Содержание справочной информации

Результат принятия решения
Адаптация проекта в деятельности организации
Эксплуатация нового программного обеспечения
Документация по проекту направленного на внедрение в деятельность организации нового программного обеспечения
Регламент организации, созданный на основе приведенной выше в таблице 2.1 структуры обязателен для соблюдения всеми сотрудниками организации.
В процессе формирования проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения в обязательном порядке должны быть сформированы следующие документы:
отчет о диагностики текущего программного обеспечения применяемого в деятельности организации;
распоряжение руководителя организации о создании проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения;
приказ о назначении лиц ответственных за реализацию этапов проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения;
справка об обоснование выбора конкретного программного обеспечения в рамках совершенствования текущего программного обеспечения организации из альтернативных вариантов (формируется в отделе АСУ);
формируется сам проект по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения, который утверждается генеральным директором организации;
план по реализации проекта;
техническое задание;
протокол тестирования нового программного обеспечения;
смета затрат;
бюджет затрат (с указанием объема расходования средств по кварталам, и целиком за год);
акт о внедрении программного обеспечения;
отчет о внедрении программного обеспечения и адаптации сотрудников к работе с ним;
служебные записки.
Важным моментом являет то, что новое программное обеспечение должно иметь способность быть интегрированным с программным обеспечением, установленным в деятельности организации, то есть между ними не должно быть конфликта.
Техническое задание к новому программному обеспечению, которое планируется внедрить в деятельность организации в рамках обновления должно быть подписано:
разработчиком проекта;
руководителем проекта;
исполнителем проекта;
руководителем отдела, в которое будет внедрено новое программное обеспечение.
За каждым участником проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения должны быть закреплены должностные обязанности.
Основное содержание указанных обязанностей в разрезе участников проекта представлено в таблице 2.2.
Таблица 2.2 – Должностные обязанности участников проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения
Роль участника проекта Функции и ответственность участника проекта
Инициатор проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения Обосновывает потребность в обновлении программного обеспечения.
Разработчик проекта Определяет цели проекта, его задачи.
Устанавливает критерии оценки успешности внедрения проекта в деятельности организации.
Несет ответственность за разработку положений проекта.
Руководитель проекта Утверждает проект.
Контролирует реализацию этапов проекта.
Несет ответственность за реализацию всех этапов проекта
Исполнители проекта Апробируют возможности нового программного обеспечения.
Эксплуатируют новое программное обеспечение на постоянной основе в процессе выполнения трудовых обязанностей.
В качестве первого критерия, по которому можно судить о результатах внедрения проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения выступает обучение персонала.
В таблице 2.3 представлены параметры оценки результата внедрения проекта по критерию «обучение персонала».
Таблица 2.3 – Параметры оценки результата внедрения проекта по критерию «обучение персонала»
Показатель оценки (критерий) Результат оценки Документ
Обучение персонала организации Персонал полностью овладел навыками работы с новым программным обеспечение внедренным в деятельность организации Протокол
Вопрос обучения персонала работе с новым программным обеспечением является одним из приоритетных, так как весь трудовой процесс осуществляется ими, поэтому недопонимание функционала программного обеспечения приводит к снижению качества работы

. Поэтому при внедрении нового программного обеспечения следует не только проводит обучение работе с новым программным обеспечением, но и выяснять степень освоение его функционала.
Для этого может быть использован опрос, провести который можно как в письменной, так и в устной форме.
Цель такого опроса – выяснить насколько сотрудник понял принцип работы с новым программным обеспечением. В том случае если имеются проблемы с использованием функционала нового программного обеспечения, то рекомендуется, проводить повторное обучение.
О степени освоения сотрудниками нового программного обеспечения должно быть отражено в отчете о внедрении программного обеспечения и адаптации сотрудников к работе с ним.
При внедрении в деятельность организации нового программного обеспечения следует быть готовым к проявлению следующих негативных моментов препятствующих реализации проекта по обновлению:
отрицательное восприятие проекта по обновлению программного обеспечения со стороны сотрудников организации;
слабая информационная среда для внедрения проекта по обновлению программного обеспечения;
отсутствие технических возможностей для полноценной реализации проекта по обновлению программного обеспечения.
Для минимизации этих моментов в организации должна быть проведена предварительная работа до внедрения проекта по обновлению программного обеспечения включающая в себя:
1.Проведение предварительной беседы (в виде собрания) с сотрудниками организации, в рамках которой руководством организации должны быть доведены до сведения сотрудников:
причины побудившие принять решение о необходимости внедрения нового программного обеспечения;
преимущества, которые дает использование в трудовом процессе новое программное обеспечение.
2.Доработка технических возможностей для внедрения нового программного обеспечения.
Таким образом, до внедрения в деятельность организации проекта по внедрению нового программного обеспечения, в организации должна быть проведена огромная и кропотливая подготовительная работа