Способы документирования: сравнить, выявить преимущества и недостатки

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования – это средство или совокупность средств фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаков.
Способ документирования – это действие, совокупность действий, которые применяются для записи информации на материальном носителе. Это может быть способs реформирования:
фотохимический,
электромагнитный,
механический,
ручной.
Способ документирования – это предмет или сущность приспособлений, которые используют для создания документа.
Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов, включающий ручные, механические, автоматизированные устройства начиная с гусиного пера и заканчивается ЭВМ (электронно-вычислительная машина).
Система документирования – это совокупность процессов и средств создания всей документации в учреждениях, организациях на предприятиях в процессе осуществления ими своих функций.
Документирование охватывает по
составлению,
согласованию,
утверждению,
оформлению
изготовлению
размножению документов.
Все эти процессы регламентируются законодательными актами, государственными стандартами, единой государственной системой делопроизводства, ведомственными нормативными документами, а также справочниками и пособиями, имеющих нормативный или рекомендательный характер.
Единая государственная система делопроизводства. Типовой инструкцией по делопроизводству установлено, что делопроизводство организуется на основе полной или частичной централизации. Выбор системы организации делопроизводства зависит от объема документационной работы, структуры предприятия и территориального размещения его подразделений, численности делопроизводственного персонала и технического обеспечения.
В соответствии с этой системой все делопроизводственные операции (прием, регистрация, направление документа на исполнение, контроль исполнения, оформления и отправка) осуществляется специальными структурными подразделениями делопроизводственной службы.
При организации делопроизводства по частичной централизации (она может называться смешанной)

. Одна часть делопроизводственных операций используется централизованно, а другая, децентрализовано.
Централизованно осуществляется наиболее трудоемкие делопроизводственные операции, которые можно механизировать – это может быть распределение документа, их доставка исполнителям или в структурные подразделения, контроль отправки. А делопроизводственные процессы, связанные с непосредственным обслуживанием руководителей и специалистов (может быть: оформление документа, их хранение), выполняются децентрализовано.
Типовая инструкция по делопроизводству рекомендует принимать централизованную систему организации делопроизводства в учреждениях с небольшим количеством структурных подразделений и объемом документа (более 10000 документов).
Централизованная система делопроизводства применяется в исполкомах, кроме указанных двух систем организации делопроизводства, некоторые авторы называют еще и третью систему – это все делопроизводственные операции распределены по подразделениям.
Это возможно тогда, когда структурные подразделения размещены в нескольких помещениях удаленных друг от друга. В частом виде больше делопроизводственных процессов исполняется централизованно, это позволяет шире применять способы механизации, обеспечивать единый учет в способах выполнения делопроизводственных функций быстрее распространять передовой опыт работы, что в конечном итоге имеет большое значение для повышения производительности труда делопроизводственного персонала и эффективности управления.
Системы документирования – это наиболее сложная и важная составная часть делопроизводства. Она требует постоянного совершенствования творческой инициативы научной организации потому, что от постановки документирования в значительной степени зависит уровень и культура управления.
Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве, сюда входят принятие документов, их регистрация, распределение по подразделениям, контроль исполнения, формирование дел, справочно-поисковая работа, подготовка документа к сдаче в архив, хранение и использование.
Верная и своевременная информация носителем которой является документ играет важную роль в управлении