Анализ структуры управления и информационно-технического обеспечения предприятия

Анализ структуры управления любого предприятия нельзя рассматривать отдельно так, как только комплексный анализ может объективно отразить структуру и характер управляющих подструктур, которые сложились на анализируемом предприятии.
Начнем с того что проведем анализ движения информации на предприятии ГБУ «ЭВАЖД».
Движение информации в ГБУ «ЭВАЖД» осуществляется организацией документооборота, который состоит из движения документов в бумажной и электронной форме.
На предприятии имеются такие документы, которые должны хранится довольно длительный срок, то есть с момента создания предприятия до его ликвидации. К таким документам относятся:
- Устав учреждения;
- Свидетельство о государственной регистрации учреждения в реестре юридических лиц;
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;
- Документы, подтверждающие права Учреждения на имущество, находящееся на балансе;
- Внутренние документы Учреждения.
Другая часть документов находится в постоянном обращении, то есть для составления отчетов и отслеживания показателей деятельности. Сюда можно отнести такие документы как, ведомости на выдачу заработной палаты, расчетные листки, табель учета рабочего времени и многие другие.
Нужно также отметить что при оформления официальных документов в обязательном порядке используются реквизиты предприятия. В документах которых отсутствуют реквизиты или выявлены несоответствия с оригинальными данными не имеют юридической силы.
Далее в таблице 2.3 представлены данные по количеству документов разного типа обращающихся и хранящихся в ГБУ «ЭВАЖД».
Таблица 2.3 - Виды и количество документов ГБУ «ЭВАЖД» за 2017 год
Тип документа Количество, шт. Удельный все в общем документообороте, %
Входящие 1750 45,2
Исходящие 1540 39,8
Договор 480 12,4
Унифицированные 40 1,03
Типовые 55 1,4
Трафаретные 10 0,2
Общее число документов 3875 100
Из таблицы выше следует что общее число документов за 2017 год составляет 3875. Наибольший удельный вес здесь занимают входящие документы их количество в 2017 году составило 1750 штук. Далее идут исходящие документы их количество составило 1540 штук, количество заключенных договоров составило 480 штук, количество унифицированных документов составляет 40 штук, число типовых документов составляет 55 штук.
На рисунке 2.4 представлены виды документов в процентном соотношении.
Рисунок 2.4- Виды документов в ГБУ «ЭВАЖД» в % за 2017 год
Из представленного выше рисунка следует что наибольший удельный вес в общем документообороте предприятия занимают входящие документы их количество составляет 45,2 % от общего числа документов, далее идут исходящие документы, которые составляют 39,8 %, договора составляют 12,4 % от общего оборота документов.
Наименьший удельный вес занимают типовые документы и составляют 1,4 %, унифицированные 1,03 %, и типовые документы составляют 0,2 % от общего документооборота предприятия.
Далее рассмотрим информационное обеспечение деятельности ГБУ «ЭВАЖД», отследив движение основной информации, поступающей из внешней среды, и движущейся внутри учреждения.
Подробная схема документооборота представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5- Схема документооборота ГБУ «ЭВАЖД»
Из представленной выше схемы следует, что координирующим центром в данном случае является директор ГБУ «ЭВАЖД», с которым происходит согласование практически всех входящих и исходящих документов, и бухгалтером, который несет ответственность за финансовую сторону решаемых вопросов.
Бухгалтер формирует кассовые документы, расчетные счета и другие документы необходимые при организации движения денежных средств. Отсюда следует что бухгалтеру поступает информация, оформленная в бумажном и электронном виде, работу с устными сообщениями бухгалтер не осуществляет, так как они не имеют подтверждения, что в последствии накладывает ответственность за их реализацию непосредственно на бухгалтера.
Менеджер по работе с клиентами принимает и формирует заявки, затем согласовывает их с директором и бухгалтером.
После согласования заявки производится формирование заказа, и оформляется договор о предоставлении услуг, в котором указываются сроки предоставления, стоимость и информация о сторонах договора

.
На основании договора с покупателем производится непосредственная организация работы, возложенная на офис-менеджера. Офис менеджер оформляет заявку поставщику на покупку необходимой продукции, также составляется график выполнения работ монтажной группы и водителя. Офис-менеджер обязан согласовать заявку с директором и бухгалтером.
На основании выше сказанного можно сделать вывод максимальный объем информации, так как координирует работу сотрудников, обрабатывает информацию из внешних источников.
Подводя итоги можно сделать вывод что наибольшая, нагрузка приходится на главного руководителя, что в свою очередь снижает эффективность выполнения его прямых обязанностей.
Далее проведем анализ количества персонала и IT-специалистов в ГБУ «ЭВАЖД». Результаты анализа представлены в таблице 2.4.
Таблица 2.4- Численность персонала ГБУ «ЭВАЖД» за 2017 год
Персонал ГБУ «ЭВАЖД» Количество сотрудников
Руководители высшего звена 1
Руководители среднего звена 4
Руководители низшего звена 8
IT-специалисты 1
Специалисты 15
Технические исполнители 45
Общая численность персонала 74
На основании проведенного анализа общая численность персонала в 2017 году составила 74 человека. Из них наибольше число представлено техническими исполнителями 45 человек и специалистами 15 человек. Далее идут руководители низшего звена 8 человек, руководители среднего звена 4 и руководители высшего звена 1 человек.
ГБУ «ЭВАЖД» обладает довольно скромной компьютерной базой. На сегодняшний день парк компьютеров ГБУ «ЭВАЖД» насчитывается 10 единиц. Современные вычислительные машины в анализируемом учреждении оснащены принтерами, сканерами, модемами, а также используется копировальная техника.
Численность компьютерной и офисной техники в ГБУ «ЭВАЖД» представлена в таблице 2.5.
Таблица 2.5- Численность единиц компьютерной и офисной техники в ГБУ «ЭВАЖД» на начало 2017 г.
Наименование компьютерной техники Количество компьютерной техники, шт.
Компьютеров 10
Принтеров 5
Сканеров 1
Копировальный аппарат 1
Из представленной таблицы следует что в ГБУ «ЭВАЖД» имеется всего 10 компьютеров. Сфера применении которой является электронный документооборот, хранение информации, использование компьютеров в бухгалтерии, электронная почта.
На основании выше сказанного можно сделать вывод что техническое оснащение предприятия довольно низкая. Всего в ГБУ «ЭВАЖД» предусмотрено 29 рабочих места для руководителей высшего, среднего и низшего звена, IT-специалистов и специалистов. Однако на численность компьютерной техники на начало 2017 года составляет всего 10 компьютеров, то есть на 50 %меньше чем численность специалистов. Что свидетельствует о недостаточном техническом оснащении данного предприятия. Таким образом анализируемое учреждение оснащено информационными технологиями на 50 % от общей потребности.
Далее проведем анализ применяемой вычислительной техники в ГБУ «ЭВАЖД» непосредственно по подразделениям. Результаты анализа представлены в таблице 2.6.
Таблица 2.6- Характеристика применяемой вычислительной техники в ГБУ «ЭВАЖД» в 2017 г.
Подразделение Процессор Задача Принтер
Бухгалтерия Pentium 100 Ведение главной книги, учет основных средств, начисление заработной платы, работа с банком.
Касса Банк клиент
Выписка приходных и расходных кассовых ордеров