Документ в контексте документационного обеспечения управления

В настоящее время на эффективность работы организаций и учреждений, имеющих различные цели и задачи функционирования, а также относящаяся к любым видам собственности влияет множество факторов.
В качестве одного из важнейших факторов целесообразно рассматривать качество постановки работы с документами и обеспечение их движения, как внутри организации, так и за ее пределами.
В связи с этим особое значение приобретает оптимальная организация и постоянное совершенствование процесса документационного обеспечения управления.
Для реализации указанного направления необходимо рассмотреть и проанализировать основные понятия документационного обеспечения управления.
Под документационным обеспечением управления понимается деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
В связи с этим документационное обеспечение управления является достаточно сложным и комплексным процессом, поэтому его понятийный аппарат связан, как с документоведением и архивоведением, так и с науками об управлении.
Так, ключевым понятием документационного обеспечения управления является документ.
Применительно к документационному обеспечению управления целесообразно применять подход классического документоведения.
Кроме того, документационное обеспечение управления рассматривает официальные документы, как имеющие юридическую силу (значимость), под которой в рамках рассматриваемого процесса понимается признак документа, предполагающий наличие возможности документа, как непосредственно (для нормативно-правовых актов), так и опосредованно инициировать юридические последствия.
Таким образом, под официальным (служебным) документом понимается документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке.
В связи с этим одними из ключевых понятий документационного обеспечения управления являются формуляр и реквизит документа, так как именно они гарантируют правильность оформления документации.
В настоящее время под реквизитом понимается элемент оформления документа.
Формуляр представляет собой совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности.
Реквизиты и формуляры документов оформляются в соответствии с нормами и правилами установленными государственным стандартом, правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а также инструкциями и стандартами по делопроизводству конкретных организаций.
Важнейшее значение для документационного обеспечения управления имеет назначение и оформление документа и сфера деятельности конкретной организации, а значит и такое понятие как система документации.
Под системой документации, как правило понимается совокупность документов, взаимосвязанный по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к оформлению.
Кроме того, для документационного обеспечения управления большое значение имеют такие понятия, как организационно-правовой, организационно-распорядительный и информационно-справочный документы.
Под организационно-правовой документацией понимается комплекс документов, регламентирующих статус организации, ее структуру, функции и пр..
Организационно-распорядительная документация представляет собой условное обозначение комплекса документов, создаваемых организацией в процессе организационно, распорядительной, информационной деятельности.
Под информационно-справочной системой документации понимается комплекс документов, создаваемых для фиксации управленческой информации в целях ее передачи и использования, в том числе для инициирования управленческих решений.
Осуществление организацией своей деятельности невозможно без организации документооборота, под которым понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки