Анализ бизнес-процессов архивариуса военного комиссариата

В рамках данной работы проведена разработка информационной системы архивариуса военного комиссариата. Проведем моделирование бизнес-процессов указанной категории специалистов. На рисунке 1 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса работы архивариуса.
Рисунок 1 – Контекстная диаграмма работы архивариуса военного комиссариата
Как показано на рисунке 1, входящие информационные потоки в систему включают:
- Документацию по военнообязанным;
- Запросы информации в архив военного комиссариата.
Результирующие информационные потоки включают:
- ответы на запросы;
- данные о хранении документов.
На рисунке 2 приведена диаграмма декомпозиции работы архивариуса военного комиссариата.
Рисунок 2 - Диаграмма декомпозиции работы архивариуса военного комиссариата
Как показано на рисунке 2, основные процессы в указанной технологии включают:
- учет данных по воинской обязанности граждан;
- прием документов на хранение;
- работу с запросами из государственных ведомств;
- формирование отчётности.
На рисунке 3 приведена диаграмма декомпозиции учета данных по воинской обязанности.
Рисунок 3 - Диаграмма декомпозиции учета данных по воинской обязанности
Как показано на рисунке 3, учет данных по воинской обязанности включает: учет данных о контингенте, учет данных о прохождении службы, о назначении пенсий и пособий по линии военного ведомства

.
На рисунке 4 приведена диаграмма приема документов на хранение.
Рисунок 4 – Диаграмма приема документов на хранение
На этапе приема документов на хранение проводится работа по учету полученных документов, связанных с воинской обязанностью граждан (информация о призыве, отправке в запас, признании негодным к прохождению службы, предоставлении отсрочки). Определяется тип номенклатуры для хранения документов, отправка документов в хранилище.
На рисунке 5 приведена диаграмма работы с запросами. Запросы в военные комиссариаты могут поступать из:
- органов ПФР (для проверки факта назначения пенсии по линии военного ведомства, факта прохождения военной службы);
- служб социальной защиты (для подтверждения права на льготы определенным категориям военнослужащих);
- органов внутренних дел и других ведомств.
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции работы с запросами
В ходе анализа существующей технологии работы архива военного комиссариата было показано, что в отсутствие информационной системы имеются следующие недостатки:
- значительные временные затраты на поиск информации в архиве;
- требуются значительные на подготовку ответов на поступающие запросы от сторонних организации;
- отмечаются ошибки при поиске информации, заполнении документов, связанные с влиянием человеческого фактора.
Таким образом, задачи автоматизации архива военного комиссариата включают:
- ведение картотеки военнослужащих;
- ведение картотеки документов, связанных с воинским учётом граждан;
- регистрация запросов сторонних организаций;
- контроль сроков исполнения запросов