Анализ документационного обеспечения управления в территориальных органах исполнительной власти
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
Переход к рыночной экономике сместил акцент в деятельности предприятий и организаций в сторону определения их эффективности, повышения степени управляемости и получения максимальной прибыли. Немаловажную роль в достижении поставленных целей играет процесс управления посредством документа, являющегося носителем необходимой для принятия решений информации. Это, в свою очередь, ставит вопрос об оптимизации документирования и документных потоков, что характерно для всех правовых форм организаций. В условиях рыночной экономики для большинства организаций большого значение имеет правильное документирование основной деятельности, организация и оптимизация документационного обеспечения деятельности учреждений. Это связано с тем, что правильное оформление документов организации способствует юридически грамотным действиям организации или учреждения, что влечет за собой отсутствие каких-либо проблем в дальнейшем. Сегодня документирование основной деятельности считается обязательной и неотъемлемой частью функционирования любой организации, поскольку документ отражает все факты жизнедеятельности организаций, является важной доказательной базой совершенных действий, дает основание для анализа правомерности принимаемых решений. Эти факторы повышают роль ДОУ в современных условиях, заставляют изучать вопросы совершенствования документирования и документооборота. Поэтому необходимо уделять пристальное внимание деятельности предприятия и его документационному обеспечению. Актуальность данной работы заключается в комплексном изучении вопросов документационного обеспечения учреждений и разработке предложений по их оптимизации. Несмотря на выход множества статей в различных изданиях тема документирования основной деятельности, и организация работы с документацией в территориальных органах исполнительной власти остается малоисследованной. Вместе с тем важно заметить, что в данных организациях также разрабатываются и принимаются собственные юридически значимые документы: приказы, положения, инструкции, доверенности, заявления, бухгалтерские документы и т.д. От того, насколько оперативно и юридически грамотно подготовлен документ, зависит, в конечном счете, результативность деятельности работников учреждения. В ходе дипломной работы рассматриваются проблемы организации и оптимизации процессов документационного обеспечения деятельности Префектуры Северного административного округа г. Москвы. Объектом изучения в данной дипломной работе является один из аспектов деятельности Префектуры Северного административного округа г. Москвы. Предмет исследования – процессы документационного обеспечения деятельности Префектуры Северного административного округа г. Москвы. Цель работы – исследовать особенности документирования учреждения, работы с документацией и определить направления совершенствования документационного обеспечения Префектуры Северного административного округа г. Москвы. Задачи выпускной квалификационной работы следующие: - изучить современную нормативно-правовую базу организации делопроизводства в государственных учреждениях; - провести классификацию документов, регистрируемых в территориальных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления; - выявить особенности технологии делопроизводства в территориальных органах исполнительной власти на примере префектуры Северного административного округа г. Москвы. - определить загруженность отдела по организационным вопросам и ДОУ префектуры, документация которого является базой для исследования проблем дипломной работы; - проанализировать степень эффективности действующей системы ДОУ в создании общей информационно-технологической инфраструктуры, призванной обеспечить взаимодействие между собой федеральных органов государственной власти с населением и организациями в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг; - выявить основные направления повышения эффективности работы с использованием автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; - разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления; Анализ деятельности Префектуры Северного административного округа г. Москвы основан на следующих законодательных и нормативно-методических документах: – Конституция Российской Федерации; – Федеральные законы и законы РФ по ведению делопроизводства в учреждениях и на предприятиях; – Указы Президента и Постановления Правительства Российской Федерации; – Постановления Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации; – стандарты в сфере делопроизводства; – Регламент Префектуры Северного административного округа г. Москвы; – Положение об управлении по работе с документами Префектуры Северного административного округа г. Москвы; – должностные инструкции сотрудников управления по работе с документами Префектуры Северного административного округа г. Москвы; – прочие локальные нормативные документы учреждения. Теоретический анализ основан на использовании учебных и научных материалов следующих авторов: Демушина О.Н., Кузнецов И.Н., Поночевная Н.И., Савенкова Т.М., Степанова В.В., Тикунова И.П. и некоторых других. В работах этих авторов особый акцент поставлен на раскрытие таких проблем, как: – общие теоретические основы организации системы документационного обеспечения управления организации; – отечественный и зарубежный опыт организации делопроизводства, а также история становления отечественных систем документооборота, ставя акцент на основных ошибках в организации и последствиях неорганизованной системы документооборота; – технология работы с документами, включая организацию делопроизводства; – взаимодействие структурных подразделений организации и место делопроизводства в этих взаимодействиях; – проблемы автоматизации справочно-информационной и распорядительной работы организации; – критерии и способы внедрения автоматизированных систем управления документами организации, формирование единой системы документационного обеспечения учреждения в целом. В целом, работы исследуемых авторов выявили важность оптимальной постановки делопроизводства в организации. Однако анализ литературы показал, что проблемам документационного учреждений уделено мало внимания, что и определило тему дипломной работы. Вопросы документационного обеспечения управления в деятельности государственных и муниципальных органах достаточно широко освещены в специальной литературе. При написании дипломной работы были изучены труды специалистов в области документоведения, изучающие вопросы эффективного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления; государственного регулирования ДОУ и др. Это, прежде всего, работы Т.В. Кузнецовой, С.Л. Кузнецова, А.В. Ларина М.В., Янковой В.Ф., Храмцовской Н.А. и др. В первую очередь, интерес представляли работы, анализирующие национальные и международные стандарты, дающие методические указания по организации документооборота в современных условиях [39-40]. Вторую и центральную для данной работы группу исследователей составили те авторы, которые занимаются вопросами оптимизации документооборота, особенно это касается таких организаций, у которых большой объем входящих, исходящих и внутренних документов [31], [33-36]. Авторы в своих работах анализируют: правовые; социально-экономические; организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управлении; государственное регулирование сферой документационного обеспечения; организационную структуру государственного и муниципального управления документацией в РФ. Особый вклад в разработку и продвижение современных технологий, унификации и стандартизации делопроизводства вносит региональная общественная организация, объединяющая специалистов служб ДОУ, «Гильдия управляющих документацией». Для нашей работы интерес представляют материалы конференций и конгрессов, которые проводятся под эгидой Гильдии. В проблемном плане изложен материал статьи В.Ф. Янковой об изменениях в системе видов распорядительных документов. Автором прослежены тенденции в развитии распорядительных документов. И последнюю группу, из изученных нами работ специалистов в области ДОУ, составляют работы, освещающие вопросы автоматизации делопроизводства, архива, защите информации. Эти работы также важны для данной дипломной работы, поскольку для оптимизации документооборота в государственных учреждениях существуют разного рода АСУ. Интерес представляют работы таких документоведов, как Ларина М.В., Храмцовская Н.А., Рогозина Л.В. и др.[38] [44] [47] [50-52]. Все вышеперечисленные издания написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. В данной дипломной работе использовался комплекс современных методов, позволяющих исследовать эффективность системы управления через документы. В выборе методов исследования большую роль сыграли работы Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.В. Кирсановой. Кроме того, особого внимания заслуживают работы Л.Р. Фионовой, непосредственно обращенные к проблеме автоматизации документооборота современных предприятий и государственных учреждений [48-49]. Труды автора особенно актуальны, так как область ее интересов совпадает с тематикой нашей выпускной квалификационной работы, а соответственно, служат основой для теоретического обзора научных разработок в данной сфере делопроизводства. Практическая значимость дипломной работы состоит в разработке рекомендаций, которые можно использовать в текущей деятельности Префектуры Северного административного округа г. Москвы и других аналогичных структур. В процессе проведения дипломного исследования были использованы следующие методы: анализ нормативно-правовой документации по теме, анализ научной и учебной литературы – для установления организационных основ деятельности Префектуры Северного административного округа г. Москвы, методы сравнения, анализа и синтеза, наблюдения – при проведении автором анализа документационного обеспечения деятельности, метод классификации, который применялся при разделении на группы документов по формам и назначению, и метод системного подхода, который использован при установлении структурных связей между результатами проведенного в работе исследования и разработкой на основании результатов данного исследования предложений по совершенствованию документационного обеспечения деятельности отдела кадров библиотеки, а также плана-графика мероприятий по внедрению автоматизированной системы управления кадровыми документами в исследуемой организации. В соответствии с поставленными задачами и целями данная дипломная работа состоит из введения, основной части – трех глав, разделенных соответственно на пункты (параграфы), заключения, списка использованных источников и литературы. Все части работы призваны определить особенности ведения документации в Префектуры Северного административного округа г. Москвы и разработать рекомендации по совершенствованию работы в данной сфере.
Нормативно-правовая база ДОУ в государственных органах. Основные понятия
Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки, распространения и ...
Типы документов, регистрируемых в территориальных органах исполнительной власти
В государственных учреждениях, как и большинстве других организациях, документы разделены на три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. В каждом из них присутствуют конкретные виды документов. Помимо обязательных организационных документо...
Открыть главуСпецифика организации делопроизводства и документооборота в органах государственной власти
В основу управленческой деятельности любого государственного учреждения входит работа с документами, делопроизводство, документооборот. В учреждении работу с документами организует служба ДОУ (документационного обеспечения управления). Термин докуме...
Особенности технологии делопроизводства и организации работы с документами в территориальных органах исполнительной власти
Как мы уже отмечали, работа с обращениями граждан ведется постоянно во всех органах власти без исключения, как на федеральном, так и региональном уровне, в органах местного самоуправления. В каждом структурном подразделении приказом Префектуры САО г....
Открыть главуВыявление недостатков в традиционных и автоматизированных технологиях ДОУ
В результате анализа практики работы с документами в Префектуре САО г. Москвы были выявлены некоторые проблемы, которые определили основные направления совершенствования документационного обеспечения. Анализ деятельности Префектуры САО г. Москвы и пр...
Открыть главуЗаключение
В процессе написания работы выяснено, что документы играют большую роль в деятельности предприятия и от организации документооборота зависит эффективность и оперативность принимаемых управленческих решений. При правильной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого сотрудниками предприятия, уменьшаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления. Отметим, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Документооборот на предприятии осуществляется в виде документопотоков, которые циркулируют между стадиями переработки информации (руководители, специалисты) и стадиями технической обработки документов (регистрация, копирование, отправка, контроль и т.д.). Как правило, выделяют три основных документопотока организации – входящие, исходящие и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности прохождения и обработки. В заключении нужно сказать, что управление документацией в России осуществляется на федеральном, региональном уровне, а также на уровне конкретной организации. Результатом деятельности структур по управлению документацией является нормативно-правовая и методическая база ДОУ. Она включает: - законодательные акты; - указы, распоряжения Президента РФ; - правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ; - ГОСТы, УСД, Общероссийские классификаторы и др. Ведущую роль в структуре управления документацией и хранении архивных документов занимает Росархив. В его состав входят пятнадцать федеральных государственных архивов, одна облущивающая организация и ВНИИДАД. Результатом деятельности ВНИИДАД является разработка практически всей нормативно-методической базы ДОУ нашей страны. Госстандарт также занимает важную роль в структуре управления документацией. Основная цель данной организации - разработка государственных стандартов и унифицированных форм различных документов. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами, то есть деятельность охватывающая вопросы документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. В настоящее время документационное обеспечение управления применяется в любой организации, ведь правильно осуществляемая работа с документами имеет большое значение. От того как будет выстроена работа зависят оптимальные условия для всех видов работ с документами(с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). В любой сфере делопроизводство обеспечивает четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылки документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнение заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате. Таким образом, изучив организацию работы с документами и делопроизводственные процессы Префектуры САО г. Москвы, можно сказать, что документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методических документах. Видовой состав документов в префектуре стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. В целом документооборот в Префектуры САО г. Москвы налажен достаточно хорошо. Итак, можно сделать заключение, что изучение организации работы с документами в Префектуре САО г. Москвы, является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства в Префектуры САО г. Москвы будет способствовать рационализации работы с документами. Таким образом, в результате написания данной выпускной квалификационной работы решены следующие задачи, поставленные во введении, в частности: 1) рассмотрены понятие и структура документооборота. Определено, что документооборот включает документопотоки входящие, исходящие и внутренние, которые отличается составом, направленностью, количеством движущейся документации, наличием подпотоков согласно избирательным функциональным делением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов; 2) изучены основные этапы документооборота организации: – экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию; – предварительное рассмотрение документов секретарем; – исполнение документов; – обработка исполненных и отправляемых документов; 3) определены типы документов Префектуры САО г. Москвы, в частности: – учредительные документы; – документы регионального уровня; – распорядительные документы; 4) исследованы взаимосвязи документов Префектуры САО г. Москвы. Выявлено, что центром документационного взаимодействия техникума является секретарь. Структуру документооборота учреждения образуют входящие, исходящие и внутренние документы. Наиболее распространенной входящей документацией являются обращения граждан, внутренней – приказы и распоряжения префекта и его заместителей, а также документы начальников отделов и заведующих отделениями. Исходящий документопоток состоит из таких документов, как, отчеты, ответные письма в вышестоящие структуры и др. В качестве мер по совершенствованию документирования общей деятельности учреждения было предложено помимо имеющейся системы Электронного Правительства Москвы внедрение СЭД «1С: Документооборот ПРОФ» в Префектуре САО г. Москвы. Можно сделать заключение, что документооборот играет одну из наиболее важных ролей в деятельности и управлении предприятием, ведь залог обоснованного управленческого решения и продуктивной деятельности – своевременность получения документов и полнота их информации. Таким образом, задачи, поставленные в начале проектирования выпускной квалификационной работы, решены.
