Повышение внутреннего контроля за расходами

Информационная система тесно связана с технологиями управления организацией, для целей контроля сведения должны формироваться в разрезе ключевых точек принятия управленческих решений и целевых показателей. В рамках системы финансового учета собирают и группируют данные о движении денежных средств по направлениям и видам деятельности, эта информация ориентирована в большей степени на внешних пользователей. Контроль должен базироваться на интегрированной учетной системе, включающей в себя не только финансовый, но и статистический, оперативный, стратегический, управленческий учет. Залогом эффективной комплексной системы учета является процесс его автоматизации, связывающий расчетно-кассовые участки реализации товаров и безналичные системы с бухгалтерскими программами.
Немаловажное значение для руководителя имеет информация, касающаяся идентификации участков и направлений расходования денежных
средств, а также ведения суммарного учета движения средств в разрезе лиц, разрешающих и производящих денежные операции. Информационная система необходима для подготовки аналитических данных в разрезе конкретных исполнителей, материально ответственных лиц (что позволит контролировать движение денежных потоков), для поддержки принятия стратегических и оперативных управленческих решений и повышения их качества.
Информационное обеспечение контроллинга невозможно без аналитической детализации денежных потоков. Следует детализировать денежные потоки по:
- видам деятельности;
- видам продукции
- по ассортименту;
- видам выполняемых работ и услуг;
- по сегментам;
В ресторане распределены несколько сегментов: склад, кухня, зал, касса, поставки и бухгалтерия, некоторые из них пересекаются.
Под центром финансовой ответственности в торговле следует понимать подразделение, которое инициирует операции по поступлению выручки в операционные кассы и центральную кассу предприятия, оплату счетов поставщикам, выдачу средств под отчет, обосновывает ее необходимость и несет ответственность за своевременное предоставление всех документов.
Важными центрами ответственности являются финансовая служба, бухгалтерия, зал или коммерческий отделы, отделы сбыта (менеджмента), директор, кассиры, контролеры.
Организация учета по центрам ответственности предполагает персонализацию учетных документов и записей. Наиболее важным аспектом контроля является накопление и систематизация информации в разрезе шифров счетов и управленческих регистров по каждому блоку учета, что позволяет детализировать информацию и сводить ее в единое целое.
Применительно к счетам рекомендуется организовать учет наличных денежных средств:
- по месту нахождения;
- в разрезе подразделений;
- в разрезе материально ответственных лиц.
Организация учета по центрам ответственности позволяет должным образом наладить внутренний контроль, представляющий собой постоянное наблюдение и проверку работы подразделений в целях оценки обоснованности и эффективности принятых управленческих решений, выявления отклонений и неблагоприятных ситуаций, своевременного информирования ответственных лиц, снижения и устранения рисков.
Организация процесса контроля требует четкого описания в должностных инструкциях действий, прав и обязанностей, связанных с выполнением функций учета, планирования, принятия управленческих решений. Далее рассмотрим функции контроллера кассира и других.
Рисунок 7 – Распределение функций контроля
В целях повышения эффективности функционирования системы контроля особое внимание следует уделять рисковым областям. Денежные документы должны своевременно регистрироваться и иметь единую сплошную нумерацию. Наличие на денежных документах только одной подписи или отсутствие разрешения органов управления указывает на бесконтрольность совершения операций.
Следует установить методы контроля за составлением отчетов кассиров и своевременной их сдачей в бухгалтерию. Бухгалтер должен осуществлять сверку отчета с кассовыми лентами, результатами инвентаризации, своевременно устанавливать причины расхождений. Все выявленные расхождения и их причины должны быть зафиксированы в отчетном документе, это позволит воздействовать на виновников нарушений и сбоев.
Размер денежных средств, хранящихся в операционных кассах, не может превышать установленные лимиты

. Кассовые лимиты должны быть экономически обоснованными, их утверждают приказом по организации, информацию о лимитах доводят до конкретных центров ответственности (директоров и кассиров).
Отчетность не является целью, она представляет собой индикатор достижения цели. Контролируемые показатели должны быть привязаны к системе материальных стимулов, поэтому финансово-экономическая служба должна участвовать и в разработке системы вознаграждений персонала, решая как минимум две конкретные задачи:
1) увязка системы мотивации и ключевых показателей деятельности сотрудника;
2) определение экономической целесообразности вознаграждения по каждому из целевых показателей.
Предлагается внедрить информационную систему управления на основе сервиса «R-keeper» для автоматизации управления клиентами (CRM), управления персоналом, управления финансами и бухгалтерией предприятия и автоматизации текущей деятельности.
Комплексная система управления предприятием, автоматизирующая все ключевые бизнес-процессы: Взаимоотношения с клиентами, Финансы и Бух.учет, Производство и Торговля, Управление персоналом и многое другое. Внедрение системы R-keeper позволяет повысить эффективность всех бизнес-процессов компании: оптимизирует деятельность управляющего офиса, производственных подразделений, складов, торговых точек и т.п. Система интегрируется с решением для репликации данных 1C, что позволяет объединить работу компании в едином информационном пространстве.
Данное приложение имеет следующие преимущества:
- комплекс бизнес-инструментов для сопровождения бизнеса,
- возможность вести учет по сотрудникам,
- сохранность данных и постоянный доступ к ним в любое время,
- привычный для бизнес-приложений интерфейс,
- переносимость данных, независимость (возможно выгрузить базу данных при прекращении работы).
Система управленческого учета складывается из управления финансами, снабжением, кадровой политики, ценообразования, анализа посещаемость и заполняемости залов, анализа всех процессов в ресторане. Каждый процесс, в учитывает специальная программа, которая интегрирует в себе несколько систем:
- бухгалтерский учет,
- учет текущей деятельности,
- начисление зарплат,
- снабжение,
-систему документооборота.
Большая часть работы менеджера связана с документами, информационная система учета помогает представлять общую картину работы и строить эффективную систему управления.
Модуль автоматизации R-keeper является универсальным решением, позволяющим эффективно решать задачи управления производством на предприятиях различных отраслей деятельности. Систему отличает высокая гибкость и возможность быстрой адаптации к изменениям условий бизнеса.
Система охватывает следующие аспекты:
•управление заказами и контроль исполнения;
•ведение спецификаций продукции и технологий изготовления;
•планирование производства, формирование производственной программы;
•расчет обеспеченности материальными и трудовыми ресурсами;
•управление материально-техническим снабжением;
•ведение учета в производстве;
•мониторинг процесса производства;
•контроль издержек и расчет себестоимости продукции;
•оценка планируемого и фактического результата;
•контроль рентабельности предприятия.
Для описания технологии изготовления продукции система позволяет:
•вести описание номенклатуры материалов, сборочных единиц и услуг;
•поддерживать спецификации готовых изделий и блюд;
•поддерживать производственные спецификации изделий (рецептур);
•поддерживать калькуляционные карты в соответствии с автоматическими весами.
Возможности по учету в производстве:
•учет движения материальных ценностей в производстве (сырья, полуфабрикатов, продукции);
•учет выпуска продукции и оказания услуг;
•учет расхода материальных ценностей;
•учет трудозатрат;
•учет состояния незавершенного производства, полуфабрикатов.
Контроль и управленческий учет:
•ведение классификации затрат;
•ведение цен ресурсов;
•предварительная оценка себестоимости выполнения заказов до включения в производственную программу;
•планирование затрат на период, расчет бюджетов основных затрат и и накладных расходов;
•калькуляция плановой себестоимости с учетом распределенных затрат;
•расчет фактических затрат за отчетный период;
•оценка себестоимости незавершенного производства;
•оценка производственных результатов.
Для оценки эффективности внедрения автоматической системы управления рассмотрим совокупность факторов, на которые она влияет: информация, контроль, улучшение обслуживания, снижение издержек, повышение эффективности использования активов