Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с персоналом

За кадровый учет и расчеты с персоналом по оплате труда отвечает главный бухгалтер. Табель учета рабочего времени заполняет администратор. Учет организован в автоматизированной форме с применением программы «1С: Бухгалтерия». Программа позволяет выводить на печать первичные документы и необходимые регистры по счетам 68, 69 и 70.
Исследование показало, что в ООО «Медлайн-Сервис» зачастую не соблюдаются сроки отчета по подотчетным авансам. В связи с этим рекомендуем рассматриваемому предприятию усилить контроль и производить удержания вовремя невозвращенных авансов из заработной платы сотрудников. С этой целью предлагается составлять следующий регистр (таблица 10):
Таблица 10
Карточка учета невозвращенных подотчетных сумм
в ООО «Медлайн-Сервис»
№ п/п Наименование подразделения № авансового отчета ФИО сотрудника Сумма (тыс. руб.), не возвращенная в кассу в установленный срок Дата Приме-чание
Выдачи заработной платы Удержания невозвращенной суммы
1. АХО 246 Умывалова Г.Г. 1 420 25.09.2018 25.09.2018 Удержано
2. Лечебное отделение 275 Полякова Н.С. 2 630 05.03.2018 05.03.2018 Удержано
Составление указанной карточки способствует снижению риска безосновательных претензий от налоговой по расчету НДФЛ, исчисленного с сумм вовремя невозвращенных подотчетных авансов.
В исследуемой организации зачастую составляются приказы по личному составу. Регистрация таких приказов осуществляется нумерации документа определенным номером. Для оптимизации учета кадров ООО «Медлайн-Сервис» предложено формировать «Журнал учета приказов на сотрудников». Рекомендованный к заполнению Журнал позволит упорядочить все приказы, регистрируемые в рассматриваемом предприятии. В таблице 11 составим разработанную форму Журнала:
Таблица 11
Журнал учета приказов на сотрудников ООО «Медлайн-Сервис»
№ п/п Подразделение ФИО работника № приказа Наименование приказа Дата приказа Условие/ Основание Примечание
1

. АХО Ашлаева Е.П. КД/17 Приказ об изменении оплаты труда 17.06.2018 Оклад
30 000 руб. Назначение на должность администратора
2. Лечебное отделение Полякова Н.С. КД/18 Приказ об изменении штатного расписания 16.09.2018 Оклад
20 000 руб. На основании приказа о принятии на работу
Составление Журнала учета приказов на сотрудников приведет к группировке кадровых приказов и снижению риска подлога приказов, издания кадровых документов задним числом или несвоевременности распоряжений.
На исследуемом предприятии заработная плата выдается через кассу или на зарплатную карту (по желанию сотрудника). Начисление заработной платы на карту отражается в «Регистре на зачисление денежных средств на СКС сотрудников предприятия». Выдача заработной платы через кассу документируется платежной ведомостью. Для систематизации информации о выданной заработной плате ООО «Медлайн-Сервис» предложено формировать «Регистр учета выданной заработной платы на предприятии», отраженный в таблице 12:
Таблица 12
Регистр учета выданной заработной платы
на предприятии ООО «Медлайн-Сервис»
№ п/п Дата Наименование документа № документа Сумма, тыс. руб. Основание Подтверждающие документы
1. 25.12.
2018 Регистр на зачисление денежных средств на СКС сотрудников предприятия КД/Б-24 3 235 459,18 Расчетная ведомость
№ 11 Платежное поручение № 2156 от 25.12.2018, Выписка из банка по счету за 25.12.2018
2. 25.12.
2018 Платежная ведомость КД/К-24 5 457495,45 Расчетная ведомость № 11 Расходный кассовый ордер № 5456 от 25.12.2018
Формирование указанного регистра приведет к минимизации возможности выплаты заработной платы дважды (на карту и из кассы одновременно).
В результате выполненного исследования, основываясь на обнаруженных нарушениях и выявленных ошибок предложены к заполнению документы и регистры, которые позволят оптимизировать учет вовремя невозвращенных подотчетных сумм, распоряжений руководителя, выплаченной заработной платы