Технологические особенности организации и проведения выставок

После того, как фирма выберет конкретную выставку, она приступает к организационно-подготовительной деятельности, которая, кроме подачи заявки на участие в выставке, включает в себя решение организационных вопросов.
На подготовительном этапе немалый смысл придается рекламе, которая предусматривает такие мероприятия, как:
-Введение фирмы в официальный каталог выставки ярмарки – для этого оформляется особая заявка;
-Печать в периодических изданиях, ориентированных на целевые группы посетителей выставки;
-Рассылка электронных писем и факсов с приглашением посетить стенд фирмам, в которых туристская фирма заинтересована;
-Рассылка персональных приглашений и именных пригласительных компаньонам и клиентам. Чтобы пройти на выставку, следует предъявить входные билеты, предоставляемые экспонентам администрацией выставки, делают особо благоприятное впечатление как проявление особой внимательности к гостям;
-Не менее значимым является, заблаговременно запланировать проведение личных презентаций, «круглых столов», пресс-конференций, включив их в программу параллельных мероприятий выставки [18].
Подготовка к выставке занимает большое количество времени, а именно от 22 до 50 недель, очень важно составить график деятельности с установлением сроков проведения всех мероприятий. Такие графики незаменимы для снабжения координации некоторых действий, проверки за их реализацией и вовремя внести изменении, что станет невозможным, если аннулировать всю подготовку к выставке на последнем этапе.
После официального открытия выставки подходит самая ответственная стадия – непосредственно работа в ходе функционирования выставки. Выдающуюся роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности относится к стендистам – сотрудникам, работающим у стенда фирмы, в публичной зоне экспозиции.
Выставка придает комфортную атмосферу, которая бы содействовала переговорам между коммерческими представителями фирмы и потенциальными покупателями. Постройка выставочных стендов стала одним из важнейших факторов в планах по реализации для многих производителей.
Выставочный стенд – это лицо фирмы, презентационную должность экспонента, наиболее глубоко отображающее его рекламную и имиджевую политику на ближайший период времени. Привлекающий внимание и удобный выставочный стенд выступает важным элементом в результативной работе фирмы на выставке [21].
По тому, как организовано выставочная площадь, можно определить навыки самой фирмы, динамику ее развития, о будущих перспективах, качестве поставляемых услуг и так далее. Кроме того, стенд является оригинальным «стоппером» заинтересованности, увеличивающим ее популярность и представительность. В случае грамотного и правильного оформления он будет интересен каждому самому прихотливому посетителю выставки, проинформирует о ее профессионализме.
Вся экспозиция выставочного стенда условно разделяется на несколько зон:
Публичная – самая внушительная по площади зона, где располагаются экспонаты, работают стендисты, находят контакты с гостями;
Рабочая – место, где проводятся переговоры с потенциальными партнерами и клиентами.
Служебная – служебные помещения для сохранения экспонатов, рекламных материалов, вещей, для отдыха сотрудников и приготовления напитков.
Величина площади стенда должна назначаться выставочным бюджетом и амбициями фирмы. Однако, небольшой стенд может удачно рекомендовать большую фирму: важнейшую роль играет не численность выставочных метров, а качество представления и вид стенда.
Так же лучше будет, если у стенда больше открытых сторон. Стенды островного типа, где для гостей открыты все стороны, имеются весьма редко, к тому же, призывают к большей площади и расходам, но безукоризненны для прямых продаж и общения с клиентами. Самыми известными являются стенды полуостровного типа (имеют три стороны) и угловые стенды с двумя открытыми сторонами [35].
К числу вопросов, с которыми встречается экспонент, причисляется оборудование желаемого местоположения стенда. Любая выставочная экспозиция обладает своими характерными особенностями, и выигрышные приемы могут не сработать, как в одном, так и в другом случае .
Вместе с тем, имеются некоторые правила, связанные с направлением непосредственного движения гостей к центру против часовой стрелки. Поэтому наиболее подходящим являются места находящиеся справа от входа и в центре зала, а также недалеко от выхода и у центрального прохода.
При выборе местоположения нужно учитывать места расположения соперников и фирм, устраивающих многолюдные презентации

. Соседство с фирмами питания обладает своими недостатки: очереди около буфетов, возможно, могут загородить выставочный стенд. При всем том, как свидетельствует практика, порой близость к кафе и барам позволяет достичь удивительных итогов, позволяя привлечь к своей экспозиции значительное число посетителей.
Профессионалы выставочной деятельности делят застройку стенда на две категории: стационарная застройка и мобильная.
К стационарным формам относятся:
- Настенные информационные стенды;
- Монтируемые выставочные стенды и павильоны;
- Столы reception – для работы стендиста
- Световые, текстовые, электронные панно [33].
Отметим, что мобильные стенды позволяют фирме:
сохранять бюджет организации за счет неоднократного употребления: если постоянно приобретать на выставке незастроенную площадь и использовать мобильный стенд, то уже на третьей выставке окупаются все расходы.
экономить бюджет на перевозке за счет малого веса и довольно компактной упаковки, куда можно положить не только конструкции, но и буклеты, сувениры и пр.
сохранять время: стенд средней площади собирается двумя монтажниками в течение 40 минут.
достичь полной автономности.
быть готовым к выставке в любое время: готовый стенд существенно сокращает срок, чтобы подготовиться к выставке и позволяет принять «горячее предложение», не волнуясь о сроках.
привлечь внимание за счет необычного внешнего вида стенда. Красочная объемная картинка всегда сосредоточивает взгляды и вынуждает людей останавливаться.
использовать сам стенд не только на выставке, но и в оформлении холла фирмы, либо в демонстрационном зале компании.
приобретать различную площадь на всевозможных выставках. Имея в распоряжении один комплект, можно оформить и 100 м2, и 10 м2
Виды мобильных выставочных стендов:
Рор-Up – наиболее распространенный;
Fold-Up, либо "планшетные" мобильные стенды;
Fold-Up складывается либо разбирается до 1 планшета;
TRUSS-UP может быть воплощена в цвете, формах, скрупулезно подобранных;
Малые мобильные стенды – наиболее экономичный вид мобильных стендов [31].
Все малые стенды делятся на 2 типа стендов – Roll-Up и эконом-стенды;
Стол-reception – это не только удобное место для работы, но и значимая имиджевая часть выставки, либо прочего мероприятия.
Итак, в выставочном стенде все обязано быть безукоризненно: внешний вид должен подчеркнуть статус компании и фирменный стиль, а функциональная компании выставочного стенда должна организовать условия для общения с возможными клиентами и партнерами.
Для размещения каталогов, листовок, брошюр и другой информации о фирме на стенде устанавливаются буклетницы, держатели образцов и прайс-листов, информационные стойки.
Помимо общедоступных материалов на стенде чаще всего присутствуют рекламные либо информационные листы для постоянных клиентов, и для представителей других фирм. Такие материалы неплохо хранить в рабочей зоне вместе с документами, нужными для ведения переговоров.
Ответственный сотрудник подбирает персонал, собирает инструкции для каждого из его членов, подбирает внештатных сотрудников и проверяет их работу, находит решение для всех текущих вопросов с организаторами выставки и так далее. Его обязанности широки и многообразны – начиная на этапе планирования, и заканчивая подписью на аналитическом отчете, посвященном результатам участия в экспозиции.
Как и в целом, в туризме, особенная роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности организации относится к сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда компании, либо стендистам.
Рассмотрим основные этапы организации участия туристского предприятия в работе выставки.
1 этап. Принятие конкретного решения об участии в выставочных мероприятиях уже само по себе указывает на достижения туристской компании, об определенном уровне профессионализма в своей сфере деятельности. Это связано, прежде всего, с тем, что выставка является местом показа прогрессивного опыта. Она вряд ли поможет фирме, предлагающей устарелые туристские продукты низенького качества. В то же время участие в работе выставки призывает к вложениям больших средств, что может разрешить себе не любое туристское предприятие.
2 этап