Анализ текущего состояния документооборота в деятельности предприятия

В ООО «Астрон Билдинг» ответственность за реализацию документооборота возложена на начальника отдела делопроизводства, который находится в непосредственном подчинении генерального директора.
Основные локальные документы, регламентирующие организацию документооборота в деятельности ООО «Астрон Билдинг»:
инструкция по делопроизводству;
регламент по документообороту для сотрудников предприятия.
С содержанием данных документов ознакомлены все сотрудники ООО «Астрон Билдинг» под роспись в листе ознакомления.
Текущая система документооборота в ООО «Астрон Билдинг» включает в себя:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы.
Среди входящих документов ООО «Астрон Билдинг» наиболее распростренены:
договора;
соглашения;
письма, получаемые от контрагентов;
запросы и требования от ФНС РФ, ПФР, ФСС;
факсограммы.
Исходящие документы ООО «Астрон Билдинг»:
бухгалтерская (финансовая) отчетность;
налоговая отчетность;
статистическая отчетность;
отчетность, предоставляемая в ФСС РФ;
коммерческие предложения;
письма-запросы;
ответы на входящую корреспонденцию;
справки.
Среди внутренних документов ООО «Астрон Билдинг» наиболее популярны такие их виды как:
служебные записки;
заявления от сотрудников;
должностные инструкции.
Приведенные разновидности документов не носят исчерпывающий характер, а лишь отражают наиболее популярные виды документов имеющих место быть в системе документооборота ООО «Астрон Билдинг».
Документы в ООО «Астрон Билдинг» поступают из следующих основных источников:
оператор почтовой сети «Почта России»;
официальная электронная почта предприятия;
факс;
курьерская доставка;
от посетителей и заявителей;
от сотрудников предприятия.
Все документы, поступающие в ООО «Астрон Билдинг» и исходящие из него подлежат обязательной регистрации с присвоением индивидуального номера, который отражается в соответствующем журнале регистрации.
Основные этапы обработки входящих документов ООО «Астрон Билдинг»:
первичная обработка;
регистрация;
рассмотрение документа генеральным директором предприятия;
направление документа на исполнение;
контроль над выполнением;
при необходимости подготовка ответа на документ;
подшивка документа;
сдача документа в архив предприятия.
Основные этапы обработки внутреннего документа ООО «Астрон Билдинг»:
формирование документа;
подписание документа генеральным директором или лицом, уполномоченным на подписание вместо генерального директора;
регистрация документа;
при необходимости исполнения задания предусмотренного документом;
формирование документа об исполнении;
передача документа в архив (в индивидуальных случаях уничтожение с помощью специального устройства - шредера).
Основные этапы обработки исходящего документа в ООО «Астрон Билдинг»:
формирование документа;
подписание документа;
регистрация документа;
отправка документа получателю.
На текущий момент система документооборота в ООО «Астрон Билдинг» реализуется в двух формах:
на бумажном носителе;
в электронном виде.
Для организации электронного документооборота в ООО «Астрон Билдинг» используется лицензионное программное обеспечение «FossDocStart»

. Ознакомление с данным программным обеспечением показало, что оно является сильно упрощенным и ему свойственны такие недостатки как:
минимальный набор функций;
не гибкая маршрутизация документов;
низкая информационная безопасность документов.
В ООО «Астрон Билдинг» оформлены усиленные квалифицированные электронные подписи для следующих должностных лиц:
генеральный директор;
заместитель генерального директора;
для всех начальников отделов предприятия.
С помощью электронной цифровой подпись придается не только юридическая сила документам, но и идентифицируются должностные лица ответственные за его формирование и движение.
Электронные цифровые подписи в ООО «Астрон Билдинг» выданы должностным лицам под роспись на флеш носителе usb 2.0