Понятие и сущность электронного документооборота

Прежде чем рассмотреть сущность системы электронного документооборота необходимо обозначить, что представляет собой электронный документ и документооборот.
Под электронным документом принято понимать информацию, созданную с использованием компьютера, обычно с помощью таких программ как: word, excel и т.п.
А.П. Вершинин под электронным документом понимает информацию, которая зафиксирована на электронном носителе и содержит реквизиты, которые позволяю ее идентифицировать [11, С. 37].
Ключевым элементом электронного документа выступает документ, который соответственно формируется в электронном виде по итогам компьютерной обработки информационных данных и в дальнейшем хранится в формате электронного файла.
Документооборот представляет собой процесс движения документов с момента их создания на предприятии и до отправления либо до завершения его исполнения.
В свою очередь система электронного документооборота представляет собой систему, в рамках которой документы хранятся и обрабатываются в электронном виде, то есть система электронного документооборота представляет собой компьютерную программу, функционал которой позволяет надлежащим образом организовать работу с документами [8, С. 51].
Система электронного документооборота выступает рациональным решением, которое позволяет организовать документопоток предприятия и оптимизировать все процедуры связанные с созданием документа, его обработкой, использованием и последующим хранением.
Цель внедрения в деятельность того или иного хозяйствующего субъекта системы электронного документооборота индивидуальна для каждого из них, и в значительной мере зависит как от специфики деятельности, так и от размеров документооборота.
Достаточно разнообразны подходы к классификации электронного документооборота предприятия.
Так, например, электронный документооборот в целом можно разделить на два следующих вида:
документооборот внутри предприятия;
документооборот между предприятием и контрагентами, ФНС РФ и т.п.
Основные виды электронного документооборота предприятия с учетом направления специфики документов представлены на рис

. 1.
производственный
управленческий
архивный
Виды электронного документооборота
кадровый
бухгалтерский
складской
секретное (конфиденциальное) делопроизводство
технологический
Рис. 1. Основные виды электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота в деятельность предприятия должно происходить последовательно и в несколько этапов.
Среди основных функций системы электронного документооборота, которые позволяют обеспечить ее эффективность можно выделить:
формирование документа в электронном виде;
возможность сохранения электронного документа в разных форматах;
полная поддержка делопроизводства в отношении документа;
автоматизированный процесс ведения журналов регистрации документов;
возможность рассылки разнообразных напоминаний и уведомлений;
возможность настройки маршрутизации документов;
обеспечение информационной безопасности;
аутентификация пользователей системы.
Основные этапы внедрения системы электронного документооборота в деятельность хозяйствующего субъекта:
анализ текущей системы электронного документооборота;
формулирование требований к оптимизации системы электронного документооборота;
разработка плана обновления системы электронного документооборота;
оценка эффективности разработанного плана;
реализация плана обновления системы электронного документооборота (в том случае если на предыдущем этапе он показал свою результативность).
Нельзя подходить к выбору системы электронного документооборота спонтанно, выбор должен быть обоснованным и основывающимся на:
проведение сравнения между разными системами электронного документооборота, представленными на рынке по их функциональному содержанию;
тестирование системам электронного документооборота (демо-версии систем электронного документирования, предоставляемые на бесплатной основе на ограниченный период времени);
ознакомление с дополнительными видами услуг, которые предоставляют установщики системам электронного документооборота.
После выбора системы электронного документооборота недостаточно просто внедрить ее в деятельность предприятия, наряду с внедрением должно быть проведено обучение сотрудников работе с новой системой электронного документооборота, о чем должен быть составлен соответствующий протокол.
В таблице 1 представлены параметры оценки результата внедрения системы электронного документооборота в деятельность предприятия по критерию «обучение персонала».
Таблица 1
Параметры оценки результата внедрения системы электронного документооборота в деятельность предприятия по критерию «обучение персонала»
Показатель оценки (критерий) Результат оценки персонала Документ
Обучение персонала предприятия Персонал полностью овладел навыками работы с новым программным обеспечением, внедренным в деятельность предприятия Протокол
Вопрос обучения персонала работе с новым программным обеспечением является одним из приоритетных, так как весь трудовой процесс осуществляется ими, поэтому недопонимание функционала программного обеспечения приводит к снижению качества работы.
В целом в рамках разработки проекта по внедрению в деятельность хозяйствующего субъекта системы электронного документооборота определяются:
цели проекта;
изучается среда внедрения проекта;
определяются сроки его реализации проекта;
определяется круг лиц ответственных за реализацию проекта;
определяются затраты необходимые для реализации проекта;
формируется календарный план реализации проекта;
определяется экономическая эффективность внедрения в деятельность организации сформированного проекта;
заключается договор на поставку программного обеспечения.
В таблице 2 представлены основные аспекты деятельности предприятия, на которые оказывает влияние система электронного документооборота.
Таблица 2
Основные аспекты деятельности предприятия, на которые оказывает влияние система электронного документооборота
Аспект деятельности предприятия Описание влияния
Операционная эффективность Отражается на стоимости, скорости и качестве выполняемых работ
Функциональная эффективность В отдельных случаях способствует увеличению за счет использования системы искусственного интеллекта
Качество обслуживания клиентов (заказчиков) Повышает качество обслуживания и его скорость
Создание и улучшение продукции Способствует выпуску новой продукции (работ, услуг)
Конкуренция Может способствовать повышению уровня конкурентоспособности
Закрепление клиентов и отдаление конкурентов Способствует достижению стратегических целей
Таким образом, можно сделать вывод о том, что система электронного документооборота выступает важным элементом деятельности предприятия заинтересованного в организации четкой и слаженной работе с документами.