Эффективная организация осуществления управления проектами

При правильной реализации управление портфелем проектов (PPM) трансформирует организационные подходы к управлению проектами и росту бизнеса.
PPM гарантирует, что организации выполняют правильные проекты в нужное время последовательным образом, чтобы обеспечить максимальную стоимость бизнеса. По мнению Института управления проектами , управление портфелем проектов является ключевым конкурентным преимуществом, позволяющим высшему руководству своевременно принимать эффективные решения.
Как и любое крупное изменение в организации, внедрение практик и процессов PPM требует дорожной карты для достижения успеха.
В этом посте мы рассмотрим 9-ти этапный план реализации портфеля проектов:
1. Установите стратегию 2. Win Executive Support3. Создайте команду внедрения 4. Сбор Данных По Проекту 5. Оцените Свои Проекты 6. Создайте Свое Портфолио 7. Испытайте и уточните 8. Управление портфелем проектов развертывание 9. Учись и адаптируйся.
 1. Установите стратегию
Согласование проектов с бизнес-стратегией является ключевым элементом управления портфелем проектов. Начните с понимания этой стратегии. Чего хочет достичь ваш бизнес и когда? Какие решения или внутренние преобразования необходимы для достижения этих целей?
Обсудите с высшими заинтересованными сторонами и руководителями их определение ценности и ожиданий от текущих проектов.
Понимание этой общей картины поможет вам получить исполнительную поддержку для PPM на этапе 2 и разработать систему ранжирования для проектов на этапе 4.
2. Выиграйте Исполнительную Поддержку
Введение PPM требует изменения менталитета и процессов, которым некоторые люди будут сопротивляться. Чтобы уменьшить эти трения, вам нужно определить ключевые заинтересованные стороны и поделиться своим видением для PPM, чтобы завоевать их поддержку на раннем этапе.
Поддержка должна начинаться с самого верха вашей организации и распространяться по всем отделам. Фактически, PMI сообщает, что 90% высокопроизводительных организаций имеют сильную поддержку PPM от их генерального директора и руководителей C-уровня.
PPM будет информировать о том, как каждая команда проводит проекты, поэтому уделите время работе с нужными людьми с самого начала. PPM-это нисходящий подход, при котором высшие руководители принимают ключевые решения о проектах на уровне портфеля.
Как и при любом изменении, у людей будут вопросы! Вот некоторые из них, чтобы ожидать:
Что такое управление портфелем проектов и зачем оно нам нужно?
Какую выгоду получит организация?
Будет ли PPM поддерживать выполнение стратегии?
Что такое краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное видение для PPM?
Окажет ли это какое-либо влияние на текущие или предстоящие проекты?
Будет ли один или несколько портфелей?
Как PPM будет интегрироваться с текущими процессами?
Потребуется ли нам набирать или повторно развертывать ресурсы?
Нужно ли нам инвестировать в какие-либо новые системы или программное обеспечение?
3. Создание группы внедрения
С помощью стратегического выравнивания и старшей поддержки на месте, вы можете разработать команду внедрения . Команда должна включать в себя членов технической команды, менеджеров портфеля и других ключевых заинтересованных сторон.
Вам также может потребоваться создать руководящий комитет или руководящий орган, состоящий из старших руководителей и директоров, чтобы помочь в принятии ключевых решений.
 4. Сбор Данных Проекта
Оценка текущих проектов и проектного портфеля в соответствии со стратегией организации является важным шагом на пути к управлению портфелем проектов.
Сбор этих данных позволит команде ответить на такие важные вопросы, как::
Количество текущих проектов
Количество предстоящих проектов
Количество проектов, увязанных с одной стратегической целью
Общая стоимость всех проектов
Прогнозируемая рентабельность инвестиций (ROI) всех проектов
Расчетные v фактические графики.
 Сбор данных по проектам также дает возможность проводить обзор процессов в рамках всей организации.Применяется ли одно и то же соглашение об именовании ко всем проектам? Есть ли у каждого проекта одна и та же документация? Проводят ли проектные группы и записывают посмертное вскрытие, когда проект завершен?
Вы, вероятно, найдете подходы к управлению проектами различаются по отделу или команде, что делает сравнение и ранжирование проектов немного сложнее!
Есть несколько областей, в которых вам нужно собирать данные . К ним относятся::
Проектные данные : название; руководитель проекта; спонсор проекта; устав или описание; график и основные этапы; уровень риска; распределение ресурсов; прогнозируемый ROI, а также график и инструменты отчетности.
Организационные данные: имеющиеся ресурсы и навыки, а также текущие и предстоящие назначения ресурсов.
Вы также можете классифицировать проекты по статусу, чтобы понять их стратегическую ценность для организации. Классификация может выглядеть так:
Предлагаемый проект
Утвержденные проекты (могут быть профинансированы, но не активны)
"Растите бизнес" проекты
"Поддерживать бизнес" проекты
Завершенный проект
Отмененные проекты.
 Способ сбора и сортировки этих данных будет зависеть от доступных систем. Если ваша организация использует инструмент совместного проекта , такой как BrightWork, этот процесс будет проще.
 5. Оценка
Собрав все соответствующие проектные данные в одном месте, пришло время пересмотреть текущий портфель проектов.
В зависимости от вашего подхода, вы можете разработать систему ранжирования или подсчета баллов, чтобы обеспечить объективность и последовательность оценки. Выводы, полученные на этом этапе, повлияют на создание нового портфолио позже.
Просмотрите портфель и найдите любые очевидные проблемы, такие как дублирование проектов, взаимозависимости между проектами, проекты с высоким риском и чрезмерно выделенные ресурсы.
Далее, исследуйте глубже, чтобы оценить, сколько проектов соответствует стратегическим целям и вероятность завершения этих проектов. Кроме того, подумайте о том, что вы можете достичь с помощью доступных ресурсов.
 6. Создайте Свое портфолио
Создайте новый портфель, изменив статус и приоритет проектов, например, остановите все дублирующиеся проекты и начните соответствующие отложенные проекты.
Цель состоит в том, чтобы построить портфель, который отвечает внутренним требованиям и обеспечивает здоровое сочетание "риск-вознаграждение".
На этом этапе определите и задокументируйте ключевые процессы, такие как управление запросами проекта и структуры отчетности PPM. В зависимости от существующих инструментов организации может потребоваться обновить или приобрести программное обеспечение для управления портфелем проектов для поддержки нового подхода.
 7. Тест и уточнение
Прежде чем представить новый портфель и процесс всей организации, протестируйте свою оценку с несколькими заинтересованными сторонами и используйте их отзывы для уточнения по мере необходимости.
Также может потребоваться работа с группой пользователей для тестирования нового программного обеспечения или процессов, например процедур запроса проекта.
 8. Развертывание системы управления портфелем проектов
Работая с высшим руководством, разработайте программу развертывания. Рекомендуется начинать с одного отдела и развиваться с несколькими отделами или командами позже.
В зависимости от масштаба и объема проектов, вы должны рассмотреть возможность использования плана управления изменениями, чтобы помочь преодолеть любые препятствия или сопротивление новым подходам.
Устанавливайте реалистичные ожидания с конечными пользователями и Поддерживайте регулярную связь, чтобы вы могли быстро решать любые неожиданные проблемы.
 9. Учитесь и адаптируйтесь
Сосредоточьтесь на своих насущных потребностях.
Эволюционируйте с опытом.
 Такой же подход работает и для управления портфелем проектов.
Используя согласованные графики отчетности, метрики и периодические обзоры, оценивайте свой портфель с двух точек зрения каждые несколько месяцев:
Стратегические-общие портфельные результаты
Тактика-здоровье и выполнение индивидуальных проектов.
 Ищите краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные возможности для совершенствования своей стратегии PPM.
Этот гибкий подход обеспечивает соответствие портфеля стратегическим целям и дает возможность регулярно получать обратную связь от ключевых заинтересованных сторон.
Продвижение планирования проекта включает в себя разработку системы мотивации, продвижение ключевой информации, инструментов влияния и взаимодействия с целевой аудиторией, описание коммуникационной среды проекта, планирование, бюджетирование и источники финансирования