Место и роль электронного документооборота в деятельности предприятия

Роль электронного документооборота в деятельности хозяйствующего субъекта заключается в оптимизации всех документопотоков.
Система электронного документопотока позволяет выстроить эффективный процесс управления документами, в рамках которого:
повышается оперативность получения информации;
повышается исполнительская дисциплина и контроль над нею;
сокращаются временные затраты на регистрацию, согласование и поиск документов.
Системе электронного документооборота отведено ведущее место в системе управления экономическим субъектом, поскольку в ее отсутствие при большом объеме документов повышаются трудовые затраты на обработку документооборота и повышается количество ошибок.
Преимущества электронного документооборота перед документооборотом, реализуемым на бумажных носителях:
формирование централизованного информационного пространства;
снижение времени на поиск документов за счет использования критериев поиска (фильтры);
возможность удаленного доступа к системе электронного документооборота (особо актуально при нахождении сотрудников в командировках);
сокращение расходов на бумагу;
снижение времени на передачу документов;
повышение уровня производительности труда сотрудников отдела делопроизводства;
сокращается число ошибок при формировании документов и их обработки;
минимизируется риск утраты документа по вине исполнителя.
Недостатки присущие электронному документообороту:
высокий риск утраты документов при технических сбоях, отражающихся на работоспособности компьютера и при поражении программного обеспечения компьютерными вирусами;
высокий уровень затрат при внедрении в деятельность программного обеспечения позволяющего реализовать документооборот в электронной форме;
инертность сотрудников привыкших к работе только с документооборотом на бумажном носителе.
Для того чтобы система электронного документооборота была эффективной регулярно должен проводиться ее мониторинг

. В рамках мониторинга с помощью количественных и качественных показателей должна оцениваться текущая система электронного документооборота в целях выявления недостатков и их последующего устранения.
К числу количественных показателей, с помощью которых можно оценить эффективность системы электронного документооборота можно отнести:
снижение временных затрат на создание документов;
снижение временных затрат на обработку документов;
снижение временных затрат на контроль исполнения документов;
снижение временных затрат на поиск документов;
повышение скорости движение документов между предприятием и контрагентом (в днях);
повышение скорости согласования документов;
экономия материальных ресурсов (снижение расходов на бумагу, заправку картриджей для принтеров и многофункциональных устройств, а также расходов на канцелярские товары);
повышение уровня производительности труда сотрудников задействованных в документообороте предприятия;
снижение уровня рисков утраты документов (в процентах).
В свою очередь к качественным показателям, характеризующим эффективность системы электронного документооборота, относят:
повышение уровня корпоративной культуры;
надежность хранения документов;
снижение рутинности работы с документами.
Приведенные количественные и качественные показатели, характеризующие эффективность системы электронного документооборота в деятельности предприятия не носят ограничивающий характер и могут быть расширены.
Наличие в деятельности экономического субъекта системы электронного документооборота в значительной мере оказывает влияние на имидж, поэтому стремясь повысить качество обслуживания заказчиков (покупателей) и упорядочивая деятельность предприятия, не стоит упускать из внимание актуальность используемой системы электронного документооборота с учетом инновационных разработок к данной области.
Таким образом, наличие в деятельности предприятия системы электронного документооборота позволяет выстроить единый механизм в области работы с документами, создаваемыми и передаваемыми в электронном виде