Современное толкование понятия «документ» и его роль в деятельности аппарата управления

Информация, используемая в системе управления, преимущественно оформлена документально. Документирование и делопроизводство, как составляющие процесса управления, являются важными факторами обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.
Делопроизводство — это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий. Общие правила делопроизводства обусловливают документирования управленческой деятельности, которая осуществляется путем издания распорядительных документов в соответствии с актами законодательства, обеспечения работы с готовыми документами, созданные и полученные извне учреждением.
Кроме того, документирование является основной частью делопроизводства, поскольку связано с процессами создания документов. Соблюдение основных правил по делопроизводству и документированию способствует установлению четкого организационно-технического порядка. Между прочим, правилами и принципами документирования, система прохождения документов должна основываться на принципе однократной регистрации деловых бумаг, а также централизации ответственности в процессе выполнения управленческих функций.
Главным, центральным, базовым понятием документационного обеспечения управления является понятие «документ». Традиционно, документ определяют, как «материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в заведенном порядке и имеет юридическую силу в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, он является носителем информации и выступает необходимым элементом внутренней организации любого учреждения, фирмы и обеспечивает взаимодействие их подразделений.
Например, на международном уровне наиболее обще признано определение данного понятия, как «запись информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе». В соответствии со стандартами, информация может быть записанной любым способом фиксирования сведений, то есть за помощью не только знакового письма, но и изображения, звука и тому подобное.
В исследованиях истории возникновения и эволюция толкования термина «документ» значительный вклад внесли
Н.В. Комова,
Н.М. Кушнаренко,
Ю.И. Палеха, и другие.
Согласно версии происхождения понятия, в основе слова «документ» лежит латинское слово «doceо», что означает «объяснять, излагать дело». Латинское слово «documentum» переводится как «образец», учебный пример

. Также документом называют «любое официальное свидетельство, доказательство достоверности действия, предмета, понятия и тому подобное». В сфере управления документ определяют, как средство фиксации управленческих действий. Документ управления – нормативный реквизит.
Документы, содержащие управленческую информацию и оформлены согласно определенным правилам, называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией, то есть управленческая документация является системой документов, которые обеспечивают управленческие процессы в обществе. Обозначенная система является одной из самых многочисленных, поскольку содержит группу административных и общих документов.
В частности, в состав управленческой документации входит документация административного и общего делопроизводства, которая объединяется в организационно-распорядительную документацию. В свою очередь, в ее состав включают:
организационную (инструкция, положение, устав и т. п),
распорядительную (приказ, постановление, распоряжение и т. п),
справочно-информационную (справка, сводка, обзор, информация, письмо, сообщение и тому подобное),
кадровую (автобиография, резюме, характеристика и тому подобное).
Учитывая, что современный деловой документ используется во всех сферах управленческой и деловой деятельности, подавляющее большинство действий служащие выполняют в процессе управления путем создания и использования служебных документов.
Управленческий документ содержит данные, которые возникли и используются в сфере управления. Он является не только зафиксированным письменным способом (рукописным, машинописным, типографским) носителем информации, но и своеобразным объектом для проработки в процессе использования документа в управленческой деятельности.
В частности, управленческий документ имеет ряд признаков: наличие информации, которая имеет управленческий смысл, стабильная материальная форма, которая обеспечивает долговременное хранение, использование и назначение документа для передачи управленческой информации во времени и пространстве.
Следует отметить, что на сегодня научные исследования часто направлены на информационную сущность документа, при чем каждый документ или вид документа рассматривается не изолированно, а в комплексе. Он занимает определенное место, играет определенную роль, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи.
Как и любая система, управленческий документ создается только потому, что он выполняет определенные необходимые обществу функции