Внедрение роботизированных технологий в практику подбора персонала: возможности и риски компании

Сегодня повышенное внимание к автоматизации и внедрение новых технологий, таких как большие данные, машинное обучение и искусственный интеллект, существенно меняет стиль жизни человека, наряду с представлениями организаций о бизнес-процессах. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) относится к технологии, которая представляет собой встроенное программное обеспечение, используемое для замены действий человека при выполнении трудоемких, но простых административных задач. Соответствующая программа интегрируется с существующими функциями и инструментами для решения основных задач посредством автоматизации, что позволяет оптимизировать выполнение отдельных задач в результате снижения денежных и временных затрат на определенный процесс.
За последние несколько лет робототехника – отрасль машиностроения, которая занимается проектированием, конструированием, эксплуатацией и использованием роботизированных инструментов – значительно расширилась, что связано с растущими потребностями промышленности. Согласно исследованию «Будущее работы: от мифов к новым реалиям на рабочем месте» [8], проведенному ведущей мировой консалтинговой и брокерской компанией «Willis Towers Watson», работодатели ожидают, что организации, которые в настоящее время используют искусственный интеллект и робототехнику, в ближайшие несколько лет значительно расширят автоматизацию бизнес-процессов. Более того, по прогнозам, к 2020 году будет автоматизировано 17% всей работы, исполняемой в бизнес-единицах. По данным Института роботизированной автоматизации процессов [3], можно выделить пять ведущих бизнес-подразделений, активно внедряющих роботизированное программное обеспечение: данные и аналитика, финансовый отдел, отдел закупок, отдел информационных технологий и отдел кадров.
Так, с появлением новых технологий по мере продвижения в 21-й век, меняются взгляды и подходы к организации людских ресурсов в компании. Автоматизация, включая использование искусственного интеллекта и машинное обучение, являются главной тенденцией, влияющей на область рекрутинга, и открывает новую эру практики найма. Обычно, кадровый отдел отвечает за множество задач в процессе найма, при этом существует ряд повторяющихся действий, отнимающих много времени. Применение роботизированных технологий в исполнении процессно-ориентированных задач освобождает практиков от обременительного администрирования, позволяя им сосредоточить усилия на тех областях, где они могут принести большую ценность.
Согласно исследованию, проведенному PwC [7], 40% функций специалистов по подбору персонала в международных компаниях в настоящее время исполняются при помощи роботизированных технологий. Внедрение программных решений может обеспечить реальное повышение эффективности в практике подбора персонала, ускоряя ранее длительные и трудоемкие процессы, за счет автоматизации таких задач, как:
отправка автоматических сообщений, таких как электронные письма автоответчика и тексты кандидатам;
сбор, обработка и систематизация информации о кандидатах и ее хранение в базе данных организации;
процесс найма: обзор резюме, поиск кандидатов и отбор на основе определенных квалификационных индикаторов;
консультирование кандидатов и предоставление автоматизированных инструкций.
При большом количестве кандидатов, готовых использовать потенциальные возможности трудоустройства, для рекрутеров может быть почти невозможно взаимодействовать с каждым из них. Однако, роботизированные технологии могут быть эффективно использованы для составления списка квалифицированных кандидатов на основе персонализированных алгоритмических критериев отбора. Системы RPA, запрограммированные на поиск, проверку и организацию кандидатов, могут работать каждый час ежедневно. Это обеспечивает более быстрое продвижение соискателей в процессе найма, дает рекрутерам больше времени для установления более консультативных отношений с кандидатами и позволяет избежать человеческих ошибок, что часто приводит к низкой производительности труда и высокому уровню текучести кадров.
С помощью роботизированных технологий организации могут лучше управлять опытом своих кандидатов. Автоматизация процесса подбора персонала создает возможность разрабатывать привлекательные почтовые кампании. RPA можно запрограммировать так, чтобы сообщения передавались как пассивным, так и активным кандидатам, создавая более высокий уровень вовлеченности. Это обеспечивает регулярный надежный канал получения информации о вакансиях. RPA полезны при отправке автоматических сообщений заявителю по электронной почте, однако технология также осуществляет сбор, обработку и систематизацию информации о кандидате, что позволяет создать базу данных о кандидате для использования специалистами по подбору персонала

. Это ведет к повышению качества процесса набора персонала путем составления списка кандидатов и обработки индивидуальных данных, что обеспечивает информацию для принятия правильного решения в процессе подготовки будущего кадрового резерва на основе способностей командной работы кандидата, его знаний, качеств и навыков. [4]
Алгоритмы с поддержкой RPA могут имитировать активность человеческого мозга, чтобы распознавать человеческие ценности, поведение людей, дефицит навыков у кандидата, стоящего перед ними. При этом, технология RPA могут задействовать чат-ботов, которые используют анализ данных и компьютерную лингвистику для интерпретации коммуникации кандидата и формулирования соответствующего ответа. Кандидат может взаимодействовать с технологией RPA посредством текстовых сообщений, электронной почты, социальных сетей, приложений для обмена сообщениями, таких как whatsApp, slack, skype и т.д. Это открывает возможности общения с кандидатами, доступное 24/7, что будет способствовать сокращению временного разрыва между моментом подачи кандидатом заявления и получением ответа от рекрутера и, в конечном итоге, построению надежного управления взаимоотношениями кандидатов с кадровыми агентствами для улучшения качества их работы и принятия обоснованных решений.
В целом, чат-боты могут выполнять следующие задачи [6]:
получение резюме, сопроводительных писем и контактной информации;
запрос информации относительно образования, опыта и навыков кандидата;
предоставление ответов на часто задаваемые вопросы кандидатов об открытых вакансиях, а также о процессе подачи заявлений и процедуре найма;
планирование собеседования с рекрутером или менеджером по найму.
Технология RPA позволяет использовать чат-боты для сбора данных о кандидате касательно его опыта, образования и навыков, и контроля удовлетворенности кандидата на каждом этапе процесса найма. Рекрутеры могут запрограммировать ботов на создание электронных писем с запросами резюме, сопроводительного письма, контактной информации или получения обратной связи на протяжении всего рекрутингового процесса по мере продвижения кандидатов.
Инструменты RPA могут помочь как кадровой команде, так и кандидатам в процессе планирования собеседований. Роботизированные технологии могут предоставлять доступ к календарю менеджера по найму в режиме реального времени и предлагать конкретные временные интервалы для назначения собеседования в зависимости от его занятости. После того, как кандидат выбирает время собеседования, автоматическое приглашение отправляется как интервьюерам, так и интервьюируемой стороне, и запланированное время становится недоступным для других кандидатов. Если организация использует платформу для видео-интервью, боты могут отправлять автоматические электронные письма, содержащие ссылки и инструкции о том, как пройти видео-интервью. Затем менеджеры по найму могут просмотреть интервью и выбрать лучших кандидатов для проведения личного собеседования.
Помимо рассмотренных преимуществ, природа технологий RPA позволяет автоматически реагировать на индивидуальные запросы потенциальных кандидатов. Роботы RPA сообщают об отклонении кандидата, почему он отклонен, тем самым облегчая обратную связь относительно недостатка навыков, квалификации и обеспечения специфических требований компании.
Так, можно констатировать, что роботизированная автоматизация процессов является ценным инструментом для оптимизации процесса найма. RPA меняет характер конкуренции в цифровой экономике и индустрии рекрутинга Использование автоматизации при подборе персонала позволяет быстрее принимать правильные решения о найме, влияет на потенциал задействованных в организации человеческих ресурсов, их производительность, надежность и уровень удержания. Однако, чтобы технологии RPA оказывали положительное влияние на организацию, необходимо знать, как успешно внедрить роботизированные технологии в действующий процесс найма. Несмотря на то, что автоматизация может помочь улучшить опыт кандидатов, это не означает, что каждый компонент в процессе подбора персонала должен быть автоматизирован. Важно помнить, что взаимодействие человека с кандидатами имеет первостепенное значение. Организации должны найти правильный баланс между внедрением роботизированных технологических решений и человеческим взаимодействием в процессе подбора персонала.
Процесс внедрения RPA начинается с определения процессов, которые больше всего выиграют от автоматизации. Выбор процессов, которые целесообразно автоматизировать, зависит от уникальных потребностей организации. Руководители отдела кадров должны провести оценку уровня потенциальной выгоды от автоматизации каждого процесса и задокументировать эффективность и экономию средств, которые в результате могут возникнуть