команд существенно увеличится норма управляемости у руководителя проекта. Если ранее она составляла 7 - 8 человек, то в рекомендуемой структуре она увеличится до 11 человек. Кроме того, увеличится объем работ менеджера по работе с проектами. В связи с этим данным участникам проектных команд рекомендуется повышение оклада на 10000 руб. по сравнению с фактическим уровнем.
Более эффективное выполнения своих обязанностей данными участниками проектной команды может быть достигнуто за счет экономии рабочего времени. Такая экономия в свою очередь может быть достигнута за счет внедрения в проектной группе системы электронного документооборота. Для обоснования предложенной меры был проведен сравнительный анализ наиболее известных систем электронного документооборота по функциональным и ценовым параметрам.
Анализ функциональных и ценовых параметров систем электронного документооборота позволяет сделать вывод о том, что наиболее целесообразным проектной команды является использование системы электронного документооборота, созданной на базе 1С - «1С: Документ

. 8», т.к. в учетной практике как всей организации, так и проектной команды применяется программный продукт «1С: Предприятие 8.0», который совместим с рекомендуемой системой электронного документооборота, что не потребует дополнительных затрат, связанных с конвертацией данных. Данный программный продукт решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и предоставляет следующие возможности:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера.
Число пользователей системы электронного документооборота равно числу членов команды проекта и составляет 12 человек.
Следует отметить, что рекомендуемые меры по совершенствованию управления проектной командой в ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т» могут привести к конфликтам, которые в свою очередь приведут к снижению результативности работы проектной команды. Вследствие того, что организации была рекомендована новая структура проектной команды, прогнозируется возникновение следующих проблем и конфликтов:
1.Объединение двух проектных команд в одну, которые ранее функционировали в организации повлечет за собой высвобождение части сотрудников. Во избежание увольнения данных сотрудников ЗАО «ДЕЛЬТА ПРИНТ Т» высвобожденные сотрудники могут быть переведены на другие участки проектной работы.
2.В связи с введением новых должностей возможно возникновение конфликтов в связи с распределением полномочий и ответственности, прав и обязанностей среди участников проектной команды