Деловая переписка: главное - человеческое отношение

В современной деловой переписке принято использовать устоявшиеся выражения и штампы — например, «довожу до вашего сведения», «доброго времени суток, коллеги», «заранее спасибо», «приношу извинения за доставленные неудобства» и др. Эти заученные фразы не только лишают коммуникацию по работе человечности.
Их часто использовали и продолжают использовать в ситуациях, когда нужно скрыть какие-то неприятные эмоции или сгладить впечатление. Но люди вокруг неглупые, и давно уловили закономерность: показная вежливость — не то же самое, что вежливость. «С наилучшими пожеланиями» в конце письма о том, что зарплату в этом месяце задержат, резко противоречит содержанию письма. Создаётся ощущение, что над вами издеваются, а этого никто не любит.
Вежливость — это забота, а не картонные шаблонные фразы. Она проявляется не столько в словах, сколько в отношении. Написать личное письмо, а не коллективное, подписать его своим именем, назвать файл так, чтобы получателю потом было удобнее искать его в своей почте — это забота. И это вежливость. Именно такую вежливость стоит положить в основу деловых коммуникаций.
Один из способов проявить заботу — правильно выбрать платформу для общения

. Например, не стоит писать на почту, если дело срочное. Лучше написать в мессенджер, позвонить или прийти лично. И наоборот, несрочные вещи удобно обсуждать в почте: ничего не потеряется.
Есть несколько ситуаций, когда писать письма или что-то еще нельзя. Первая, как уже упоминалось выше, — когда срочно. Почта подразумевает возможность отложить ответ или не увидеть сообщение, а если мы отправляем что-то срочное, мы ждем ответ прямо сейчас — и злимся, если его не получаем.
Вторая ситуация, когда писать нельзя, — когда вопрос сложный. Можно отправить письмо с конспектом и позвонить: «Я отправил вам письмо, давайте я объясню, что там вообще происходит». Это эффективнее, чем перекладывать на другого человека — клиента или коллегу — ответственность за понимание того, что вы написали.
Третья ситуация — когда нужно провести планёрку или принять коллективное решение. Если попробовать организовать это в почте, в цепочку втянутся и те, кто готов обсудить сейчас, и те, кто проверит почту завтра или послезавтра. Эффективного и быстрого обсуждения не получится. Лучше организовать созвон, попросить кого-то одного принять решение или встретиться лично.
Преподнести информацию так, как будет удобно ее воспринимать, читать и использовать — тоже забота