Анализ системы управления проектами на предприятии

Управление деятельностью компании ЗАО «Москва – Макдональдс» ориентировано на внедрение непрерывных улучшений, в результате чего компания достигает высокого уровня операционных показателей и обеспечивает прирост эффективности. В основе такого управления лежит проектный подход, при этом внедрение улучшений осуществляется путем осуществления проектов.
В компании ведется работа по внедрению производственных и организационных улучшений в соответствии с направлениями стратегического развития. Например, Макдоналдс планомерно вносит свой вклад в каждую из 17 целей устойчивого развития, определенных в 2015 году ООН. Программы рационального использования ресурсов позволяют снизить ежегодный расход воды на одном предприятии на 180 кубометров, благодаря сенсорным кранам для мытья рук, а технологии оптимизированного расхода масла снижают потребление на 40%.
Транспортный партнер «Макдоналдс», компания HAVI, использует 22 трака, работающих на газовом топливе, что позволяет значительно сократить выброс CO2.
Кофе в «Макдоналдс» выращен с заботой об окружающей среде и о людях, занятых на производстве. Это подтверждают международные сертификаты UTZ и Rain Forest Alliance.
Ежегодно «Макдоналдс» отправляет на вторичную переработку более 1500 тонн картона и более 4500 тонн отработанного фритюрного масла, 70% которого перерабатывается в биодизельное топливо. 100% бумажной и картонной упаковки Макдоналдс в России производится из переработанного или сертифицированного сырья, производство которого не наносит ущерба лесам. Это подтверждают сертификаты FSC и PEFC.
К 2025 году в региональных подразделениях компании «Макдоналдс» планируется внедрение системы разделения отходов на предприятиях сети во всём мире. В России первые в индустрии общественного питания пилотные проекты такой направленности уже запущены в Москве и Туле.
В ЗАО «Москва – Макдональдс», как и в других региональных компаниях «Макдоналдс», все рестораны полностью обновляются каждые 10-15 лет. Обычно производится замена декораций зала, меняется дизайн фасада, модернизируется система вентиляции и кондиционирования, устанавливаются электронные терминалы приема заказов на МакАвто и оплаты заказов в зале.
Необходимость и содержание многих проектов в компании обусловлено целями и задачами процесса обучения и адаптации персонала, который постоянно обновляется как в результате текучести кадров, так и в результате создания новых рабочих мест по мере расширения сети ресторанов быстрого обслуживания компании. Как известно, компания «Макдоналдс» является крупнейшим работодателем для молодежи в индустрии питания. Средний возраст директора предприятия быстрого обслуживания – 26 лет. Около 60% сотрудников «Макдоналдс» в России – студенты. Учитывая планы по развитию бизнеса на 2020 г. компания «Макдоналдс» заявила о готовности создать около 8 тысяч новых рабочих мест.
Каждый год «Макдоналдс» в России инвестирует 250 млн руб. в обучение и развитие сотрудников. Макдоналдс создает привлекательные рабочие места и равные возможности. Средняя заработная плата в компании «Макдоналдс» на 34,5% превышает среднюю по индустрии.
Учитывая масштабы привлечения персонала и темпы его обновления, в компании уделяется внимание обучению персонала, формированию сплоченной команды, профессиональному росту наиболее опытных и перспективных сотрудников и т.д. Именно по этим причинам, среди проектов, которые осуществляются в ЗАО «Москва – Макдональдс», преобладают организационные проекты. Однако, существует ряд особенностей и проблем при реализации проектов такого рода.
Прежде всего, необходимо отметить особенности, которые связаны с человеческим фактором, и в частности, негативное в большинстве случаев восприятие организационных изменений в трудовом коллективе на объекте внедрения. Кроме того, для организационных проектов, как правило, невозможно точно спрогнозировать ожидаемые результаты, необходимое время реализации проекта, реальный объем работ по проекту и т.п. Учитывая текучесть кадров, которая характерна для предприятий общественного питания, время обучения новых сотрудников в подразделениях компании может существенно увеличиваться. Также может потребоваться дополнительное время для тестирования улучшений и их внедрения в операционную деятельность компании.
В целом, управление проектами в компании осуществляется на основе использования возможностей специализированного модуля «Управление проектами» информационной системы Directum. Данное приложение имеет ряд преимуществ, благодаря которым компания обеспечила снижение издержек, повышение эффективности использования трудовых и финансовых ресурсов, комплексно оптимизировала бизнес-процессы

.
Основу модуля «Управление проектами» образует справочник, каждая запись которого представляет собой отдельный проект. В свою очередь, каждый проект представляет собой набор работ, ограниченных во времени датой начала и сроком реализации. Работы могут быть объединены в группы и последовательно связаны друг с другом. Работам могут быть присвоены исполнители и контролеры. Проект может быть отправлен на согласование и на исполнение. Во время исполнения проекта на исполнителей и контролеров формируются задания на выполнение работ. По мере выполнения работ, на диаграмме проекта можно отслеживать ход его выполнения. Среди наиболее значимых преимуществ модуля «Управление проектами» следует отметить возможность управления несколькими проектами одновременно, а также, при наличии, подпроектами. При этом используется единая информационная база компании.
Кроме использования возможностей специализированного модуля «Управление проектами» информационной системы Directum, для решения ряда проблем при реализации организационных проектов в ЗАО «Москва – Макдональдс» разработана и внедрена собственная система управления проектами, в основе которой внутренние стандарты NABIT и Золотой стандарт ввода инициатив и коммуникаций. Процесс реализации проектов включает четыре этапа: коммуникации, тестирование, контроль, внедрение.
Стандарт NABIT был разработан в компании в 2005 г. для поддержки и реализации ввода проектов в производственных подразделениях. NABIT расшифровывается как NutsAnd Bolts Integration Team – «Команда, вводящая новые инициативы».
Хорошо организованный процесс NABIT выстраивает чёткую систему планирования, последовательности и коммуникации нововведений, которая, при правильном выполнении, ведёт бизнес к успеху. NABIT позволяет ресторанам в конкретный период времени сосредоточить внимание на конкретных приоритетах. Преимущества действующей в компании модели представлены на рисунке 12.
В компании разработана единая структура процесса коммуникации новой информации, которая охватывает три уровня ввода инициатив. Для ввода постоянных глобальных изменений осуществляются коммуникации первого уровня – NABIT Bundle. При реализации новых форматов процесса осуществляются коммуникации второго уровня – NABIT Вебинар. На третьем уровне ввода инициатив коммуникации осуществляются посредством NABIT Update.
Рисунок 12 – Преимущества модели NABIT, используемой в управлении проектами в ЗАО «Москва – Макдоналдс»
Источник: составлено автором на основе [29]
Кроме того, в компании применяются и другие средства коммуникации – новостные рассылки, «Еженедельные новости», онлайн-ресурсы и сайты, собрания и поддерживающие семинары. Особенности применения средств коммуникации на каждом уровне ввода инициатив отражены на рисунке 13. Управление предприятиями быстрого обслуживания на высоком уровне является одной из основ плана ускорения развития компании «Макдоналдс». Оно базируется на 5 ключевых принципах:
Система оценки, ориентированная на гостя – обеспечивает компании уверенность в том, что его руководство фокусируется на правильных направлениях для удовлетворения ожиданий гостей;
Проактивное планирование мощностей – предполагает готовность производственных участков предприятий к развитию бизнеса и росту продаж;
Упрощение процедур и процессов – предусматривает соблюдение предусмотренных процессов и процедур;
Производственная дисциплина и дисциплина ввода инициатив – ориентирован на реализацию процессов согласно Золотым Стандартам каждый день;
Лучшие люди – предусматривает предоставление проектным командам необходимой информации и обучения, чтобы они создавали моменты хорошего настроения для гостей.
Рисунок 13 – Схема процесса коммуникации в ЗАО «Москва – Макдоналдс» в рамках модели NABIT
Источник: составлено автором на основе [29]
В соответствии с корпоративными стандартами внедрения инициатив, при реализации проектов его участникам следует придерживаться определенных принципов. Их суть заключается в том, что для управления проектами в компании избрана проектная организационная структура, которая предусматривает, что комплекс работ по проекту разрабатывается и внедряется независимо от иерархической структуры организации.
Менеджер проекта осуществляет руководство выделенной для реализации проекта командой сотрудников, при этом функциональные менеджеры теряют возможность влияния на персонал, задействованный в проекте. Менеджер проекта получает полную тотальную власть над членами проектной команды. При этом на уровне ПБО проектная команда (или весь отдел) разбиваются на группы, которые задействуются для выполнения отдельных проектов или подпроектов