Выявление недостатков в традиционных и автоматизированных технологиях ДОУ

В результате анализа практики работы с документами в Префектуре САО г. Москвы были выявлены некоторые проблемы, которые определили основные направления совершенствования документационного обеспечения.
Анализ деятельности Префектуры САО г. Москвы и практики ее документирования позволил выделить следующие проблемы документационной деятельности организации:
потеря документов;
задержки прохождения и исполнения;
избыточность документооборота;
противоречивость принимаемых решений;
бесконтрольность исполнителей;
невозможность восстановления истории работы с документами.
Результатом является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям, как:
какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
В последнее время требования к качеству документов заметно ужесточились, а объем документации вырос настолько, что рутинная работа по ведению архивных и статистических материалов стала отнимать слишком много времени и идет в ущерб непосредственной работе. К тому же ручное заполнение многочисленных бумаг приводит к тому, что качество и достоверность хранимых в них данных стали совершенно неприемлемого уровня и не позволяют получить реальную картину состояния дел в организации. Источник причин большинства проблем документационного обеспечения заключается в изначальном противоречии между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета.
Журнальный учет работы с документами в организации ведется автономно в каждом структурном подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это будет достигнуть за счет внедрения в деятельность организации системы электронного документооборота.
Несмотря на то, что в учреждении уже есть система электронного документооборота – Электронный документооборот Правительства Москвы, работает она внутри учреждения неэффективно.
Данная система предназначена в первую очередь для межведомственного обмена, а не для работы с входящей документацией.
В системе затруднен контроль исполнения документов, который так важен в работе с обращениями граждан.
В частности, сотрудники отмечают следующие проблемы работы СЭД
– случаи потери документов в процессе согласования и хранения;
– затягивание сроков согласования договорных документов;
– нарушение сроков и этапов исполнения договоров.
В течение 2017-2018 года отмечается ухудшение исполнительской дисциплины. Причиной является ослабление организационной работы в этом направлении со стороны руководителей структурных подразделений Префектуры.
Недочетом существующего порядка контроля за исполнением документов можно считать то, что формируемые базы не объединены друг с другом и во всех подразделениях ведется своя база.
Отдел служебной корреспонденции и обращений граждан ведет регистрацию обращений граждан в программе «Электронный документооборот Правительства Москвы», но из-за отсутствия дополнительного обслуживания и обновления данной системы контроль документов производится не в полном объеме. Остальные входящие и исходящие документы проходят через книги регистрации. В связи с этим возникают проблемы утери, дублирования и невозможность своевременно осуществлять контроль документов.
Контроль исполнения документов не соответствует установленным требованиям, потому что итоги выполнения не отмечаются в документе, как это требуется, а отмечаются только в базах регистрации. Еще одним недостатком является то, что база данных не ведется для контроля, а составляется только в процессе регистрации, в связи с этим происходит дублирование информации. Анализ документооборота проводится с целью исключения возврата, потери и задержки документации, а следовательно и улучшения качества и увеличения скорости исполнения определенного документа.
По итогам анализа документооборота Префектуры САО г. Москвы, выявлены следующие проблемы:
1. Увеличение общего числа документооборота в связи с:
- увеличением нормативно-правовой базы городского и федерального уровня;
- вхождением САО г. Москвы в целевые городские и федеральные программы по развитию территории;
2. Невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;
3. Утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой учреждения;
4. Дублирование документов т.к. регистрация производится через книги входящей корреспонденции.
5. Невозможность надлежащего контроля исполнения документов по причине, что регистрация проводится в разных системах в отделе, а ставятся документы на контроль в административно-правовом отделе;
6. Недостаточный профессионализм служащих при работе с ПК;
7. Слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.
8. Нарушение трудового законодательства на 8 часовой рабочий день, в связи с большим документопотоком и очень сокращенным временем предоставления информации или оказания муниципальной услуги сотрудникам приходится оставаться после окончания рабочего времени для изготовления необходимых документов.
Главной проблемой в организации документооборота в Префектуре САО г. Москвы является отсутствие современной системы электронного документооборота. Существующая СЭД Электронного Правительства Москвы устарела и охватывает не все подразделения учреждения, она нуждается в обновлении.
В целом, указанные проблемы необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
Таким образом, в результате анализа деятельности Префектуры САО г

. Москвы» и практики ее документирования можно сделать следующие выводы:
1) общее делопроизводство в учреждении осуществляется управлением по работе с документами, в функции которого входит осуществление операций по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке документов. Все документы, которые обращаются в системе документооборота Префектуры САО г. Москвы, разделены на входящие, исходящие и внутренние. Особое внимание уделено обращениям граждан, т.к. они составляют основную часть документации Префектуры;
3) проведенный анализ позволил выделить следующие проблемы документационной деятельности Префектуры САО г. Москвы: потеря документов, задержки прохождения и исполнения, избыточность документооборота, противоречивость принимаемых решений, бесконтрольность исполнителей, невозможность восстановления истории работы с документами, нарушение технологии ведения работы с документами. Существующая система электронного документооборота Правительства Москвы не решает указанные проблемы.
Следовательно, перечисленные проблемы необходимо устранить.
При этом установлено, что в организации в последнее время высокий уровень текучести кадров, а это, в свою очередь, влечет за собой увеличение документооборота. Также наблюдаются сложности в контроле исполнения документов: многие документы не исполняются или исполняются с опозданием, также выявлены случаи потери документов. В целях борьбы с увеличивающимся объёмом документов, повышением исполнительской дисциплины и повышения качества выполнения этапов документирования предложено внедрение системы электронного документооборота, способной более эффективно «справляться» с регистрацией и исполением входящих документов.
3.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота в территориальных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления
Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами учреждения должно быть ориентировано на то, что Префектуры САО г. Москвы кроме Электронного Правительства работает также на программе «1С: Предприятие 8», соответственно и документооборот желательно вести на платформе «1С: Документооборот 8».
Программное решение «1С: Документооборот 8 ПРОФ», используя современные технологии работы с документами, поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТам требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в российской практике [53].
Внедрение и использование программы «1С: Документооборот 8 ПРОФ» позволит более автоматизировать документооборот.
Для анализа работы с обращениями граждан в системе предусмотрены такие отчеты, как «Список активных обращений», «Обращения с истекающим сроком исполнения», «Сопроводительные документы по обращениям», «Динамика количества полученных обращений», «Завершенные обращения» [19].
Рассмотрим основные этапы внедрения СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в работу Префектуры САО г. Москвы.
На первом этапе решаются организационные вопросы, регламентируется использование системы, проводится оптимизация и унификация документооборота, обучение сотрудников, накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии.
На втором этапе определяются разновидности документов, с которых следует начинать использование электронного документооборота. Это могут быть распорядительные документы, служебная переписка, т.е. те документы, к которым чаще всего обращаются в справочно-информационных целях.
На третьем этапе происходит масштабное использование функциональных возможностей СЭД.
Круг пользователей СЭД также дожжен расширяться поэтапно: от работников секретариата и ответственных лиц за ведение делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях организации до руководителей и специалистов. При расширении числа пользователей рекомендуется начинать с наиболее психологически подготовленных и квалифицированных сотрудников, используя их опыт и навыки при освоении технологии другими сотрудниками.
Следует внедрять СЭД в тех подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект от ее реализации. Здесь, в свою очередь, возникают следующие задачи:
– если сотрудники не умеют пользоваться СЭД, то следует организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение в качестве квалификационного требования для занятия определенных должностей;
– если сотрудники еще не привыкли к автоматизированной технологии, то необходимо контролировать, оказывать методическую помощь, проводить оптимизацию процессов работы;
– если сотрудники не хотят работать по-новому, то нужно использовать систему мотивации персонала, стимулов и, при необходимости, санкций, разъяснять преимущества и перспективы новой технологии.
В целом, внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в работу Префектуры САО г. Москвы позволит выполнять все необходимые функции для осуществления бизнес-процессов:
– сократить то время, которое обычно затрачивается на выполнение работы;
– качественно улучшить результаты операций;
– позволит экономить ресурсы;
– сделает деятельность сотрудников более прозрачной и др.
В конечном счете, при внедрении «1С: Документооборот 8 ПРОФ» достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
В ходе исследования особенностей документирования деятельности Префектуры САО г. Москвы выявлено, что для оптимизации работы с входящими документами в учреждении внедрить систему электронного документооборота на платформе «1С: Документооборот 8 ПРОФ».
Экономический эффект (Э) от внедрения СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» рассчитывается по формуле (1) путём соотношения плановых и фактических затрат на содержание системы:
Э = Бпл – Бф,(1),
где – Бпл – плановый бюджет расходов;
Бф – фактический бюджет расходов.
Бюджет расходов на СЭД «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в Префектуре САО г