Алгоритм действий секретаряпри приёме посетителей

В ходе исследования было проведено интервью с секретарём компании ООО «РН-ЭСКПЛОРЕЙШН» с целью анализа и проведения приёма посетителей других стран.
Секретарь компании ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» имеет определённый алгоритм действий при приёме посетителей:
1. Секретарь устанавливает порядок приёма для различных категорий посетителей:
посетители ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» (по кратким текущим рабочим вопросам; по проектам документов на рассмотрение и изучение руководителю; по срочным вопросам; документы на подписание руководителю);
посетители других организаций;
партнёры по бизнесу из других стран.
Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководителю необходимо встретиться самому, а кто может быть направлен другим должностным лицам; какие вопросы нуждаются в срочном, первоочерёдном решении и внимании руководителя.
В ООО «РН-ЭКСПЛОРЕЙШН» есть расписание, где каждому подчинённому выделяется 10–15 минут для решения текущих вопросов

. Секретарь регулирует порядок очерёдности сотрудников в зависимости от важности вопросов.
Для срочных вопросов отведён час – с 9:00 до 10:00; а для текущих рабочих вопросов – с 13:00 до 14:00.
2. Ведёт журнал предварительной записи на приём.
3. Регистрирует посетителей в журнале.
4. Организует приём деловых партнёров в офисе.
5. Организует обслуживание руководителя и его деловых партнёров в офисе.
6. Сервирует чайный (кофейный) столик в офисе (если это требует руководитель).
7. Следит за мерами предосторожности по сохранению коммерческой тайны в ходе приёма посетителей в приёмной и кабинете руководителя:
не оставляет включённый монитор компьютера, если секретарю нужно уйти со своего рабочего места;
не оставляет документы на столе;
не обсуждает работу с посетителем).
Также было выяснено в ходе исследования:
1. Секретарь всегда здоровается первым с посетителем.
2. Берёт визитную карточку гостя (если имеется), благодарит и ознакамливается с содержанием карточки.
Если же у гостя нет визитной карточки, то секретарь записывает посетителя в журнал: ФИО, должность и место работы, также надо отметить цель визита.
3. Изучив информацию, помещает её в визитницу/картотеку.
Стоит отметить, что если посетитель приезжает на машине, то ему оформляют пропуск в бизнес центр для бесплатного въезда и выезда на парковку.
Если гость входит во время разговора секретаря по телефону или обслуживает другого посетителя:
1. Секретарь приветливо здоровается, улыбаясь, с пришедшим посетителем и лёгким кивком головы указывает, куда можно присесть, чтобы подождать.
2. Если секретарь не может долго уделить внимание гостю, то ему предлагают ознакомиться с каталогами или журналами, лежащими на столике; прайс-листами фирмы, что демонстрирует внимание секретаря к посетителю, а также предоставляет ему возможность ознакомиться с деятельностью фирмы и спектром её услуг.
Бывает и так, что посетители приходят с вопросами, с которыми секретарь компании не может им помочь и тогда она перенаправляет гостя на того человека, который мог бы обслужить клиента.
Также секретарь рассказала, что в приёмную редко, но приходят посетители-рекламщики, которые всякими способами стараются зарекомендовать и продать свой товар