Характеристика основных видов и комплексов документов

Документ - это сложный объект, представляющий собой неразрывную связь информации и ее материального носителя. Каждый документ является целостной системой, состоящей из целого ряда формирующих его и взаимосвязанных между собой элементов.
Под комплексом документов, как правило, понимк6ется совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др.
Существует достаточно большое количество комплексов документов, остановимся подробнее на некоторых из них.
В настоящее время на эффективность работы организаций и учреждений, имеющих различные цели и задачи функционирования, а также относящаяся к любым видам собственности влияет множество факторов.
В качестве одного из важнейших факторов целесообразно рассматривать качество постановки работы с документами и обеспечение их движения, как внутри организации, так и за ее пределами.
В связи с этим особое значение приобретает оптимальная организация и постоянное совершенствование процесса оформления организационно-распорядительных документов.
Для документационного обеспечения управления большое значение имеют организационно-распорядительные документы.
Организационно-распорядительная документация представляет собой условное обозначение комплекса документов, создаваемых организацией в процессе организационно, распорядительной, информационной деятельности.
Основное назначение распорядительных документов состоит в регулировании деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
Делопроизводство в целом и оформление организационно-распорядительной документации в частности является важнейшим вспомогательным процессом, так как от четкости, оперативности, полноты, достоверности и правильности оформления документов зависит скорость поступления информации, необходимой для выработки и принятия управленческих решений.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, а также ранее изданных распорядительных или иных документов организации.
2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
В первом случае в качестве документов, инициирующих решение, выступают документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации.
Во втором случае информацию о необходимости принятия решений орган управления получает из таких документов, как переписка, докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.
Таким образом, основное назначение распорядительных документов состоит в регулировании деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
В настоящее время в рамках структуры управленческих документов принято выделять особый комплекс документов, связанных с оформлением трудовых правоотношений между физическими и юридическими лицами.
Данное обстоятельство обуславливает тот факт, что кадровая документация в целом и документация по личному составу в частности формируется в организациях различного функционала, организационной структуры и форм собственности.
В связи с этим кадровая документация имеет достаточно разнообразный и сложный видовой состав и классифицируется по нескольким основаниям.
Так, по целевой принадлежности выделяют следующие документы:
- кадровые документы, связанные с управление персоналом, к которым относятся планы, отчеты, положение о подборе персонала, аттестации и др.;
- документы, фиксирующие движение кадров от момента приема на работу до увольнения и осуществляющие учет личного состава организации (трудовой договор, приказы по личному составу, личные карточки работников, график отпусков, заявления работников и пр.).
В рамках основных кадровых функций выделяют следующие категории документов:
- документы по приему на работу;
- документы по вопросам перевода на другую работу;
- документы, создаваемые в рамках увольнения работника;
- документы по поощрению работников;
- документы по вопросам взысканий, наложенных на работников и др.
В качестве еще одного критерия классификации целесообразно рассматривать степень обязательности документов, в рамках которого выделяют:
- обязательные документы;
- условно обязательные
- необязательные документы .
Особого внимания заслуживает документация по личному составу, под которой понимается совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников

.
К указанным документам относятся:
- трудовые контракты (договоры);
- приказы по личному составу (о приме, увольнении, переводе);
- трудовые книжки, личные карточки, дела;
- лицевые счета по заработной плате.
Кадровая документация является подтверждением прав граждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инвалидности, именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
За ведение деловой документации, в том числе кадровой, руководители организаций несут персональную ответственность и могут быть привлечены к административной ответственности.
Таким образом, кадровая документация включает в свой состав различные организационно-распорядительные и информационно-справочные документы.
Так, организационно-правовой документацией регламентируется управление персоналом (штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка).
Распорядительными документами оформляют решение вопросов подбора и расстановки кадров (приказы по личному составу, распоряжения).
Информационно-справочные документы представляют собой справки, докладные записки, акты.
В делопроизводстве и архивных учреждениях хранятся не только бумажные документы, но и документы на микроформах, а также на магнитных, электронных и аудиовизуальных носителях. До начала 1980-х гг. в архивоведческой науке использовался термин «кинофотофонодокумент».
В последующем в терминологию вошел «аудиовизуальный документ», под которым мы понимаем «документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования».
Технологии фиксирования информации развивались на протяжении последних двухсот лет в процессах механизации и автоматизации. В результате этого стали возникать такие технологии, как звукозапись, фотография, кино и видеозапись, а также технологии машинной обработки информации. Использование таких технологий со временем привело к рассмотрению их в качестве исторических источников и приданию им документного статуса.
Во второй половине XX в. К.Г. Митяев в рамках созданной им дисциплины документоведения заложил научные основы для изучения феномена документирования информации (в том числе с использованием сложных технических устройств). Ученый отмечал, что общее документоведение – это введение в изучение проблем технического документирования, фото-кино-фонодокументирования, документирования научно-хозяйственного учёта. Вместе с документоведением, которое с 1970-х годов стало концентрировать внимание на документировании управленческой информации, стало развиваться техническое (научно-техническое) и кино- фото-фонодокументирование.
Придание кино-фото-фономатериалам документного статуса, а также объединение их с технической документацией в одну группу привело к поиску терминов, охватывающих данный тип документов; к формированию научного направления, изучающего их специфику.
В качестве обобщающих терминов начинали использоваться термины «некнижные материалы», «мета-книга», «аудиовизуальные материалы», «документы на «нетрадиционных» видах носителей» и т. д.
Спецификой этих документов является их непосредственная связь с техническими устройствами, используемыми при регистрации информации, а часто и при её представлении.
В научную практику вводится и термин «технотронный», этимология которого восходит к древнегреческому языку (в своей суффиксальной части он означает инструмент, орудие, приспособление). Данный неологизм применяется для обозначения явлений, связанных с использованием современной техники, «технотронная эра», «технотронная медицина», «технотронный документ», а также научных направлений, изучающих различные аспекты этого явления: технотронная архивистика и технотронное документирование.
В настоящее время в связи с интенсивным развитием и повсеместным распространением современных информационных технологий особое значение приобретает вопрос анализа и уточнения содержания термина «электронный документ».
Так, в нашей стране закрепление понятия «электронный» документ в нормативно-правовых и методических документах представляет собой достаточно длительный и сложный процесс.
Первые попытки формирования правовой базы для электронных документов можно отнести к 1970-м годам, так как в данный период был принят ряд ведомственных организационно-распорядительных документов, содержащих информацию о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.
В 1981 году были изданы «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники», в рамках которых подразумевалось, что документы на машинном носителе используется без осуществления преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при осуществлении процесса передачи информации на предприятия, учреждения и организации либо для обмена информацией между ними.
Кроме того, в сентябре 1986 года были приняты «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84» (РД 50-613-86), исходя из которых к документам на машинном носителе были отнесены: магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски, а также перфокарты и перфоленты.
В ГСДОУ также упоминается определение термина машиночитаемый документ, который трактуется как документ пригодный для осуществления автоматического считывания содержащейся в нем информации, в качестве основных носителей которой выступают: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты.
В настоящее время понятие электронного документа закреплено Федеральным законом «Об электронной подписи»